Характеристика планирования и организации деятельности КОГАУ «МФЦ»

ВВЕДЕНИЕ

Целью производственной практики является описание организационно-экономических, ситуационных и производственных условий и особенностей функционирования объекта исследования, приобретение навыков по изучению особенностей деятельности предприятия; исследованию системы управления маркетингом предприятием; планирования и ведения учета в организации.
Задачами практики является изучение основных особенностей деятельности организации, специфики организации труда, характеристики системы управления, особенностей маркетинговой деятельности предприятия, механизма планирования деятельности учреждения и составления планов.

1. КРАТКАЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА КОГАУ «МФЦ»

Полное наименование организации: Кировское областное государственное автономное учреждение «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг».
Статус организации: некоммерческая унитарная, действующая
Организационно-правовая форма: Государственные автономные учреждения субъектов Российской Федерации (код 75201 по ОКОПФ)
Организация Кировское областное государственное автономное учреждение «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» зарегистрирована в едином государственном реестре юридических лиц 8 лет 7 месяцев назад 12 апреля 2013.
КОГАУ «МФЦ» является некоммерческой организацией, то есть извлечение прибыли для нее не является основной целью.
Организационно-правовой формой является «Государственные автономные учреждения субъектов Российской Федерации», а формой собственности — «Собственность субъектов Российской Федерации». Основным видом деятельности организации КОГАУ «МФЦ» является «Деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг для бизнеса, не включенная в другие группировки».

2. ОПИСАНИЕ РАБОТЫ ИНФОРМАЦИОННО-ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОТДЕЛА КАК ОСНОВНОГО МЕСТА ПРАКТИКИ

Возрастание роли информации в управлении Кировского областного государственного автономного учреждения «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» КОГАУ «МФЦ» связано с изменением ситуации в обществе и превращением негативного влияния на развитие учреждения, ее место в организационной структуре и взаимодействие с другими подразделениями МФЦ. При полной интеграции информации и коммуникаций все службы МФЦ находятся во взаимодействии и взаимосвязи.
Деятельность учреждения осуществляется на потребительском рынке, предметом купли-продажи на котором выступают услуги для населения, предназначенные для удовлетворения его спроса.
Кировское областное государственное автономное учреждение «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» КОГАУ «МФЦ» характеризуется тем, что круг потребителей его услуг ограничен населением, жителями Кировской области.
Основные инструменты регулирования деятельности МФЦ - внешние - это законодательные и нормативные акты Российской Федерации, отраслевые инструкции и положения; внутренние - нормативные документы и регламенты, разработанные непосредственно на предприятии на основе типовых методических рекомендаций (Устав учреждения, инструкции, положения об отделе, должностные инструкции, договора с потребителями и поставщиками продукции и т.д.).
С целью наиболее эффективного решения стратегических задач в области стимулирования продвижения своих услуг на рынок учреждение проводит следующие мероприятия по рекламе продвигаемой услуги, формируя коммерческое предложение:
- Платная реклама (телевидение, печать (газеты, прайс-листы, торговые и производственные справочники, специализированные журналы и каталоги, буклеты), Internet (электронная почта, электронные доски объявлений, WWW, e-mail, собственный сайт предприятия));
- Директ-мэйл (письма, извещения, представление презентационного материала на специализированных выставках, например, «Государственные услуги для населения»);
- Телемаркетинг (телефонный маркетинг, специальные предложения);
- Public relations (деловые встречи, интервью, спонсорство, статьи в газетах и журналах).
Кроме того, при оказании госуслуг населению в МФЦ обеспечивается применение новой техники, научной организации труда персонала, что позволяет поднять производительность труда, увеличить скорость обслуживания клиентов.

3. АУДИТ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ И АНАЛИЗ КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УЧРЕЖДЕНИЯ

Организационная структура управления Кировского областного государственного автономного учреждения «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» КОГАУ «МФЦ» представленная на рис. 1, может быть охарактеризована как линейно-функциональная структура, и выглядит следующим образом.

Организационная структура Кировское областное государственное автономное учреждение «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» - это система задач, ролей, полномочий и ответственности, которая направлена на осуществление предприятием своей деятельности и достижение установленных целей, развивающаяся под воздействием особенностей стратегии предприятия, его внутренней сложности и изменений во внешней среде.
Все основные руководящие функции учреждения сосредоточены у Руководителя организации, который перераспределяет их по подчинению при помощи принципа делегирования полномочий.
Руководитель МФЦ действует от имени учреждения, представляет его интересы и заключает договора, издает приказы о назначении на должности, о переводах и увольнениях, утверждает штатное расписание, применяет меры поощрения и взыскания, дает указания по работе. Несет общую ответственность за результаты деятельности организации. Несет ответственность за соблюдение законодательства при выполнении своей служебной деятельности.
Руководитель Кировского областного государственного автономного учреждения «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» выполняет роль управляющего, принимает все управленческие решения, вопросы, связанные с предоставлением услуг населению. Бухгалтер фирмы ведет все бухгалтерские расчеты, расчет зарплаты, составляет баланс, готовит всю необходимую документацию в ГосНИ.
Финансовый отдел, включающий бухгалтерию и экономическую службу, выполняет функции бухгалтерского учета, контроля и финансового анализа.
Экономическая служба Кировского областного государственного автономного учреждения «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» производит оперативный и ретроспективный финансовый анализ.


