можно выбрать любую связанную с предметом

Введение

Исследование бизнес-процессов и бизнес-модели представляет собой важную задачу, обусловленную не только социокультурными, но и экономическими факторами. Современные государственные учреждения сталкиваются с вызовами, требующими пересмотра и оптимизации своей деятельности.
Актуальность исследования данных процессов обусловлена динамичностью управленческой среды, изменениями в общественных ожиданиях и требованиях к качеству управления. Сфера управления становится все более конкурентной, и компании вынуждены адаптироваться к современным технологическим, социокультурным трендам.
Важным аспектом исследования является анализ бизнес-процессов в контексте эффективности управления учебными ресурсами, внутренней коммуникации, административных процедур и взаимодействия с родителями.
Развитие информационных технологий и цифровизация также оказывают влияние на бизнес-процессы, что требует изучения новых подходов к обучению, администрированию и взаимодействию с участниками организационного процесса.
Таким образом, исследование бизнес-процессов и бизнес-модели представляет собой важный шаг в направлении повышения качества управления, обеспечения его доступности и устойчивости в условиях быстро меняющегося общества.
Цель работы – провести всесторонний анализ бизнес-процесса оказания государственных информационно-консультационных услуг, реализуемого во внутренней среде, а также создать обобщенную бизнес-модель.
Задачи:
 дать общую характеристику процесса;
 привести описание ресурсов процесса;
 раскрыть описание порядка выполнения процесса;
 осуществить построение функциональной модели процесса;
 привести построение событийной модели процесса ;
 привести анализ времени выполнения процесса;
 раскрыть анализ затрат на выполнение процесса;
 привести рекомендации совершенствования процесса.
По структуре работа включает введение, восемь разделов, заключение, список использованных источников.





















1. Общая характеристика процесса

Для исследования был выбран бизнес-процесс «документооборот» при оказании государственных информационно-консультационных услуг. Документооборот – это движение документов в организации c момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Система электронного документооборота (СЭД) государственных информационно-консультационных услуг - это хорошо структурированный и надежный электронный инструмент, который управляет всем спектром документации, используемой организацией. СЭД выводит стратегию управления документами на новый уровень, преобразуя бумажные файлы в электронный формат и централизуя документооборот организации.
СЭД выполняет ряд основных функций. Это:
 хранение и управление контентом;
 захват / визуализация;
 структурирование;
 поиск;
 распространение, совместное использование и контроль версий;
 безопасность;
 интеграции и автоматизация документопотока.
Выбор бизнес-процесса «документооборот» оказания государственных информационно-консультационных услуг для исследования обосновывается несколькими факторами.
Значимость процесса. Документооборот является неотъемлемой частью работы любого учебного учреждения. Это означает, что процесс имеет высокую значимость для эффективной работы компании в целом. Исследование этого бизнес-процесса может помочь выявить потенциальные проблемы, улучшить его качество и оптимизировать работу компании в целом.
Частота и объем документооборота. В компании происходит большой объем документооборота каждый день. Он включает в себя оформление учебных планов, отчетов о посещаемости, справок, выдачу учебников и другие документы. Исследование этого процесса может помочь выявить эффективные методы организации документооборота и уменьшить время, затрачиваемое на его выполнение.
Влияние на другие бизнес-процессы. Документооборот связан с другими бизнес-процессами, такими как процесс учета и отчетности, организация занятий и расписание. Исследование документооборота может помочь выявить взаимосвязи между различными процессами и оптимизировать их взаимодействие.
Потенциал для автоматизации. Документооборот может быть автоматизирован и оптимизирован с использованием информационных технологий. Исследование этого процесса может помочь выявить возможности для автоматизации и использования специализированных программных решений, что повысит эффективность работы и сократит затраты на выполнение этого процесса.
В целом, исследование бизнес-процесса «документооборот» имеет высокую значимость для оптимизации работы государственных учреждений, повышения производительности работы и улучшения общего качества предоставляемых услуг.








2. Описание ресурсов процесса

Документооборот в государственных учреждениях осуществляется в виде потоков (рис. 1).


Рисунок 1 - Схема документооборота

Выделяют три основных документопотока:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы.
Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.
Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение. В учреждении прием входящей корреспонденции и вся последующая обработка документов осуществляется централизованно секретарем, отвечающим за делопроизводство.
При первичной обработке корреспонденции сотруднику государственных информационно-консультационных услуг необходимо проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.
При поступлении документов проверяется правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Если обнаружено отсутствие вложений, нарушена целостность упаковки, вложений, то об этом делается отметка на конверте и составляется акт в трех экземплярах: первый остается у секретаря, а второй направляется автору документа, третий передается вместе с документом исполнителю.
При получении факсимильного сообщения проверяется количество полученных страниц и их читаемость. О неполном получении сообщения или плохом качестве отдельных страниц сообщается отправителю.
Все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяются приложения.
На полученном документе проставляется отметка о поступлении в виде штампа. Он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа.