Организация деятельности различных служб ООО Магаданрыба, особенности документооборота на предприятии

Введение
Отчет по практике является составной частью основной профессиональной образовательной программы высшего образования и представляет собой одну из форм организации учебного процесса, заключающуюся в профессионально-практической подготовке студентов в университете и на базах практики. Актуальность подготовки отчета по практике заключается в выполнении работ, свидетельствующих о закреплении теоретических знаний и умений, приобретении практического опыта, освоении общекультурных и профессиональных компетенций, с описанием решения задач практики.
Объектом прохождения практики выступает общество с ограниченной ответственностью «Магаданрыба».
Целью работы является сбор и оценка информации по организации документационного обеспечения управления и функционирования организации.
Задачи практики:
– дать описание характеристики ООО «Магаданрыба».
– изучить организацию функционирования предприятия;
– изучить организацию документационного обеспечения управления на предприятии ООО «Магаданрыба».
Методы исследования: анализ, сравнение, классификация, описание, наблюдение. Данное исследование состоит из введения, основной части, заключения и списка источников.
1. Общая характеристика предприятия
1.1. Характеристика предприятия. Инструктаж по охране труда и технике безопасности
ООО "Магаданрыба" ИНН 4909056047 ОГРН 1024900950645 зарегистрировано 15.11.1995 по юридическому адресу 685000, Магаданская область, г Магадан, Пролетарская ул, д. 11, каб. 312. Статус организации: действующая. Руководителем является генеральный директор Теленков Руслан Николаевич (ИНН 490903415011). Размер уставного капитала - 296 491 000 рублей.
В выписке из ЕГРЮЛ в качестве учредителей указано 2 физических лица.
Основной вид деятельности - Рыболовство морское, также указаны 2 дополнительных вида.
Организация присутствует в реестре Малого и среднего бизнеса (МСП) как среднее предприятие с 1 августа 2016 г.. В исторических сведениях доступно 246 записей об изменениях, последнее изменение датировано 4 марта 2022 г..
Организация состоит на учете в налоговом органе Управление ФНС России по Магаданской области с 14 декабря 2020 г., присвоен КПП 490901001. Регистрационный номер в ПФР - 059001004293, ФСС - 490004004249001.Всех сотрудников организации ознакамливают с требованиями охраны труда и правилами техники безопасности на рабочем месте (ст. 212 и 225 ТК РФ).
Организация имеет 1 филиал и 1 представительство, находящихся по адресам:
г. Москва, ул. Большая Тульская, 2 XV, 1 (МОСКОВСКОЕ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ООО "МАГАДАНРЫБА")
край Приморский, г. Владивосток, ул. Лазо, 8, оф. 121 (ФИЛИАЛ ООО "МАГАДАНРЫБА" В Г. ВЛАДИВОСТОК)
По адресам, где у ООО "МАГАДАНРЫБА" расположены обособленные подразделения, зарегистрированы следующие организации: ООО "ИСТОК-АБ"
1.2. Организационная структура и кадровый состав предприятия
Руководителем организации (лицом, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица) является генеральный директор Теленков Руслан Николаевич.
2. Организация функционирования предприятия
2.1. Организация работы службы ДОУ
Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию.
Служба ДОУ должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей, а так же взаимодействовать с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.
Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.
Задачи службы ДОУ включают:
– совершенствование форм и методов работы с документами;
– обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
– сокращение документооборота;
– унификацию форм документов;
– разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;
– внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К контрольным функциям относят:
– контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);
– контроль за сроками исполнения документов;
– осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
– организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
– обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
– обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
– разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
– проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
– проведение совещаний и консультирование по вопросам, от носящимся к компетенции делопроизводственной службы.
3. Организация документационного обеспечения управления на предприятии ООО «Магаданрыба»
3.1. Особенности документооборота на предприятии
Под документационным обеспечением в ООО «Магаданрыба» понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования работниками компании в процессе реализации их функций.