4. ХАРАКТЕРИСТИКА ПЛАНИРОВАНИЯ И ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОГАУ «МФЦ»

В учреждении Кировского областного государственного автономного учреждения «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» КОГАУ «МФЦ» разрабатываются краткосрочные и долгосрочные планы – планы на перспективу, в которых предусматривается экономическое развитие предприятия.
В зависимости от прогнозируемого периода движения финансовых ресурсов планы делятся на перспективные, стратегические (составляемые на три, пять и более лет); среднесрочные, годовые; оперативные (разрабатываемые на месяц, 15 дней, декаду, пятидневку).
В основу составления планов в МФЦ берутся показатели экономического анализа, периодически проводимого экономическими и финансовыми службами учреждения.
Технико-экономическое планирование направлено на разработку системы показателей развития техники и экономики предприятия в их единстве и взаимозависимости как по месту, так и по времени действия, в ходе которого обосновываются оптимальные объемы производства, выбираются необходимые производственные ресурсы и устанавливаются рациональные нормы их использования, определяются конечные финансово-экономические показатели и т.п.
Оперативное планирование Кировского областного государственного автономного учреждения «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» КОГАУ «МФЦ» представляет собой выбор средств решения задач, которые ставятся перед фирмой, и которые установлены вышестоящим руководством, или являются традиционными для предприятия. Такое планирование обычно является краткосрочным и его главная задача состоит в выборе необходимых средств и ресурсов для выполнения запланированных объемов работ или решения оперативных задач.
Тактическое планирование заключается в обосновании задач и средств, необходимых для достижения заранее установленных или традиционных целей.
Стратегическое планирование включает выбор и обоснование средств, задач и целей для достижения заданных или традиционных для предприятия идеалов, которыми могут быть экономический рост, непрерывное развитие кадрового потенциала фирмы, периодическое техническое обновление судостроения, выход на мировой рынок и это планирование является долгосрочным.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ

В настоящее время общее количество услуг составляет более 1400.
КОГАУ «МФЦ» создано на основании распоряжения Правительства Кировской области от 28.02.2013 № 42 «О создании Кировского областного государственного автономного учреждения «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – МФЦ). Учредителем КОГАУ «МФЦ» является Министерство информационных технологий и связи Кировской области.
К концу 2020 года на территории области выстроена система, при которой в каждом городском округе, каждом административном центре муниципального района, каждом внутригородском районе областного центра созданы офисы МФЦ, а в отдельных населённых пунктах (с численностью населения свыше 1000 человек) территориально-обособленные структурные подразделения МФЦ (далее – ТОСП).
На 01.01.2021 общее количество офисов МФЦ составляет 45 единиц, ТОСП – 109 единиц, общее количество окон приема и выдачи документов – 422 единицы.
В период 2018 – 2020 годов значительно увеличилось количество видов государственных и муниципальных услуг, предоставляемых в офисах МФЦ. В настоящее время общее количество услуг составляет более 1400 единиц.
О высоком уровне качества оказания услуг свидетельствует та оценка, которую дают заявители. Средний уровень оценки качества предоставления государственных услуг и муниципальных услуг по данным ЕРАИС МФЦ на конец 2020 года составил 4,92 балла.
В КОГАУ «МФЦ» организовано предоставление государственных услуг в части:
-прием заявлений о заключении брака;
-прием заявлений о расторжении брака по взаимному согласию супругов, не имеющих общих детей, не достигших совершеннолетия;
-прием запросов о выдаче повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния, и выдачу повторного свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния.

6. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОЦЕССА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ И УПРАВЛЕНИЯ ИМУЩЕСТВОМ В КОГАУ «МФЦ»

