Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации

Общество с ограниченной ответственностью (далее - Общество) создано в соответствии с Решением учредителей, оформленного Протоколом № 1 собрания учредителей.
Организация зарегистрирована в едином государственном реестре юридических лиц.
Налоговый орган, в котором зарегистрировано юридическое лицо:
Местоположение компании:
Устав Общества утвержден Общим собранием учредителей (протокол).
В соответствии с Уставом Общество являлось юридическим лицом, находящимся в собственности обособленного имущества, приобретенного в процессе хозяйственной деятельности.
Предметами деятельности Общества в соответствии с Уставом являлись:
- предоставление посреднических научно-технических услуг;
- разработка и производство продукции производственно-технического назначения и иная деятельность, не запрещенная действующим законодательством Российской Федерации.
В опись входят приказы по личному составу, личные карточки и трудовые договоры работников, документы по расчету заработной платы.
В связи с ликвидацией Общества и наличием всего комплекса документов по кадрам и в соответствии с п. 2.11. На муниципальное хранение поступили «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», опись составлена по условно-хронологическому принципу.
Сохранность документов полная.
Физическое состояние удовлетворительное. Дела подшиты, пронумерованы и имеют удостоверяющие листы.
Для описи составлен научно-справочный аппарат: титульный лист, предисловие. По фонду составлена историческая справка. По окончании инвентаризации делается окончательная запись. В связи с отсутствием в конце описи ответственного за архив и экспертной комиссии нет наименования должности заведующего архивом (ответственного за архив) и печати экспертной комиссии.
Документы обработаны, опись составлена и оформлена в соответствии с требованиями «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти», органы местного самоуправления и организации». Москва, 2015 г., Федеральный закон от 02 марта 2016 г. № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Конкурсный управляющий 22.06.2023
















2. Проанализировать положение об ЭК и положение об архиве

Положение об экспертной комиссии архива, как следует из названия, регламентирует функции, права и обязанности лиц, на которых лежит ответственность за оценку ценности документов, организацию их хранения и принятие решения об их уничтожении.
В положении также указаны общие сведения: порядок создания комиссии, цель ее создания, нормативная база ее работы. Состав комиссии определяется руководителем. Здесь нет строгих требований. Как правило, комиссию создают из трех человек, выделяя среди них председателя и секретаря.
Правила предписывают включать представителя архивной службы или клерка, но в небольших компаниях таких специалистов обычно нет. Следовательно, можно включить в состав любых компетентных сотрудников, способных определить ценность информации документа. Например, представители структурных подразделений, хорошо знакомые с составом и содержанием всего документооборота документооборота организации (да, опять же привлекают бухгалтера и кадровика).
Функции Экспертной комиссии
Весь перечень обязанностей, которые могут быть возложены на комиссию, указан в Приказе № 43. Остановимся на наиболее очевидных.
Экспертная комиссия собирается не реже одного раза в год. На заседаниях он рассматривает и принимает решения об утверждении:
описи случаев постоянного хранения управленческой и других видов документации;
инвентаризация дел по личному составу;
акты о выделении документов, не подлежащих хранению на уничтожение;
акты утраты документов;
и т. д.
Экспертная комиссия также составляет акты о порче архивных документов. Перед началом каждой проверки ценности документов руководитель формирует приказ о созыве экспертной комиссии.
На таком заседании члены комиссии рассматривают дела различных сроков хранения, дела по личному составу, акты о наличии просроченных документов. И отбирают на хранение значимые для организации дела, а также те, которые будут утилизированы.
В ходе экспертизы выбираются ценности документов:
документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации;
документы со сроками временного хранения (до 10 лет включительно) и пометкой «До прекращения необходимости», хранящиеся в структурных подразделениях;
документы, подлежащие уничтожению, срок хранения которых истек.
При отборе дел для уничтожения экспертная комиссия внимательно, лист за листом, просматривает документы, чтобы убедиться в том, что срок хранения истек и документ больше не годится. Если комиссия сочтет, что срок действия документа необходимо продлить, правила это позволяют. Но уменьшить их никак нельзя.
В делах, предназначенных для постоянного и длительного хранения, дубликаты документов, черновики и неоформленные копии изымаются. При отборе дел на хранение уточняется характер повторения и поглощения информации в других документах с учетом вида, формы и полноты повторения и поглощения.
На хранение сдаются только оригиналы документов, а при их отсутствии – заверенные копии. Особенно это касается подтверждения сведений социально-правового и имущественного характера на основе архивных документов.
Пример: В январе 2021 года компания сформирует счета-фактуры в файле, который она использовала при составлении отчетности по НДС за налоговые периоды 2020 года. Срок хранения счетов-фактур – пять лет. Это означает, что компания сможет уничтожить эти счета-фактуры в январе 2026 года.
Документы для уничтожения отбираются после составления описей на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение.
Опись и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. Если источником комплектования государственного или муниципального архива является организация, то описи и акт распределения документов на уничтожение после утверждения комиссией организации направляются на утверждение комиссии соответствующего архивного органа.
Организации, документы которых не хранятся в архивных учреждениях, уничтожают дела с истекшими сроками хранения. В этом случае комиссии организаций предоставляется право самостоятельно согласовывать описи постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и принимать решения о выделении документов с истекшими сроками хранения. После утверждения описи и акты утверждает руководитель организации, и только после этого организация имеет право уничтожить документы.
Для определения срока руководствуются Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерство культуры.