Автоматизация процессов сбыта на конкретном предприятии

Введение


Актуальность проблематики использования информационных технологий в учете сбыта продукции обусловлена необходимостью повышения эффективности работы специалистов, сокращения управленческих издержек, связанных с формированием документов по сбыту продукции, учётом накладных и формированием аналитической отчетности.
Цель практики – анализ бизнес-процессов учета сбыта продукции в условиях компании ООО "Газсервис".
Объект исследования: деятельность ООО "Газсервис".
Предмет исследования – автоматизация бизнес-процессы сбыта продукции.
Задачи практики:
 анализ специфики деятельности компании и основных показателей ее деятельности;
 провести анализ технологии сбыта продукции;
 провести анализ бизнес-процессов учета сбыта продукции;
 разработка бизнес-модели в соответствии с задачами автоматизации.

 
1 Практическая часть
1.1 Характеристика предприятия и его деятельности

Специфика деятельности исследуемой компании - производство оборудования для добывающих организаций, обслуживание систем транспортировки газа.
В таблице 1 приведены основные экономические параметры ООО «Газсервис»
Таблица 1 - Основные экономические параметры ООО «Газсервис»
№ Наименование показателя Значение на 01.10.2022
1 Доходы всего, тыс. руб. 179873,8
2 Налоговые и неналоговые доходы, тыс. руб. 79881,5
3 Расходы всего, тыс. руб. 172872,9
4 Количество поставщиков 45
5 Количество штатных единиц 50

Одним из инструментов, обеспечивающих возможности получения конкурентных преимуществ в части составления финансовой отчетности компаний является использование информационных систем, профиль которых включает ведение картотеки выпускаемой продукции, учета данных о поставщиках и потребителях, возможности составления оперативной отчётности в рамках основной деятельности.
Основной проблемой в автоматизации учета финансовых результатов является выбор программных решений, которые в наибольшей степени соответствовали бы специфике технологии работы компании, при этом минимизировались издержки, связанные с внедрением новой технологии, эксплуатацией ИТ-решения.
На рис.1 приведена диаграмма организационной структуры компании.

Рисунок 1 – Диаграмма организационной структуры ООО «Газсервис»

В рамках данной работы проведен анализ деятельности в области формирования отчетности по статусам заказов деятельности отдела сбыта. В структуру отдела входят 20 сотрудников, включая:
 начальника отдела, курирующего вопросы взаимодействия с руководством предприятия, деятельность компании в области сбыта продукции, оформления документов, взаимодействия с компаниями-партнерами, расстановки кадров в рамках подразделения;
 специалистов в области работы с потребителями продукции, курирующих вопросы заключения соглашений на поставку продукции, определение сроков и объемов поставок, оформления актов поставок, договоров поставки продукции;
 специалистов по работе с производственным подразделением, курирующих вопросы составления производственных планов и контролирующих их исполнения;
 аналитиков, курирующих вопросы составления отчетности в области анализа финансовых результатов.
Факторы, влияющие на финансовый результат деятельности, выключают:
 Производственные планы;
 Производственные задания;
 Планы счетов;
 Положение о ведении бухгалтерского учёта.

1.2. Анализ процесс сбытовой деятельности

Сбыт готовой продукции может осуществляться в рамках предварительных заказов клиентов (когда производство продукции осуществляется под заказ), под реализацию, когда выпущенная продукция реализуется через торговые сети (в данном случае расчеты за поставку продукции могут проводиться в рассрочку, с предоставлением периода для расчетов). Возможны ситуации, когда предприятию возвращаются нереализованные объемы продукции, что связано с истечением срока реализации произведенного товара через торговые площадки.
Расчеты производятся через проведение платежных поручений на расчетный счет компании-производителя. Порядок расчетов определяется в договорах сбыта продукции, в которых указываются сроки, банковские реквизиты проведения платежей.
Этапами в рамках технологии учета сбыта продукции и оплаты за их поставку являются:
 заключение договора поставки;
 определение порядка оплаты продукции;
 выполнение обязательств по поставке продукции;
 проведение расчетов за поставленную продукцию.
Отгрузка готовой продукции покупателям (заказчикам) производится на основании первичных учетных документов, таких как накладные М-15 «На отпуск материалов на сторону» (в случае договора на давальческой основе) и ТОРГ-12 «Товарная накладная».
На основании накладных отделом сбыта формируется счет-фактура в двух экземплярах - один экземпляр остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость, а второй - передается организации-покупателю. Проведение платежей осуществляется путем отправки в банк платежного поручения.
Далее в рамках работы было проведено построение модели бизнес-процессов сбыта продукции с использованием методологии IDEF0. На рисунке 2 приведена контекстная диаграмма бизнес-процесса.
На рисунке 2 приведена диаграмма декомпозиции основного процесса.

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма

Как показано на рис.2, входящие информационные потоки в систему включают:
 Данные о заявках потребителей;
 Данные о платежах по договорам поставки продукции;
 Данные производственного отдела.
 Результирующие потоки включают:
 Данные о реализации продукции;
 Сводную отчетность финансовым показателям.