Отчет по практике ИП Максимов Егор Викторович

Учебная практика по направлению «Документационное обеспечение управления» (ДОУ), является неотъемлемой частью учебного процесса. Учебная практика способствует формированию необходимых компетенций и навыков, а также формирует общее представление о профессиональной деятельности в сфере ДОУ.
Делопроизводство является важной составляющей работы любой организации. Оно включает в себя организацию и управление документами, их обработку, хранение и передачу. В современном мире с развитием информационных технологий делопроизводство также перешло на электронный формат, что позволяет существенно упростить и ускорить процессы работы с документами. В любой организации (фирме) документационное обеспечение управления возлагается на специализированное структурное под¬разделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и дру¬гие, которые носят обобщенное название - служба делопроизвод¬ства. В небольших организациях служба делопроизводства не со¬здается, а вся работа, связанная с документами, выполняется одним сотрудником. Как правило, это секретарь организации (фирмы).
Таким образом, целью учебной практики является:
 приобретение умений и навыков на основе знаний, полученных в процессе теоретического обучения;
 знакомство с основами будущей профессиональной деятельности
и получение представления о специфике работы в сфере ДОУ;
 формирование у студента соответствующих компетенций в соответствии
с профессиональным стандартом «Специалист по управлению документацией организации».
Задачами учебной практики являются:
 знакомство обучающихся с особенностями осуществления профессиональной деятельности по документационному обеспечению управления;
 приобретение первичных навыков осуществления отдельных трудовых функций специалиста по документационному обеспечению управления;
 овладение навыками взаимодействия в коллективе.
Учебная практика проходила на базе ИП Максимов Егор Викторович, Республика Коми Корткеросский район Поселок Визябож ул Микрорайон д 4а"э
ИП Максимов Егор Викторович расположен по адресу: Республика Коми Корткеросский район Поселок Визябож ул Микрорайон д 4а"э
Основной вид деятельности
Торговля розничная преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в неспециализированных магазинах
Виды деятельности:
- торговля розничная фруктами и овощами в специализированных магазинах
- торговля розничная мясом и мясными продуктами в специализированных магазинах
- торговля розничная рыбой, ракообразными и моллюсками в специализированных магазинах
- торговля розничная хлебом и хлебобулочными изделиями и кондитерскими изделиями в специализированных магазинах
- торговля розничная напитками в специализированных магазинах
- торговля розничная табачными изделиями в специализированных магазинах
- торговля розничная прочими пищевыми продуктами в специализированных магазинах
Основным организационным документом, определяющим порядок организации и осуществления управления компанией, является Устав ИП Максимов Егор Викторович.
Следующим организационным документом ИП Максимов Егор Викторович является штатное расписание, которое содержит перечень наименований должностей постоянных работников с указанием размеров должностных окладов.
Анализ штатного расписания показал, при оформлении данного документа используется унифицированная форма № Т-3. Использование унифицированной формы позволяет значительно сократить время на составление и оформление документа. В штатном расписании ИП Максимов Егор Викторович, составленном на нескольких листах, отсутствует повторение нумерации столбцов на каждом листе.
При анализе состава организационных документов было выявлено, что в ИП Максимов Егор Викторович отсутствуют следующие организационные документы:
- должностные инструкции сотрудников,
- инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству),
- правила внутреннего трудового распорядка,
- список унифицированных форм документов.

По приведенным данным таблицы 1. видно, что объем документооборота за 2021 год по отношению к 2020 год увеличился на 2236 единиц и составил 115,3%, т.е. больше на 15,3%; за 2022 год по сравнению с 2021 годом общий объем документооборота уменьшился на 1075 единиц и составил 93,7%, уменьшение на 6,3%. Для выяснения причин роста (снижения) объема документооборота был проведен сравнительный анализ по каждому виду документопотока.
Динамику изменения объема документопотоков ИП Максимов Егор Викторович можно проследить на рисунке (рис.1).
В делопроизводстве многих организаций часто возникает ряд существенных проблем: функционирует система электронного документооборота, но документооборот остается преимущественно бумажным; имеется отдел контроля за исполнением документов, но сроки исполнения постоянно срываются; инструкция по делопроизводству существует, но качество подготовки документов в организации остается низким. В таких случаях необходимо совершенствовать службу делопроизводства, и эта необходимость обусловлена несколькими факторами .
Фактор первый – структура и численность работников. В процессе развития многие организации и предприятия приобретают достаточно разветвлённую структуру; сложная структура возникает в том числе и у службы делопроизводства. Это почти всегда ведёт к усложнению управления и контроля за процессами деятельности таких организаций, ведь почти все действия и процессы предприятий документируются . Наступает время, когда руководителям, чтобы добиться слаженного взаимодействия структурных подразделений, приходится задумываться о реформировании или о внедрении последних разработок в области делопроизводства, тем более, что поначалу многим руководителям представляется, что делопроизводство ведётся само собой .
Второй фактор – некачественное применение систем электронного документооборота или полное их игнорирование.
Служба делопроизводства (служба ДОУ) – «структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации».
Рационализация и правильно перераспределённые функции и задачи, а также соблюдение необходимой численности, подчинения и соподчинения подразделений службы делопроизводства – залог успешной деятельности организации.
Для того, чтобы до конца понять всю взаимозависимость отдельных подразделений службы делопроизводства, необходимо подробнее рассмотреть их функции и задачи, поставленные перед ними.
1) Подразделение по отправке и приёму корреспонденции (другое название – экспедиция):
- регистрация входящей документации (первичная обработка документов);
- доставка входящей корреспонденции как в организацию (с почты), так и по всем отдельным структурным подразделениям организации, в том числе территориально разрозненным;
- регистрация исходящей документации;
- отправка исходящей корреспонденции.
2) Подразделение по регистрации обращений граждан или претензий клиентов (отдел писем, претензионный отдел):
– обеспечивает связь между гражданами и ответственными лицами по решению вопросов, связанных, например, с качеством продукции или услуги;
– может организовывать приём посетителей;
– осуществляет контроль за исполнением обращений и претензий граждан.
3) Отдел делопроизводства (канцелярия или т.п. название):
- обрабатывает уже поступившие документы (вторичная обработка);
- выполняет функции по подготовке организационно-распорядительной документации, в том числе по организации работы службы делопроизводства;
- формирует и обеспечивает оперативное хранение дел, завершённых в делопроизводстве и справочную работу по документам дел оперативного хранения;
- организовывает подготовку дел для передачи на хранение в архив.
4) Архив организации:
- оказывает помощь в правильной подготовке дел к дальнейшему хранению и использованию;
- организовывает работу по экспертизе ценности документов;
- занимается приёмом на хранение дел из структурных подразделений по истечении оперативного срока хранения;
- организовывает справочную работу по архивным документам;
- занимается передачей дел в государственные / муниципальные архивы.
Функции службы делопроизводства на перечисленных выше не заканчиваются, они несколько шире. Конкретное количество отделов и их задачи зависят от масштабов организации, общего количества сотрудников и политики организации .