Организация работы с документами в муниципальном учреждении на примере Муниципального бюджетного учреждения культуры

Введение

Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана эффективная политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия и актуальные способы документирования.
Целью исследования является изучение и анализ особенностей работы с документами.
Объектом исследования в работе являются функции справочно-информационных документов.

1.Общая характеристика МБУК «Кочёвский центр развития культуры»

МБУК "Кочевский ЦРК" Кочевский р-н, с Кочево, ул Ленина, д. 10 зарегистрирована 20.01.2020 регистратором МЕЖРАЙОННАЯ ИНСПЕКЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ № 17 ПО ПЕРМСКОМУ КРАЮ.
Руководитель организации: директор Утробина Татьяна Сергеевна.
Основным видом деятельности является Деятельность учреждений клубного типа: клубов, дворцов и домов культуры, домов народного творчества, зарегистрированы 2 дополнительных вида деятельности.
Организации МУНИЦИПАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ КУЛЬТУРЫ "КОЧЕВСКИЙ ЦЕНТР РАЗВИТИЯ КУЛЬТУРЫ" присвоены ИНН 5981007878, ОГРН 1205900001163, ОКПО 43130842.

2.Анализ системы документационного обеспечения деятельности муниципального учреждения

Основная цель службы делопроизводства МБУК "Кочевский ЦРК" – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
В МБУК "Кочевский ЦРК" организация работ с документами осуществляется документоведом, т.е. вся деятельность по документационному обеспечению возложена на одну штатную единицу.
Инструкция по делопроизводству в организации МБУК "Кочевский ЦРК" применяется для регламентации осуществления деятельности по документационному обеспечению управления, а также применения должностными лицами положений законодательных и нормативно-правовых актов.
К основным функциям документоведа МБУК "Кочевский ЦРК" относят:
 контролирование движения документов;
 организация хранения и списания документов по истечении сроков их хранения;
 создание условий для хранения документов;
 подготовка документов для работы директора МБУК "Кочевский ЦРК";
 выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя;
 получение сведений от подразделений;
 печать документов;
 контроль документооборота.
Организация документооборота МБУК "Кочевский ЦРК" осуществляется на базе следующих принципов:
 централизация операций с документами;
 распределение документов;
 рассмотрение поступающих документов;
 исключение ненужных документов;
 регистрация документов;
 согласование документов.
Документационное обеспечение управления деятельности учреждения - это деятельность, которая охватывает процессы организации документирования и управления документацией в ходе реализации задач и целей.
Процесс документооборота в МБУК "Кочевский ЦРК" включает в себя несколько этапов:
-Руководство разрабатывает законы и указания относительно текущей деятельности.
-Служба делопроизводства участвует во всех процессах документооборота, где обрабатывает входящую информацию, регистрирует ее и выдает выходящую информацию другим органам.
-После того, как исполнители выполнили стоящие задачи, они передают отчетность в службу контроля, где они проходят проверку, после чего через информация в виде протоколов и отчетов поступает руководителю.
В документообороте МБУК "Кочевский ЦРК" выделяют документопотоки:
-поступающая документация;
-отправляемая документация;
-внутренняя документация.
Регистрационные номера (индексы) проставляются на следующих документах:
• на входящих (кроме приложений к ним);
• на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах организации;
• на внутренних и приложениях к ним.
Особое внимание уделяется тому, что регистрируются не все документы, а только те, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые и т. п.).
Документы МБУК "Кочевский ЦРК" имеют стабильный состав реквизитов. Обязательные реквизиты, установленные для придачи юридической силы документам являются:
-наименование,
-название вида документа,
-дата,
-регистрационный номер,
-аннотация документа,
-текст,
-визы,
-подпись,
-расшифровка подписи.
Вся входящая документация, адресованная директору или работникам МБУК "Кочевский ЦРК", регистрируются в управлении с применением 1С и направляется исполнителю в соответствии с указаниями по исполнению.
 