В организации разработана Инструкция по делопроизводству, которая регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяет инструкция, регламентирующая работу с данной категорией документов.
Нормативные и распорядительные документы компании – это приказы, распоряжения, указания, порядки, инструкции, положения, правила, регламентирующие внутреннюю деятельность компании и регулирующие взаимоотношения между подразделениями компании.
Документы служебного и информационного характера – это письма, докладные записки, протоколы, акты, планы, отчеты, направленные на решение производственных, технических, хозяйственных вопросов, а также на всестороннее развитие компании.
Сотрудники компании обязаны знать требования инструкции и соблюдать установленный порядок работы с документами.
Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований инструкции в подразделениях компании несут руководители подразделений.
Ведение делопроизводства, рациональная организация документооборота, контроль своевременного исполнения документов, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив компании возложены на работников отдела кадров и отдела контроля исполнения и делопроизводства.
Руководители подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
Работники подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований инструкции и сохранность находящихся у них документов.
Автоматизация работы с документами направлена на сокращение трудозатрат при создании документов, их обработке, передаче и использовании документной информации, совершенствование контроля и повышение оперативности исполнения документов, упорядочение документооборота, повышение качества информационно-аналитической работы с документами (Как запланировать расходы на внедрение электронного документооборота.
3.2. Организационно-распорядительные документы предприятия
В ООО «Магаданрыба» разрабатываются следующие организационно-распорядительные документы: положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения
В положениях устанавливают системно-связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции конкретного подразделения компании. Правила устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения в компании. В инструкциях излагают порядок осуществления определенного вида деятельности или порядок применения нормативных актов в компании.
Положения, правила и инструкции применяют как самостоятельные правовые акты, которые подписывает руководитель подразделения, или как акты, утверждаемые генеральным директором компании; утверждение оформляют в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении генерального директора компании.
Текст проектов положений, правил, инструкций печатают на общем бланке компании. Текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используют слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положений, правил, инструкций отвечает на вопрос «о чем?». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «кому?» (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующая часть положений, правил, инструкций состоит из раздела «Общие положения», в котором указывают основания разработки, основное назначение нормативного акта и сферу его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положений, правил, инструкций делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
Подготовленные правила и инструкции подлежат согласованию с дирекцией по управлению качеством компании.
Проведем оценку организационного документа - Правила внутреннего трудового распорядка.
3.4. Нормативно-правовые акты и правовое регулирование деятельности предприятия
ООО «Магаданрыба» создано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и действует на основании Устава.
Устав общества с ограниченной ответственностью – это основной правовой документ, который подтверждает законность создания компании и определяет порядок его функционирования.
Кроме того, в уставе регламентируется взаимоотношения между членами организации. Устав определяет границы имущественной ответственности, собственность компании и распределение доходов.
Статья 52 ГК РФ определяет устав как учредительный документ юридического лица. При разработке устава за основу можно взять типовой образец устава общества с ограниченной ответственностью и добавить в него те положения, которые учредители считают для своей организации важными.
3.5. Регистрация документов на предприятии
Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы.
Создаваемые в организации ООО «Магаданрыба» документы приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания. То есть регистрируют не только традиционные бумажные документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.
Регистрационные номера (индексы) проставляют на следующих документах:
– на входящих (кроме приложений к ним);
– на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах организации;
– на внутренних и приложениях к ним.
Заключение
Проведя оценку системы документирования деятельности в ООО «Магаданрыба», сделали следующие выводы:
1. Система делопроизводства ООО «Магаданрыба» представлена:
– организационные документы (устав ООО «Магаданрыба»; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);
– распорядительные документы (приказы, распоряжения, инструкции);
– информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).
2. Оценка организационных документов показала, что документация ООО «Магаданрыба» соответствует требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016. Все организационные документы оформлены шрифтом Times New Roman № 14, таблицы внутри документов Times New Roman № 12.