Финансовый план (бюджет) хозяйствующего субъекта КОГАУ «МФЦ» - это документ, отражающий объем поступления и расходования денежных средств, фиксирующий баланс доходов и направлений расходов предприятия, включая платежи в бюджет на планируемый период.
Финансовый план в КОГАУ «МФЦ» необходим для того, чтобы заранее знать финансовые результаты своей деятельности и организовать рациональное движение финансовых ресурсов в соответствии с выбранной финансовой стратегией.
Главная цель составления финансового плана заключается в согласовании намечаемых расходов по производственному и социальному развитию трудовых коллективов с финансовыми возможностями предприятия.
Методика формирования бюджета КОГАУ «МФЦ» является нормативным документом, определяющим правила формирования бюджета предприятия, расчета на содержание объектов, разработанные для составления плана на основе требований учетной политики КОГАУ «МФЦ».
Информация о структуре, величине и методах расчета должна быть доступна для пользователей и обоснована соответствующими приложениями.
Бюджет КОГАУ «МФЦ» включает в себя следующие показатели.
- Расчет расходов и доходов по объектам и подразделениям;
- Расчет показателей прочей реализации и сопутствующих паспортно-сервисных услуг на сторону;
- Расчет сметы социальных и представительских расходов;
- Расчет операционных и внереализационных доходов и расходов.
Формирование бюджета КОГАУ «МФЦ» осуществляется по общей методике формирования бюджета предприятия.
После того как финансовый план (бюджет) принят, реальные показатели деятельности организации сравниваются с за¬планированными. Актуальной становится проблема контроля (мо¬ниторинга) исполнения бюджета.
В процессе составления финансового плана осуществляется следующее:
- определяются источники и объем собственных финансовых ресурсов предприятия (прибыль, амортизация, устойчивые пассивы и др.);
- изучается возможность и целесообразность привлечения финансовых ресурсов за счет получения кредитов, займов, благотворительных взносов и т.д.;
- выбираются оптимальные для конкретной ситуации формы образования и использования фондов денежных средств, взаимоотношений с бюджетом, банками, вышестоящими органами, своими работниками;
- устанавливаются рациональные пропорции распределения финансовых ресурсов на внутрихозяйственные нужды (расширение бизнеса, материальное стимулирование, удовлетворение социальных потребностей членов трудового коллектива) или вложение их в дела других предприятий и организаций (долевое участие в формировании уставных капиталов);
- определяются целесообразность и экономическая эффективность планируемых финансовых вложений.









7. ПРОБЛЕМЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОГАУ «МФЦ»

МФЦ или многофункциональный центр — это организация, предназначением которой является удобное и комфортное предоставление комплексных услуг для каждого отдельного субъекта и для юридических лиц, то есть данная организация предоставляет муниципальные и государственные услуги для предприятий и для населения.
Основными принципами работы данной системы, которая сокращенно именуется как АИС МФЦ, являются:
- процессно-ориентированная модель предоставления услуги;
- обеспечение информационной безопасности и защиты персональных данных физических и юридических лиц;
- взаимодействие с внешними информационными системами в рамках действующего правового поля.
Преимуществами КОГАУ «МФЦ» для населения и представителей малого предпринимательства заключаются в том, что происходит снижение бюрократической составляющей при обращении к органам власти, а так же повышение качества и доступности услуг. Позитивное влияние МФЦ на население страны состоит в упрощении длительных и некомфортных процедур предоставления муниципальных и государственных услуг.
Также центр предоставляет услуги, важные не только для конкретного субъекта, но и для групп людей для решения общественно значимых вопросов. Не менее важным моментом является исключение возможности коррупции в таких структурах, ведь в процессе взаимодействия с МФЦ юридические лица и отдельные физические особы не контактируют с конкретными представителями власти — общение происходит с непредвзятыми и незаинтересованными лицами.
Удобным является и сосредоточенность процесса в одном месте — обратившись в организацию, не придется сталкиваться с бюрократией.
Контакт с властями и решение вопросов на профессиональном уровне полностью ложится на плечи сотрудников МФЦ, а сбор документов и множества справок значительно упростится.
Обратившись в государственные органы, субъект быстро получает ответ в удобной форме, и сможет оперативно получить необходимые документы.
Для комфорта заявителей работники МФЦ берут на себя ответственность за сбор справок, потребность в которых возникает во время прохождения операции.
Наиболее важные и существенные преимущества МФЦ:
— наличие одного и только одного стандарта и правила прохождения процедур для всех заявителей;
— отсутствие больших денежных затрат при наличии комфортного и удобного обслуживания;
— возможность получить и муниципальные услуги, и государственные в одном пункте при возможности получения сразу нескольких услуг;
— отсутствие посредников; — более цивилизованные и приятные условия для обеих сторон — и для госслужащих, и для заявителей;
— экономия огромного количества времени для клиентов;
— наличие квалифицированных и профессиональных сотрудников, умеющих работать с клиентом;
— действительно широкий спектр услуг (в организации можно и оформить брак, и получить загранпаспорт, и оплатить налоги, и претендовать на оказание многих других услуг).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрение деятельности КОГАУ «МФЦ» и его услуги показало востребованность услуг данной организации среди населения Кировской области. МФЦ - это весьма нужные службы, так как они значительно облегчают жизнь населению. Государственной услугой называется ряд операций, которые оказываются гражданам и эти услуги предлагаются государством во всех регионах страны, служат для обеспечения нормальной жизни, поэтому деятельность МФЦ важна для каждого гражданина и необходима для улучшения качества его жизни.