Совершенствование документооборота логистической компании на примере ООО «Гарант Интермодал»

позволить себе в полном объеме поддерживать такого рода технологии. В лучшем случае контроль осуществляется не систематически, а «по отклонению». То есть при возникновении вопросов по конкретному документу приходится повторять весь маршрут его движения по организации.
Альтернативным путем решения проблемы является максимальное делегирование прав персоналу управления и, как результат, максимальный уровень децентрализации и, как следствие, упрощения функций управления. Такого рода подход к делопроизводству до последнего времени был достаточно широким образом распространен в большинстве промышленно развитых государств. Но при этом усложнение задач в сфере управления в современном мире и возникновение компьютерных технологий, которые являются сетевыми, выступило в качестве предпосылки к бурному развитию во всем мире централизованных управленческих технологий документационной деятельностью компаний вне зависимости от степени делегирования прав и ответственности в принятии и исполнении решений в управленческой сфере.
В связи с этим, децентрализация учета и контроля за деятельностью в сфере документооборота не только вступает в противоречие со сложившимися в стране нормами и традициями, но и с современными мировыми тенденциями, потому что приводит к уменьшению качественного уровня управления компанией в условиях роста масштабов и взаимосвязанности управленческих задач. Компьютерные сети, которые охватывают весь персонал компании вне зависимости от их размещения по территориям, выступают в качестве основы для создания более эффективных методов документационного управления .
Применение в деятельности отдельно взятых автономных компьютеров на рабочих местах делопроизводителей в компании или даже компьютерной сети в канцелярии представленных выше проблем принципиальным образом не решает, по факту это просто изменяет способ ведения картотеки или журнала.
Если же присутствует сеть, которая объединяет компьютеры, установленные на рабочих местах в разного рода подразделениях компании, то сведения о работе с документами на рабочих местах могут автоматическим образом собираться и накапливаться на сервере сети, при этом формируя так называемую информационную базу для управления всей документационной деятельностью в компании. Помимо этого, появляется возможность использования сети не только с целью пересылки сведений по поводу работы с документами, но и самой документации, т.е. возможность перехода на электронный документооборот в полном смысле слова. Для организации такого сетевого управления документационной деятельностью необходимым является специального рода программное обеспечение – системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).
Чем большее количество рабочих мест сотрудников, которые связаны с обработкой документации, охватывается такого рода системой, тем более эффективным образом может осуществляться и контроль. В идеале система должна быть распространена на все рабочие места, в данном случае – при минимизации дополнительных затрат трудовых – обеспечивается полнота контроля над документационной деятельностью компании в реальном масштабе времени.
Запутанность терминологии в данной сфере работы существенным образом затрудняет правильность позиционирования разного рода систем, которые предлагаются на рынке. Для лучшего понимания терминов должны быть выделены два уровня документационной деятельности – технологический и управленческий.
Технологический уровень касается отдельно взятых функций по работе с документами компании: по их составлении, регистрации, перемещению, хранению, доступу и т.п. Как раз автоматизация данного рода функций и выступает в качестве цели большого количества массовых зарубежных программных продуктов, в том числе и тех, что представлены на отечественном рынке.
Отсюда и пришедшие к нам термины классификации данного рода программ: document processing – что означает обработку документов (или создание и редактирование), document management – что означает управление документами (или хранение и доступ к документам), workflow management – что означает управление процессом прохождения работ, workgroup management – что означает управление работой группы и т.п.
Самыми продвинутыми зарубежными поставщиками программного обеспечения всей работы с документами в компаниях предлагаются целые наборы подобного рода продуктов (suite), комплексность применения которых предоставляет возможность образования решений полнофункционального характера для управления работой с документами в компании. При применении данного рода продуктов, как правило, компании-поставщики предполагается, что создание решения комплексного характера происходит индивидуальным образом для каждой определенной компании. И только в последнее время перспектива массовости применения такого рода систем в компаниях, в том числе и государственных, поставила перед большим количеством стран проблемы по стандартизации и унификации (так называемое «электронное правительство»).
Традиционного же характера отечественные термины – «делопроизводство» и «документооборот» – относят к общему порядку и системе правил по работе с документами персонала компании, вне зависимости от применяемых при всем этом технологий.
При всем этом в качестве важной особенности российского делопроизводства выступает то, что сложившаяся в течение большого количества лет система работы с документами и связанная с нею культура сфере управления были тиражированы в национальном масштабе, закреплены в традициях, нормативной документации, кадрах и системе их подготовки .
В связи с этим, возможными являются разного рода пути по созданию САДД для российских компаний. Можно снова создавать определенного рода систему управления, «выстраивая» под нее инфраструктуру управления, включая нормативно-методическую основу, персонал и программное обеспечение, либо применяя в качестве основы традиционным образом сложившуюся управленческую систему, придать ей качественным образом новый потенциал посредством возможностей современных технологий, которые информационными.
Практика последних лет доказала, что в российских компаниях реальную перспективу имеют САДД, которые построены на базе наших традиций и стандартов деятельности в сфере документации. При всем этом, конечно, в качестве основы или отдельно взятых компонент данного рода САДД могут быть использованы (и уже используются) того или иного рода зарубежные программные компоненты, которыми обеспечивается реализация разного рода функций работы с документами.
То есть можно отметить, что системы автоматизированного (электронного) документооборота являются самыми перспективными для эффективного развития компаний в современных условиях.
 
2. Сущность и значение электронного документооборота как направления улучшения документооборота предприятия

Система электронного документооборота (далее – СЭД) представляет собой систему (компьютерную программу, программное обеспечение и т.п.), которая позволяет организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла .
СЭД, помимо этого, предназначена для организации и автоматизации процессов взаимодействия между сотрудниками компании (передачи документов, выдачи заданий, отправки уведомлений и т.п.). Сотрудники могут оперативным образом получать любого рода необходимые информационные сведения по клиентам компании. В качестве базового элемента любого рода СЭД выступает документ, внутри системы это может быть, к примеру, файл или запись в базе данных.
Если говорить о защищенном документообороте, часто подразумевают как раз защиту документов, защиту той информации, которую они в себе несут. Но при этом на самом деле нужно заботиться о защите всей системы электронного документооборота, а не только данных внутри нее.
В качестве преимуществ электронного документооборота выступают:
- прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой;
- повышение исполнительской дисциплины;
- сокращение затрат времени руководителей и сотрудников;