3. Ключевые проблемы организация работы с документами в МБУК «Кочёвский центр развития культуры»

В ходе анализа организации работы с документами в МБУК "Кочевский ЦРК" были выявлены следующие основные факторы:
1. Практическая организация документооборота МБУК "Кочевский ЦРК" заслуживает высокой оценки, поскольку она учитывает четкие принципы взаимодействия сотрудников с служ¬бой документационного обслуживания управления; качественную работу службы с документами.
Однако в части обеспечения качества информации у службы создаются некоторые проблемы с ее оформлением. Причинами этих недостатков является нехватка времени сотрудников службы на правильную обработку документов, поскольку, как ранее отмечалось, в МБУК "Кочевский ЦРК" существует некоторое размытие функций службы, она может часто выполнять больше возложенных на нее операций, что связано со стилем руководства. Служба часто не успевает обрабатывать весь поток входящей информации, производить сопоставление документов, что, в конечном счете, сказывается на их достоверности (может быть поставлена не та дата и т.д.).
Также служба МБУК "Кочевский ЦРК" не успевает правильно оформить все документы, которые она направляет на рассмотрение генеральному директору. Выходом из этой ситуации является четкое планирование и отражение функций службы в должностной инструкции, делегирование взятых функций по делопроизводству необходимым подразделениям службы.
2. Документооборот МБУК "Кочевский ЦРК" организован эффективно, документы появляются в нужном месте в нужное время, а также своевременно архивируются секретарем. Решены практически все вопросы службы документооборота в зависимости от выполняемых ею операций с документами.
Корректировке подлежит ее деятельность по предварительной проверке и оформлению документов в соответствии с ГОСТами.
Порядок движения документа утвержден в виде принятого руководством Графика движения документов.
Проблемным аспектом МБУК "Кочевский ЦРК" является наличие недоработок в части достоверности поставки документов главному директору.
Предложим некоторые мероприятия по устранению проблем работы с документами.
Для повышения достоверности документов МБУК "Кочевский ЦРК" требуется уделить внимание улучшению труда сотрудников соответствующей службы, повышения эффективности использования рабочего времени, которое им необходимо для проверки предоставляемой директору документации. Необходимо также привлекать к оценочной деятельности документов помощника секретаря или его заместителя.
Для решения проблемы оформления документов МБУК "Кочевский ЦРК" требуется пересмотреть нормативные основы регулирования оформления документов и доведения их до службы ДОУ. Документ должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.39 – 72, то есть должны быть оговорены принципы оформления реквизитов, таких как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего или исходящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения к документу, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий, фамилия исполнителя документа и номер его телефона.
Основными задачами повышения эффективности документооборота являются:
- оперативное прохождение документов, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
- единообразный порядок обработки документов.

На рисунке 5 хорошо видно, что решение актуальных проблем документооборота удобно представлять в виде цикла (годового или другого, четко выделенного временного отрезка).
Предложим некоторые мероприятия по устранению проблем документооборота.
Для повышения достоверности документации МБУК "Кочевский ЦРК" требуется внедрение принципов электронного документооборота, который позволяет ускорить, а также улучшить качество работы с документами.
Такая мера связана с тем, что в МБУК "Кочевский ЦРК" наблюдается снижение достоверности заполняемых документов из-за влияния человеческого фактора. Работники при наборе информации допускают ошибки, все это фиксируется в письменной форме и доходит до руководства.
Такое некачественное исполнение документов негативно влияет на принятие управленческих решений руководством МБУК "Кочевский ЦРК".
Поэтому для улучшения работы с документами МБУК "Кочевский ЦРК" рекомендовано внедрить принципы электронного документооборота.
Помочь в увеличении эффективности организации документооборота МБУК "Кочевский ЦРК" может внедрение системы электронного документооборота. Назначение электронной системы документооборота с применением СЭД Directum заключается в следующем:
- увеличение эффективности документооборота;
- создание единого хранилища электронных документов;
- стандартизация документопотока;
- контроль исполнительской дисциплины.
Directum — это российская ИТ-компания. Она разрабатывает программные продукты и сервисы для управления цифровыми процессами и документами. Оказывает полный спектр услуг по выстраиванию цифрового взаимодействия: анализирует бизнес-процессы, создает, внедряет и сопровождает ИТ-решения для организаций.
Решения Directum разработаны на общей ECM/BPM-платформе и включают возможности для управления бизнес-процессами и документами с полной поддержкой юридической значимости. Также они включают no-code и low-code инструменты для гибкой адаптации.

Заключение

Основная цель службы делопроизводства МБУК "Кочевский ЦРК" – организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
В МБУК "Кочевский ЦРК" организация работ с документами осуществляется документоведом.
Организация документооборота МБУК "Кочевский ЦРК" осуществляется на базе следующих принципов:
 централизация операций с документами;
 распределение документов;
 рассмотрение поступающих документов;
 исключение ненужных документов;
 регистрация документов;
 согласование документов.