ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что необходимость сохранности документов в течение установленных сроков обусловлена возможностью использования, содержащейся в них информации в различных целях. При этом ценность информации разных документов неодинакова. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Соответственно по срокам хранения документы подразделяются на документы временного хранения до 10 лет включительно, документы временного хранения свыше 10 лет и документы постоянного хранения.
В условиях стремительного прогресса и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность организации. Каждая организация, в независимости от формы собственности, масштабов и структуры, стремится к повышению эффективности своей деятельности.
Важным шагом на пути к достижению этой цели является оптимизация основных управленческих процедур, в частности, создание современных систем делопроизводства и организации документооборота в организации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Особое значение в этой цепочке приобретает процесс приема и передаче дел в архив.
Подготовка и передача дел в архив осуществляется в соответствии нормативно-методическими документами по документационному обеспечению управления.
Организация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Национального архивного фонда, своевременно осуществляет передачу их на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.
Предельные сроки временного хранения документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда в ведомственных архивах, определяет уполномоченный орган, в частных архивах - договор между собственниками документов и уполномоченным органом о передаче государству прав собственности на документы, обязательствах по их хранению и использованию.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов на государственное хранение осуществляются силами и за счет организации.
Цель курсовой работы состоит в том, чтобы рассмотреть работу архивной службы, а также охарактеризовать все процессы подготовки, методики и порядка передачи дел.
Объектом исследования является оперативное хранение и передача документов на хранение в архив организации.
Предметом исследования является оперативное хранение и передача документов на хранение в архив организации.
Для раскрытия вышеуказанной цели ставятся следующие задачи:
- охарактеризовать процесс подготовки дел для последующего хранения;
- проанализировать организацию, порядок и оформление результатов экспертизы ценности документов, а также охарактеризовать, как происходит порядок формирования, оформление и обработки дела.
- изучить обеспечение качества экспертизы ценности, сохранности, учета и использования документов, временно хранящихся в архиве организации - источников комплектования архива организации;
- рассмотреть, как проводить экспертизу ценности документов, временно хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел.
Для написания работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.
Также в процессе исследования использовались как общие методы научного исследования (диалектический, системный и пр.), так и частнонаучные методы: сравнительно-правовой, метод правового моделирования, метод системного анализа, логический, статистический и иные методы исследования.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований по теме нашего исследования. Опубликованные работы представлены в основном учебниками и учебными пособиями и т.д. Вопросы организации текущего хранения документов стали объектом пристального внимания многих исследователей. Некоторые аспекты этих проблем нашли отражение в научных трудах Андреевой В.И., Бобылевой М.П, Березиной НМ., Ларина М.В., Рогожина М.Ю., Еремченко В.А.и др. Литература по данной теме охватывает все процессы подготовки документов и организацию работы с документами, в том числе и хранение, вплоть до их уничтожения или передачи на архивное хранение.
Нормативно-правовой базой работы является ФЗ «Об архивном деле РФ», ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» и др. нормативно-правовые и методические акты, регламентирующие экспертизу ценности документов.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
1.1 Единицы учета архивных документов
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в области организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов. . независимо от форм собственности, а также отношений в сфере архивного дела в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Систематизация архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и регистрации таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. . и ведение учета.
Учетным документом считается документ определенного образца, в котором фиксируется поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. На основе регистрации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенной группе документов учет гарантирует организационную регулярность и осуществление адресного поиска документов, контроль наличия статуса на основе единого методического обеспечения. [23, 64]
Архивный фонд и единица хранения являются основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, средств и способов фиксации информации.
Аудиовизуальные и электронные документы также учитываются по единицам учета.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по листам или документам.
Неупорядоченные архивные документы учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. [5, пункт 3.3]
Согласно «Правилам», используются следующие понятия единиц хранения и учета:
- единица хранения - физически отдельный архивный документ или архивные документы;
- единица хранения архивных документов на бумажной основе - футляр или отдельный архивный документ, помещенный в отдельную обложку, папку;
- блок хранения кинодокументов - физически отделенный рулон пленки или магнитной ленты с записью звуковой или визуальной информации;
- блок хранения фотодокументов - физически отдельные кадры (негатив, двойной негатив, позитив, слайд (слайд)), несколько кадров панорамной фотографии, фотоальбом, рулон диафильма, фотораспечатки;
- блок хранения звуковых документов - физически отделенный рулон пленки, магнитной или бумажной ленты, восковой валик, диск с записью звуковой информации, кассета;
- блок хранения видеодокументов - физически отдельный рулон магнитной ленты, диск с записью визуальной и звуковой информации, кассета;
- единица хранения электронного документа – физически обособленный носитель, на котором записана часть электронного документа, один или несколько электронных документов;
- единица учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью конкретного фильма, сюжета, специального выпуска, журнала и т.п.;
- Курсовая работа
- Дипломная работа
- Контрольная работа
- Реферат
- Отчет по практике
- Магистерская работа
- Статья
- Эссе
- Научно-исследовательская работа
- Доклад
- Глава диплома
- Ответы на билеты
- Презентация
- Дипломная работа MBA
- ВКР
- Компьютерный набор текста
- Речь к диплому
- Тезисный план
- Чертёж
- Диаграммы, таблицы
- ВАК
- Перевод
- Научная статья
- Бизнес план
- Лабораторная работа
- Рецензия
- Решение задач
- Диссертация
- Доработка заказа клиента
- Аспирантский реферат
- Монография
