ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1.Аналитическя часть
1.1. Общая характеристика организации

В соответствии со спецификой предметной области проведен анализ деятельности КГБ ПОУ ХАМК (Хабаровский автомеханический колледж) в части учета успеваемости студентов и посещаемости занятий. Образовательная деятельность осуществляется в соответствии с действующей Лицензией, уставом Колледжа.
Подготовка специалистов осуществляется в области гостиничного, банковского дела, а также по профилю информационных систем, менеджмента, управления, экономики, правоведения, гуманитарных дисциплин.
На рисунке 1 показана диаграмма структурных подразделений Колледжа.

Рисунок 1 – Диаграмма структурных подразделений Колледжа

Структурные подразделения Колледжа включают отделы, курирующие ведение учебного процесса, научной деятельности, а также обеспечивающие отделы, курирующие вопросы содержания зданий и помещений Колледжа, ведения бухгалтерского учета, делопроизводства, работы с кадрами, правового сопровождения, сопровождения ИТ-инфраструктуры. Деятельность подразделений регламентируется положениями об отделах, должностными инструкциями и другими внутренними нормативными актами. Использование объектов ИТ-инфраструктуры регламентируется документами в области защиты информации, включающими Положение об обеспечении информационной безопасности, Положение об антивирусной защите, Положение о порядке обработки персональных данных, а также технической документацией на программные и аппаратные средства.
В рамках данной работы проведён анализ технологии учета посещаемости занятий студентами. Указанная технология курируется сотрудниками учебного отдела.
Колледж имеет линейно-функциональный тип организационной структуры, в рамках которого существует определенная документально структура подчинённости, разделение ответственности, при этом в рамках отдельных задач создаются отдельные рабочие группы сотрудников различных подразделений, в которых на время реализации проектов принимается отдельная структура подчиненности.

1.2. Функциональная модель использования сайтов в технологии документооборота

В рамках данной работы проведено изучение технологии электронного документооборота. В рамках анализа предметной области автоматизации технологии документооборота проведено построение модели предметной области с использованием нотации IDEF0.
В рамках данной работы проведено изучение технологии электронного документооборота. В рамках анализа предметной области автоматизации технологии документооборота проведено построение модели предметной области с использованием нотации IDEF0.
На рисунке 2 приведена контекстная диаграмма технологии электронного документооборота.

Рисунок 2 - Контекстная диаграмма

Входящие информационные потоки в систему включают: данные о реквизитах входящих документов, требования к номенклатуре и запросы отчетности. Результирующие информационные потоки включают отчетность об исполнении документов и документы, отправленные в архив. Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на рисунке 2.
Как показано на рисунке 2, технология документооборота включает в себя:
 Регистрацию поступающей документации;
 Регистрацию отправленной документации;
 Распределение документов в соответствии с утвержденным положением о ведении делопроизводства;
 формирование сводных данных по контролю исполнения документов.
На рис.3-5 приведены диаграммы подпроцессов указанной технологии.

Рисунок 3 - Диаграмма контроля исполнения документов

Как показано на рис.3, технология учёта входящих документов включает этапы: регистрации документов, учета данных о резолюциях по исполнению распорядительных документов, отправку исполнителям, контроль сроков исполнения распоряжений руководства. Как показано на рис.4, технология учета исходящих документов включает: регистрацию отправляемых документов, отправку на подпись, простановку реквизитов, отправку документов.