Социология

Основные задачи, выполненные за время практики.
1. Изучение и систематизация нормативных актов, регламентирующих работу специалиста Отдела. В работе органов исполнительной власти, и в том числе, органов ЗАГС, большое значение имеет соблюдение требования законодательства. Эти требования периодически меняются, а сами докумен-ты получают новую редакцию. Специалисту, особенно молодому, не имею-щему опыта работы с большим объемом информации, сложно определить, какой нормативный документ действующий, а какой утратил свое действие. Поэтому на протяжении всего периода практики мною изучались и система-тизировались нормативные акты, регламентирующие работу органов ЗАГС.
Было выявлено, что Отдел по обработке, хранению и выдаче доку-ментов комитета записи актов гражданского состояния администрации горо-да Тулы использует в работе следующие группы документов:
1) федеральное законодательство: федеральные законы, постановления Правительства, указы Президента РФ, относящиеся к работе орга-нов власти в целом, и органов ЗАГС в частности;
2) регионально законодательство: областные законы Тульской области, постановления, решения, принятые Администрацией города и го-родской думой;
3) локальные нормативные акты, включающие административные ре-гламенты для органов ЗАГС, инструкция по ведению документо-оборота в органах государственной власти;
4) методические и консультационные материалы по работе в автомати-зированной информационной системе (АИС), организации деловой переписки, взаимодействия внутри Отдела и с заявителями;
5) текущая документация, в том числе, свидетельства о внесении запи-сей об изменении гражданского состояния, реестры актов;
6) отчетная документация, включающая сведения о количестве произ-веденных записей, принятых и обработанных обращений.
Проведена ревизия нормативных документов в отделе, заархивирова-ны неактуальные версии документов, систематизированы документы, дей-ствующие на момент прохождения практики.
Специалисты Отдела проводят такую ревизию нормативных актов не реже 1 раза в 6 месяцев, что позволяет поддерживать базу документов в ак-туальном состоянии.
2. Принимала участие в процессах приема заявлений граждан. Для решения данной задачи необходимо было изучить регламент по приему и обработке заявлений граждан. Выявлено, что количество тех, кто использу-ет для подачи заявления в органы ЗАГС при помощи электронных каналов связи, увеличивается. Это сокращаете нагрузку на специалистов, работаю-щих непосредственно с заявителями. Увеличению числа обращений, посту-пивших в Отдел с использованием портала «Госуслуги» способствовало вве-дение ограничений на прием посетителей, которое действовало в течение 2020-2021 года. Многие заявители, оценившие удобство использования пор-тала «Госуслуги» предпочитают подавать заявление именно в электронной форме. В обязанности специалиста, принимающего заявление через портал «Госуслуги» входит проверка правильности заполнения данных. При выда-че документа специалист еще раз проверяет правильность заполнения дан-ных, а также просить заявителя проверить документ. Это позволяет выявить возможные ошибки и исправить их в кратчайшие сроки.
Еще одно обязательное требование к обслуживанию заявителей - со-блюдение установленных стандартов работы, а именно, вежливости, преду-предительности, доброжелательности. Это позволяет избежать конфликтных ситуаций и эмоционального напряжения, которые могут негативно отразить-ся на качестве обслуживания, в том числе, на возникновении ошибок при за-полнении документов.
3. Подготовка документов для хранения и архивации.
Учитывая специфику работы, в Отделе формируется достаточно боль-шой объем документов, которые необходимо систематизировать для хране-ния. Перед отправкой документов на хранение специалисты проверяют соот-ветствие содержания бумажной и электронной формы документов, состав-ляют опись документов. В мои обязанности входила проверка фактических документов перечерню в описи и распределение документов именно в том порядке, в котором они были представлены в описи.
Затем документы размещаются для хранения. Чтобы ускорить поиск документов, они располагаются по видам актов гражданского состояния (ре-гистрация, рождения, смерти, смены фамилии и т.д.). Внутри каждого вида документы распределяются в алфавитном порядке по фамилии, а при одина-ковых фамилиях – по имени и отчеству. Здесь необходимо проявлять внима-тельность, так как есть документы, имеющие полную идентичность фамилии, имени, отчества, тогда необходимо учитывать дату рождения.