Системы электронного документооборота

Введение

Сегодня при наличии огромного количества видов документов, каждая организация самостоятельно определяет какие документы необходимо использовать, и какие процессы должны быть документированы. Для выбора необходимой документации необходимо опираться на требования потребителей и нормативные акты, в зависимости от стратегии деятельности своего предприятия. Каждый процесс на современном предприятии должен иметь документальную основу, и в каждом документе точно и ясно должны быть прописаны формы, отражающие реальную карту работы бизнес-процессов. Наличие огромного потока документов ставит перед руководством предприятия вопрос об автоматизации всего комплекса документооборота.
Системы электронного документооборота(СЭД) представляют собой систему, в которой тесно взаимосвязаны организационные, технические и программные обеспечения, упрощающие процессы управления различными видами документации и информацией на предприятии.
Согласно Федеральному Закону «О персональных данных» (№ 152-ФЗ) требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов достаточно высоки. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают актуальным разработку и внедрение систем электронного документооборота (СЭД).
Проблемы формирования электронного документооборота, введения и выбора системы управления документами рассматривались в трудах В.Э. Баласаняна, М.В. Ларина, Е.С. Истомина С.Л. Кузнецова, и др. Проблемы и способы оценки качества программ, поднимались в работах Б.У. Боэм, В.В. Липаева, Г.Н. Хубаева и др.
Цель работы - осветить актуальные проблемы внедрения электронного документооборота. Задачи работы – общий обзор программ СЭД и характеристика выбранной программы 1С: Документооборот.

Глава 1. Системы электронного документооборота: общая характеристика

1.1.Понятие и развитие электронного документооборота

Начало использования ЭВМ в корпоративном секторе было зафиксировано в конце 1960-х – начале 1970-х гг. В то время автоматизация документооборота использовалась в основном для организации процедур контроли исполнения документов, а также при заполнении регистрационных карточек и ведения электронной картотеки.
Спустя десятилетие свое распространение получило использование электронной почты с редактором документов, позволяющим не только создавать электронные документы, но и отправлять их по электронной почте.
В середине 1980-х гг. появились первые системы, автоматизирующие хранение электронных документов. Бумажные документы при помощи специальных устройств подвергались сканированию. В результате пользователи стали иметь дело с цифровыми копиями, отличающимися более высокой доступностью и удобством хранения и использования.
В начале 1990-х гг. на первый план стало выходить ответственное выполнения сотрудниками корпоративных структур порученных им работ. В связи с этим появилась новая технология «work flow», основанная на управлении потоками работ. Основными особенностями таких систем стали:
рассмотрение документов в качестве лишь одного из множества типов данных наряду с аудио, видео и графикой;
выделение в автоматизирующих системах бизнес-заданий и бизнес-процессов, для своего исполнения требующих своевременной поставки необходимых документов.
Для решения поставленных задач стали использовать специальное программное обеспечение - системы управления электронными документами (сокращенно – СУЭД). Позднее они были переквалифицированы в информационные системы управления документами (ИСУД).
В последующие годы корпоративные информационные системы управления документами активно развивались, расширялись и дополнялись. Их функционал увеличивался, а число пользователей – неуклонно росло. Рассмотрим современные электронные системы корпоративного документооборота более подробно.
Современные электронные системы документооборота являются мощным средством автоматизации процессов управления документами и их оборотом. В их основе лежит соответствующее программное обеспечение, нередко интегрированное в общую информационную систему управления корпорацией.
Основными преимуществами их использования являются:
высокая степень производительности;
интегрируемость в другие управленческие системы;
масштабируемость;
гибкость и возможность подстройки под запросы конкретных пользователей и пр.
Считается, что использование подобных систем позволяет с одной стороны обеспечить эффективный учет и контроль бизнес-процессов корпорации, а с другой – оперативное и эффективно управлять корпоративными документами и маршрутами их движения.
Основной целью разработки, внедрения и использования электронных систем корпоративного документооборота выступает оптимизация и ускорение корпоративного документооборота, а также обеспечение эффективного контроля за исполнением документов.
Как показывает практика, чаще всего такие системы разрабатываются сторонними фирмами - профессиональными игроками рынка программных продуктов для бизнеса. В России одним из наиболее известных разработчиков систем электронного документооборота является компания «1С».
Для эффективной организации документооборота существуют решения на основе его автоматизации. В настоящее время появилось немало информационных программных систем для управления документооборотом (например, СЭД «Дело», EMC Documentum, DocsVision, СЭД «Логика бизнеса», СЭД «КРОК инкорпорейтед», СЭД «ИнтерТраст» и т.д.). Все они созданы для упрощения операций документооборота. В одних организациях «движение документов» выполняется вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Использование автоматизированных программ при организации документооборота является одним из основных критериев повышения его эффективности. Но полностью рассчитывать на электронный документооборот не стоит, т.к. техника может выйти из строя, данные могут потеряться, в таком случае, ценная информация будет утеряна. Одной из основных систем автоматизации документооборота применяемой в настоящее время на российском рынке является система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД).
Документы представляют собой информационную основу деятельности организации. Согласно статистике, документы заключают в себе около 80% всей информации, обращающейся в организации. Таким образом, документооборот упорядочивает обмен этой информацией между отдельными работниками и различными подразделениями. Каждый вид документа имеет свой путь движения, который можно проследить, а значит можно и осуществлять регулирование данной деятельности. В связи с этим в организациях создаются графики документооборота, которые позволяют упорядочить движение документов.
Информация, зафиксированная в документах, должна давать полное представление о конкретной организации, так как эти сведения являются отражением деятельности предприятия в целом. Значимую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. Если документ изначально будет неправдивым или неисправленным в установленные сроки, то возможны нарушения при формировании новых документов компании [3]. Согласно статистике, в организации на составление документа и на осуществление операций с ним уходит в среднем до 60% рабочего времени сотрудников предприятия, что обуславливает особую значимость документов в деятельность компании.
Особое значение имеют документы, касающиеся личного состава. Они отражают трудовую деятельность работника и подтверждают его трудовой стаж, необходимый для отчисления в пенсионный фонд денежных средств, для получения в будущем пенсии. Но, зачастую роль этих документов недооценивается руководителями коммерческих предприятий. Результат этого - кадровая документация ведется либо плохо, либо не ведется вообще. Итогом такой работы может являться то, что человек при выходе на пенсию, проработавший добросовестно и качественно получает лишь прожиточный минимум, хотя достоин большего.

1.2. Общая характеристика системы электронного документооборота

По данным статистических исследований, осуществленных компанией PayBot LLC на основе реальных проектов по внедрению системы электронного документооборота PAYDOX, был представлен отчет о примерном расходовании рабочего времени:
на поиск и ожидание поступления документов - 20%;
на согласование и утверждение документов - 20%;
на передачу документов между подразделениями - 10%;
на подготовку стандартных отчетов о движении документов - 10%.
Таким образом, суммарное среднее время, которое сотрудники офиса тратят на обработку документов - 60%.
В последнее время в России получили внедрение государственные инициативы, связанные с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленные