Управление бухгалтерской задолженностью как фактор обеспечения экономической безопасности организации ООО Дримс Ритейл

Дебиторская задолженность – это совокупность финансовых средств, которые должны определенной организации, фирме или компании другие юридические и физические лица[11, c.54].
Дебиторская задолженность - это статья в главной книге, которая показывает денежные средства, причитающиеся предприятию клиентами, которые приобрели товары или услуги в кредит.
Дебиторская задолженность - это противоположность кредиторской задолженности, которая представляет собой счета, необходимые компании для оплаты товаров и услуг, которые она покупает у поставщика.
Дебиторская задолженность является жизненно важной частью бухгалтерского баланса, поскольку в нем представлены счета, которые должны быть оплачены компании и для их взыскания могут потребоваться определенные действия.
Выплаты по дебиторской задолженности могут сократить долг компании, снизить расходы на финансирование и улучшить денежный поток, который может быть использован для увеличения дивидендов, инвестирования в капитальные вложения, увеличения рискового капитала или предложения новых товаров и услуг.
Процесс начинается, когда компания продает товар или услугу и включает условия оплаты, скидки или рекомендации по кредитованию в счет, выставляемый клиенту. Когда поступают платежи, необходимо вернуть квитанции и зарегистрировать платеж.

В компании может быть сотрудник, в обязанности которого входит отслеживание счетов, чтобы определить, не просрочены ли они, звонки клиентам для ускорения платежей, ответы на вопросы клиентов, ведение точных записей и бухгалтерии.
Отдел инкассации компании использовал бы отчет о сроках погашения для отслеживания и перечисления неоплаченных счетов клиентами и времени существования счета, обычно с шагом в 30, 60, 90 дней или более. Отчет о старении - это способ определить, хорошо ли компания справляется со сбором счетов и сокращением дебиторской задолженности.
Кроме того, многочисленные поставщики, включая Oracle, Workday и SAP, продают программное обеспечение для автоматизации управления дебиторской задолженностью и интеграции процесса с системой ERP (планирование ресурсов предприятия).
В стремлении получить кредит, обеспеченный причитающимися деньгами, коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности компании становится важным фактором. Коэффициент подсчитывает, сколько раз компания в среднем получала дебиторскую задолженность за год, и является способом определения умения компании конвертировать дебиторскую задолженность в денежные средства. Банк, например, может посмотреть на этот коэффициент, чтобы определить вероятность возврата долга, или установить процентную ставку для предоставления денег взаймы компании на основе ее дебиторской задолженности.
Иногда счет не может быть взыскан, и компания применяет GAAP (общепринятые принципы бухгалтерского учета) для погашения безнадежного долга.


Рисунок 1 - Понятие и структура дебиторской задолженности [20]

