Фрагмент для ознакомления
2
Постановка задачи
В рамках выполнения данной работы было проведено изучение технологий документооборота в ООО «Юридическая консультация».
Далее проведем анализ бизнес-процессов организации документооборота в компании.
На рисунке 1 приведена контекстная диаграмма технологии документооборота ООО «Юридическая консультация». Входящие информационные потоки в систему включают: данные о реквизитах входящих документов, требования к номенклатуре и запросы отчетности. Результирующие информационные потоки включают отчетность об исполнении документов и документы, отправленные в архив. Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке 2.
Рисунок 1 - Контекстная диаграмма
Как показано на рисунке 2, технология документооборота рассматриваемого предприятия включает в себя:
- учет входящих документов;
- учет исходящих документов;
- ведение номенклатуры дел;
- формирование отчетности.
Диаграммы декомпозиции процессов учета входящих и исходящих документов, ведения номенклатуры дел показаны на рисунках 3-5.
Рисунок 2 - Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса
Рисунок 3 - Диаграмма учета входящих документов
Рисунок 4 - Диаграмма учета исходящих документов
Регистрация корреспонденции в условиях ООО «Юридическая консультация» в настоящее время производится в журнале учета входящих документов в бумажном варианте, не используются системы автоматизации, позволяющие систематизировать технологию документооборота. Перечень недостатков обработки информации в отсутствие системы автоматизации:
- отсутствие возможности мониторинга сроков исполнения документов, что потенциально может привести к просрочкам исполнения решений;
- отсутствие защиты от пропуска регистрации документа;
- сложности в распределении ответственности при выполнении приручений руководства;
- невозможность формирования аналитической отчетности о состоянии документооборота в компании.
Специфика деятельности юридических учреждений связана с необходимостью соблюдения сроков исполнения распорядительной документации, для обеспечения возможности своевременного принятия решений в соответствии с существующими административными регламентами. Оптимизация технологии документооборота связана с внедрением базы данных.
Задание 5
Проектирование базы данных
В рамках поставленных задач автоматизации сущностями информационной системы для решения задач автоматизации документооборота в ООО «Юридическая консультация» являются:
- сотрудники;
- контрагенты;
- должности;
- входящие документы;
- типы отправлений.
На рисунке 5 приведена диаграмма «Сущность - Связь».
Рисунок 5 – Диаграмма «Сущность - Связь»
Определим типы связей между выбранными сущностями.
На каждой должности работает множество сотрудников. Связь 1:N.
Каждый вид документов отправляется множество раз. Связь 1:N.
Каждый сотрудник отрабатывает множество документов. Связь 1:N.
Каждый контрагент отправляет множество документов. Связь 1:N.
Далее определим набор атрибутов выбранных сущностей информационной системы (таблицы 3-7).
Таблица 3 – Атрибуты сущности «Должности»
Наименование атрибута Тип данных Примечание
Код должности Счетчик Первичный ключ
Наименование должности Текстовый
Показать больше
Фрагмент для ознакомления
3
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Васильев В. П. Автоматизация формирования отчетных данных: учебное пособие / В. П. Васильев. - Краснодар: КубГАУ, 2019. - 119 с.
2. Козелецкая Т.А. Информационные системы и технологии. Система управления базами данных Microsoft Office Access 2013: учебное пособие / Т. А. Козелецкая. - Санкт-Петербург : Изд-во Политехнического университета, 2017. - 146 с.
3. Чурбанова О. В., Чурбанов А. Л. Базы данных и знаний. Проектирование баз данных в Microsoft Access: учебно-методическое пособие : / О.В. Чурбанова, А.Л. Чурбанов. - Архангельск : САФУ, 2015. – 150c.
4. Задорожнева Ю.В. Автоматизированные базы данных: учебно-методическое пособие / Задорожнева Юлия Владимировна. - Волгоград: Сфера, 2016. - 49 с.
5. Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному: вопросы теории и практики / М.П. Бобылева. - Москва: Термика, 2016. - 359 с.
6. Зиновьева Н. Б. Электронный документ и электронная подпись в организации: учебно-методическое пособие / Н. Б. Зиновьева. - Краснодар: КГИК, 2019. - 123 с.
7. Медведев М.А. Разработка информационных систем. Учебное пособие. - М.: Флинта, Изд-во Урал. ун-та, 2017. - 64 с.
8. Пьянкова Н.Г. Системы электронного документооборота: учебное пособие / Н.Г. Пьянкова. - Краснодар: Краснодарский ЦНТИ, 2017. - 102 с.
9. Анохина О. В. Юридическое делопроизводство [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие / О.В. Анохина. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2018. – 147с.
10. Польшакова Н.В., Коломейченко А.С., Яковлев А.С. Информационные системы в экономике: [учебник]. - Москва : Буки Веди, 2016. - 480 с.
11. Дрыгина Ю. А., Бабаян А. Р. Делопроизводство в управлении: учебное пособие / Ю. А. Дрыгина, А. Р. Бабаян. - Ростов-на-Дону: Изд-во ЮРИУ РАНХиГС, 2018. - 257 с.
12. Кузьмина, В.И. Делопроизводство: учебное пособие / И. В. Кузьмина. - Москва : Изд-во Московского гуманитарного университета, 2017. - 127 с.
13. Овчаренко О. И. Проектирование и работа с реляционными базами данных в MS ACCESS: учебное пособие / О. И. Овчаренко. - Таганрог: Изд-во НОУ ВПО "Таганрогский институт управления и экономики", 2015. - 73 с.
14. Яроцкая Л. В. Электронный документооборот в российских и зарубежных компаниях / Л.В. Яроцкая. - Москва: Триумф, 2017. - 116 с.