Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации. На примере ООО Промтех-Ульяновск

Экспертиза ценности документов – это исследование состава и содержания документов учреждения на основе критериев стоимости документов с целью определения условий их хранения и отбора документов для их дальнейшего хранения.
В ходе работы по подбору документов для постоянного или долгосрочного хранения используется весь набор документов, формирующихся в деятельности всех структурных подразделений АО «Прометех-Ульяновск», подлежит экспертизе на предмет их ценности. Документы не могут быть уничтожены до установленной процедуры экспертной оценки ценности документов в АО «Промтех-Ульяновск». До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза оценка ценности документов в учреждении проводится:
- в сфере делопроизводства: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
- в архивах: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Приложение 2). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
В состав ЭК (ЦЭК) входят квалифицированные и опытные сотрудники основных структурных подразделений организации, хорошо осведомленные о составе и содержании, а также о ценности и информации документов, созданных структурным подразделением, в котором они работают. В состав комиссии должны входить руководитель службы управления документацией и архив организации (или лицо, ответственное за архив организации).
Под упорядочением архивных документов понимается комплекс работ по формированию архивных документов в папки хранения (дела), описанию и регистрации таких папок хранения (дел) в соответствии с правилами.
Единицы хранения (дела) должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.
Дела постоянного и временного хранения более 10 лет, включая документы по личному составу, подлежат передаче в архив организации.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению.
В соответствии с п. 204 Инструкции по делопроизводству дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.
Дела передаются в архив согласно описи структурных подразделений в сроки, установленные графиком передачи файлов в архив. При ппринятии и передаче дел в архив, правильность формирования и оформления дел, проверка соответствия количества дел, внесенных в реестр дел структурного подразделения, количеству дел, установленных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные в ходе проверки недостатки устраняются сотрудниками структурных подразделений.
Дела передаются в архив организации в присутствии сотрудника структурного подразделения, из которого они передаются. В обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются:
- количество фактически принятых в архив дел;
- дата приема-передачи дел;
- наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
Задачи и функции ЭК
Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:
- - организация и проведение экспертизы стоимости документов на этапе ведения учета при составлении номенклатуры дел и их формировании;
- организация и изучение ценности документов на этапе подготовки к их передаче в архив организации;
- организация и проведение отбора и подготовки документов для постоянного хранения в государственных или муниципальных архивах.
Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:
- организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и представление на утверждение и утверждение ЕПК архивного органа проектов указателей файлов организации, инвентарных списков файлов постоянного и долгосрочного хранения, включая личные дела персонала, справки о случаях, не подлежащих хранению для уничтожения;
- подготовка и представление на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения по категориям документов, установленным перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методологических документов по вопросам работы с документами в организации.
- Результаты работы комиссии оформлены в виде протокола в приложении 2.
Отбор документов на хранение
В ходе изучения ценности документов Комиссия отбирает документы для постоянного и временного (более 10 лет) архивного хранения для передачи в архив;
- отбирает документы с временным сроком хранения (до 10 лет включительно) и отмечает "до конца полезности" для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;
- предоставляет документы за предыдущие годы, срок хранения которых истек, для уничтожения.
Расчет срока хранения документов производится 1 января года, следующего за годом окончания их подачи.
Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
Отбор документов для хранения и уничтожения осуществляется в каждом конкретном случае. Анализ стоимости документов, основанный только на названиях дел в номенклатурах, перечнях структурных подразделений организации или на обложках дел, не допускается без ознакомления с самими документами.
Файлы, предназначенные для постоянного и долгосрочного (более 10 лет) хранения, подлежат изъятию двойных копий документов, черновиков, неофициальных копий документов.
При выборе файлов для хранения уточняется также характер повторения и усвоения информации, содержащейся в других документах, с учетом типа, формы и полноты повторения и усвоения. Хранятся только подлинные документы, а в случае их отсутствия (утрата, изъятие) - заверенные копии, поскольку они играют важную роль в их будущем использовании. Это особенно касается подтверждения информации социально-правового и имущественного характера на основе архивных документов.
Отбор документов к уничтожению
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.
В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.
Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.
При этом, запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу.
Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.
Протокол заседания экспертной комиссии представлен в приложении 2.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – документ, применяющийся в случае необходимости провести уничтожение перечня документов, срок действия которых истек. Данный документ в обязательном порядке должен содержать основание уничтожения документов.
Как правило, причиной уничтожения документов является утрата практического значения конкретных документов, а так же отсутствие в них научно-исторической ценности. Каждый документ, подлежащий уничтожению, должен быть полностью охарактеризован, а именно: заголовок дела или группы документов, номер описи, индекс дела по номенклатуре или номеру описи, количество документов, подлежащих уничтожению, а так же сроки хранения.
Акт должен быть согласован Протоколом ЦЭК с указанием его регистрационного номера. Так же должен быть определен общий вес документов, подлежащих сдаче на переработку, документ, являющийся основанием для передачи документов на утилизацию (приемо-сдаточная накладная), а так же наименование организации, в которую были сданы документы, пришедшие в непригодность. Документ подписывается должностными лицами, а именно: работником предприятия, осуществляющего сдачу документов, подлежащих к уничтожению, а так же лица, непосредственно проводившего экспертизу ценности документов.
Образец акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению представлен в приложении 5.
Опись документов передаваемых в архив организации имеет следующий вид.