Дебиторская и кредиторская задолженность - это когда доходы и расходы находятся в здоровом равновесии, компания может воспользоваться возможностями роста, а отношения с клиентами и поставщиками остаются на позитивной основе.
Дебиторская задолженность - это средства, которые компания ожидает получить от клиентов и партнеров. Она числится в балансе как оборотный актив.
Дебиторская задолженность - это средства, которые клиенты должны вашей компании за товары или услуги, на которые был выставлен счет. Общая стоимость всей дебиторской задолженности указывается в балансе как оборотные активы и включает счета, которые клиенты должны за товары или работы, выполненные для них в кредит.
Как правило, поставщики выставляют счета своим клиентам после предоставления услуг или продуктов в соответствии с условиями, взаимно согласованными при подписании контракта или оформлении заказа на покупку. Условия обычно варьируются от 30 нетто — то есть клиенты соглашаются оплатить счета в течение 30 дней — до 60 нетто или даже 90 нетто, которые компания может принять для обеспечения контракта. Однако при крупных заказах компания может запросить предоплату, особенно если товар изготавливается на заказ. Фирмы, предоставляющие услуги, также часто выставляют счета на некоторую часть своих сборов авансом.
Как только компания поставляет товары или услуги клиенту, команда выставляет клиенту счет и записывает выставленную сумму в качестве дебиторской задолженности, отмечая условия.
Если клиент платит в соответствии с договоренностью, команда регистрирует платеж как депозит; на этом этапе счет больше не подлежит оплате. Если клиент не оплатит вовремя, служба поддержки или инкассации, скорее всего, отправит письмо с уведомлением, в котором может содержаться копия оригинала счета и перечисление любых сборов за просрочку платежа.
Кредиторская задолженность представляет собой совокупность обязательств предприятия перед другими физическими и юридическими лицами [12, c.128].
Кредиторская задолженность компании по счетам включает суммы, которые она задолжала поставщикам и другим кредиторам, — товары или услуги, приобретенные и за которые выставлены счета. AP не включает, например, заработную плату или долгосрочный долг, такой как ипотека, хотя он включает платежи по долгосрочному долгу.
Кредиторская задолженность обычно учитывается при получении счета-фактуры на основе условий оплаты, согласованных обеими сторонами при инициировании транзакции. Когда финансовая группа получает действительный счет за товары и услуги, он регистрируется как запись в журнале и разносится в главную книгу как расход. В балансовом отчете указана общая сумма кредиторской задолженности, но в нем не перечислены отдельные операции.
Как только уполномоченный утверждающий подписывает расход и производится оплата в соответствии с условиями контракта, например, нетто-30 или нетто-60 дней, бухгалтерия регистрирует расход как оплаченный.
Отделы отвечают за обработку отчетов о расходах и счетов-фактур, а также за обеспечение осуществления платежей. Квалифицированная команда поддерживает позитивные отношения с поставщиками, следя за тем, чтобы информация о поставщиках была точной и актуальной, а счета оплачивались вовремя. Команда может сэкономить деньги компании, в полной мере воспользовавшись выгодными условиями оплаты и доступными скидками. Эффективная практика способствует успеху бизнеса, обеспечивая точность прогнозов денежных потоков, сводя к минимуму ошибки и мошенничество, а также составляя отчеты для руководителей бизнеса и третьих сторон. Скажем, модный производитель очков StyleVision заказывает новые оправы на сумму 500 долларов у своего оптового поставщика Frames Inc., который отправляет счет 15 августа на условиях 30% нетто и без скидки при досрочной оплате. Бухгалтер StyleVision создает запись в журнале учета кредиторской задолженности и зачисляет на счет Frames Inc. 500 долларов к 15 сентября, затем списывает 500 долларов со счета инвентарных активов StyleVision.
Компании могут использовать либо метод начисления, либо кассовый метод учета для учета кредиторской задолженности. В бухгалтерском учете по методу начисления, когда финансовые группы регистрируют все неоплаченные расходы, они выступают в качестве заполнителей для кассовых событий. Например, предположим, что наш производитель очков решает совершить новую покупку на 1000 долларов у Frames Inc. и соглашается оплатить 50% стоимости авансом, а остальное - при доставке. В случае товарно—материальных ценностей, таких как рамы, расходы признаются, когда товары продаются покупателю - когда получен доход. Как правило, полная сумма будет учтена как расход при получении счета-фактуры (при условии, что товары или услуги были предоставлены).
При кассовом методе учета компания регистрирует расходы, когда она фактически расплачивается с поставщиками. StyleVision запишет первоначальный взнос в размере 500 долларов на фреймы, когда разместит и оплатит заказ, а затем разнесет остаток в размере 500 долларов, когда получит фреймы и произведет окончательный платеж.


Рисунок 2 - Виды кредиторской задолженности компании [20, c.172]

Кредиторская задолженность - это бухгалтерский термин, используемый для описания денежных средств, причитающихся поставщикам за товары или услуги, приобретенные в кредит. Сумма любых непогашенных платежей, причитающихся одной организацией своим поставщикам, отражается как остаток кредиторской задолженности на балансе компании, тогда как увеличение или уменьшение общей суммы задолженности за предыдущий период будет отражено в отчете о движении денежных средств.