отчет по производственной практике на примере ООО Гэлери

ВВЕДЕНИЕ
Внедрение информационной системы позволяет более оперативно и качественно накапливать, хранить, обрабатывать и выдавать необходимую информацию.
Актуальность темы исследования заключается в том, что в настоящее время в отделе по кадрам и делопроизводству в ООО «Гэлери» используется устаревшая технология бумажного документооборота. Это приводит к задержкам в обработке документации, увеличивает количество возможных ошибок по сравнению с использованием системы электронного документооборота. Конечное, что-то уже внедряется, но эти формы требуют постоянного обновления.
Объект исследования в ООО «Гэлери». Предмет исследования – рабочий процесс сотрудника отдела кадров и делопроизводства по учету поступления документации.
Целью работы является создание системы учета предоставления документов для отдела по кадрам и делопроизводству в ООО «Гэлери» и внедрение проекта.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Изложить технико-экономическую характеристику ООО "Гэлери"
1. Сделать анализ существующей организации бизнес и информационных процессов;
2. Определиться с постановкой задачи автоматизации бизнес-процессов;
3. Описать проект автоматизации бизнес-процессов;

Характеристика предприятия – места практики.
ООО «Гэлери» - стабильно развивающаяся строительная компания
Наше предприятие ведет продажи любых партий со склада и под заказ.
Поддержание сервиса, сроков и качества реализуемой продукции является решающим фактором, укрепляющих партнерские отношения.
Рассмотрим схему организационной структуры ООО «Гэлери»

Рис. 1. – Организационная структура ООО "Гэлери"
Управление всей системой работы ООО «Гэлери» руководство деятельностью всех отделов и служб осуществляется начальником Управления. Ему подчиняются два заместителя:
1-ый заместитель занимается вопросами ООО «Гэлери» обеспечения и курирует отделы:
 Клиентская служба;
 Отдел оценки прав застрахованных лиц;
 Отдел назначения и перерасчета пенсий;
 Отдел назначения и перерасчета ежемесячных денежных выплат;
 Отдел выплаты пенсий;
2-ой заместитель курирует отдел персонифицированного учета и взаимодействия со страхователями и застрахованными лицами и административно-хозяйственную службу. .
1.1.3. Общая схема структуры сети и оборудования в ООО "Гэлери" представлена на рисунке 2. Всего в сети работает 140 рабочих станций и 17 серверов.

Рис. 2 – Структура сети и сетевого оборудования в ООО «Гэлери»
Анализ существующей организации бизнес и информационных процессов
Заказчик, в лице ООО «Гэлери» имеет потребность в совершенствовании автоматизации работы отдела по кадрам и делопроизводству. Речь идёт о разработке ПО, которое будет использоваться исключительно внутри предприятия.

Рис. 3. Функциональный блок.
Графический язык IDEF0 прост и гармоничен.
В современных информационных системах, автоматизирующих область управления персоналом, до сих пор проскакивает термин "внемашинная операция" - действия, которые пользователь современнейшей информационной системы выполняет вручную, без помощи компьютера.
Кадровый учет является краеугольным камнем управления персоналом, наиболее затратной его частью из-за наибольших объемов ввода первичных данных. Даже небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения производительности труда кадровых работников и повышения точности вводимых ими данных.
В сфере кадрового делопроизводства можно выделить две проблемы:
1. Первая из них состоит в том, что на предприятии, в связи с низкими заработными платами – даже в районе, приравненном к северным территориями, зарплата ведущего ИТ-специалиста не превышает 30 000 рублей по состоянию на 01.01.2017г. (с надбавками и коэффициентом), - наблюдается довольно высокий уровень текучести персонала. Это обусловливает рост объема документооборота, повышает уровень рутинности в работе специалистов по кадровому делопроизводству.
2. Суть второй проблемы типична для предприятий с разветвленной структурой - несогласованное разнообразие программных продуктов, используемых для одних и тех же целей кадрового учета в разных структурных подразделениях предприятия. Решение этой проблемы сейчас стоит очень остро.
Ниже на рисунке 4 описана процедура согласования документов и приемки работ.

Рис. 4. Процедура согласования документов и приемки работ
Пример. Узкое место 1.
При трудоустройстве специалист обращается сначала в отдел кадров. Он пишет заявление, которое должны рассмотреть:
• начальник подразделения, в которое устраивается сотрудник;
• главный специалист, которому подчинено это подразделение;
• начальник управления.
Возникает проблема точности, скорости рассмотрения резюме и актуальности информации о сотруднике.
Точность и скорость рассмотрения резюме: кадры знали о наличии вакансии в штатном расписании. Но они не могли знать, что на это место уже взят начальником подразделения специалист с испытательным сроком (часто это бывает без оформления). Кадры обещают обратившемуся специалисту оформить его в штат, но после согласования заявления и резюме с руководителями. На это уходит до 5-7 дней. И только тогда выясняется, что вакансия уже занята.
Результат: потеряно рабочее время специалиста по кадрам; обратившийся для трудоустройства потерял драгоценное время и, может быть, упустил возможность трудоустроиться в другом месте.
Вывод: необходимо внедрять информационные системы, автоматизирующие область управления персоналом. Даже небольшое снижение трудозатрат при работе с первичными документами дает заметный экономический эффект за счет повышения производительности труда кадровых работников и повышения точности вводимых ими данных.