Создать ИС на платформе 1С: Предприятие

ВВЕДЕНИЕ

Для современных компаний, работающих в условиях высокого уровня конкуренции, актуальным является вопрос оптимизации деятельности подразделений компании. Преимущества могут быть связаны с возможностью снижения временных затрат на прохождение документов, сокращения административных издержек, получением инструмента, позволяющего анализировать эффективность деятельности компании.
Актуальность внедрения систем электронного документооборота также обусловлена необходимостью сокращения сроков прохождения документации сроков отработки управленческих решений, возможности автоматизации получения сводной информации о состоянии отработки документов, обеспечения уровня повышения исполнительской дисциплины, сокращений издержек, связанных с работой с документацией.
Цель проекта состоит в разработке информационной системы для автоматизации задач ведения документации в условиях ИФНС России №1.
Задачи работы:
 анализ организационной структуры и специфики деятельности ИФНС России №1;
 анализ теоретических аспектов использования систем электронного документооборота;
 анализ бизнес-процессов работы специалистов по делопроизводству в методологии IDEF0 в части ведения документооборота и формирования отчетности по исполнителям, видам документов;
 описание прототипа разработанной системы;
Объект исследования: технология работы ИФНС России №1.
Предмет исследования: информационная система ведения документации, системы электронного документооборота ИФНС России №1.
1.Описание предметной области

В рамках данной работы проведено проектирование системы автоматизации документооборота для ИФНС. Профиль деятельности – администрирование налогов, сборов и страховых взносов.

Рисунок 1  Схема организационной структуры ИФНС России №1

Тематика автоматизации документооборота в компаниях в настоящее время является актуальной в связи с разработкой административных регламентов по работе с обращениями граждан, в которых прописывается порядок и сроки отработки обращений, требования к структуре и содержанию документов. Также современная нормативная база регламентирует вопросы использования технологий электронного документооборота с использованием электронной подписи, что позволяет обеспечить оперативность при обмене документами, конфиденциальность, а также возможность однозначной идентификации отправителя и подлинности документа.
Автоматизация документооборота в деятельности современных компаний включает множество компонентов, включающих:
 Обмен платёжными документами;
 Документооборот в рамках осуществления правового сопровождения деятельности компании;
 Учет входящей и исходящей документации, мониторинг исполнения резолюций руководства;
 Документооборот в рамках учета выполнения работ по исполнению договоров с клиентами.
В рамках данной работы проведено изучение технологи автоматизации систем документооборота в области ведения делопроизводства, что включает возможности ведения учета входящие и исходящей документации, контроль сроков исполнения отработки документов. Выбор данной задачи связан с возможностью обеспечения исполнительской дисциплины сотрудников, минимизации штрафных санкций, связанных с нарушениями регламентов работы с обращениями граждан.
Проблематика автоматизации технологий документооборота связана с необходимостью совершенствования управленческих бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и исполнением распоряжений руководства. Тематика автоматизации документооборота в компаниях в настоящее время является актуальной в связи с разработкой административных регламентов по работе с обращениями граждан, в которых прописывается порядок и сроки отработки обращений, требования к структуре и содержанию документов. Также современная нормативная база регламентирует вопросы использования технологий электронного документооборота с использованием электронной подписи, что позволяет обеспечить оперативность при обмене документами, конфиденциальность, а также возможность однозначной идентификации отправителя и подлинности документа.
Далее в рамках проведения анализа предметной области учёта входящей и исходящей корреспонденции проведено построение модели бизнес-процессов документооборота с использованием методологии IDEF0 (рис.2). Структура входящей информации в технологии документооборота включает:
- данные регистрации документов, поступающие в систему делопроизводства;
- данные об исходящих документах, подготовленные специалистами компании.
Результатные потоки в технологии учёта входящей и исходящей корреспонденции включают: данные мониторинга исполнения документации, отчетность по специалистам. На рисунке 3 проведена декомпозиция основного процесса.

Рисунок 2 - Контекстная диаграмма

Показано, что технологические этапы обработки документов включают:
 регистрацию поступающей документации;
 регистрацию документов, поступающих от сотрудников, включая ответы на запросы и входящие документы от контрагентов;
 мониторинг процесса исполнения документов, ведение архива входящих и исходящих документов;
 формирование отчётной информации по процессу исполнения документов.

Рисунок 3 - Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса

Далее проведена декомпозиция процесса учета входящих документов (рис.4), учета исходящих документов (рис.5), ведения номенклатуры дел (рис.6).


Рисунок 4 - Диаграмма учета входящих документов

Рисунок 5 - Диаграмма учета исходящих документов

Рисунок 6 - Диаграмма работы с номенклатурой дел

Как показано на рис.6, в технологии работы делопроизводителя завершающим этапом жизненного цикла документа является отправка в архив. предварительно проводится отнесение отработанных входящих и исходящих документов к определенной позиции номенклатуры, ежегодно утверждаемой руководством в соответствии с положением о ведении делопроизводства. Делопроизводитель проверяет корректность данных в документах, далее проводит приобщение документа к позиции номенклатуры и далее в соответствии с регламентом производит подготовку к отправке документов для хранения в архиве.