Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды.
Перечень законодательных актов, посредством которых происходит нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами, является достаточно широким, поскольку эти расчеты затрагивают несколько разделов бухгалтерского учета. Самые важные положения учета расчетов с подотчетными лицами определены в федеральном законе «О бухгалтерском учете» [1].
Правила и порядок оформления выдачи денежных средств из кассы предприятия представлены в Указании Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 05.10.2020) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
Поскольку подотчетные лица получают денежные средства для приобретения материалов, командировочных и представительских расходов, расчеты с ними регулируются положением по бухгалтерскому учету № 10/99 "Расходы организации" (п.2).
Важную роль в расчетах с подотчетными лицами играет также Трудовой кодекс РФ, статья 168, поскольку оформление расходов на командировки должно соответствовать его нормам. Также в ТК указан список лиц, которые могут быть направлены в командировку, и порядок оплаты труда в выходные и праздничные дни работника, направленного в командировку [3]. При направлении сотрудника в командировку организация оплачивает ему проезд, аренду жилья и суточные, размер которых установлен постановлением правительства РФ от 13 октября 2008 года "Об особенностях направления работников в служебные командировки" . Если работник направляется в командировку за границу, ему выдается аванс в валюте той страны, в которую он командирован, с учетом суточных и денег на проживание.
Выдача денежных средств под отчет на нужды организации производится работникам, с которыми заключен договор о полной материальной ответственности. Подотчетные суммы на командировочные расходы имеют право получать все работники компании, с которыми у заключены трудовые отношения, на основании распоряжения руководителя.
Согласно Указанию ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У, сотрудник может получить наличные деньги под отчет также при наличии задолженности за полученный ранее аванс, по которому наступил срок предоставления авансового отчета. Авансы под отчет могут быть выданы:
- наличными в кассе предприятия;
- безналичным путем на корпоративную банковскую карту предприятия;
- безналичным путем на зарплатную банковскую карту сотрудника.
Выдача подотчетных сумм происходит на основании приказа руководителя или заявления работника, в котором должны быть указаны следующие сведения:
- Ф. И. О. подотчетного сотрудника;
- назначение аванса;
- сумма с ее обоснованием (расчетом) – расчет суммы готовит бухгалтерия и передает директору для ознакомления;
- срок, на который выдается аванс;
- порядок выдачи денег под отчет – безналичным путем либо получение в кассе.
В срок не позднее 2 рабочих дней подтверждает свое согласие (или несогласие) на выдачу денег соответствующей записью на заявлении и подписью с указанием даты. Предельный срок выдачи подотчетных сумм составляет 30 календарных дней. Выдача денежных средств оформляется с указанием цели, на которую сотрудник имеет права тратить деньги. На иные цели расходование подотчетных сумм не допускается. Передача денежных средств, полученных под отчет, другим лицам не разрешается. Если у сотрудника есть потребность в дополнительном авансировании, он должен сообщить об этом руководителю. Для этого работник пишет новое заявление с указанием причин увеличения аванса.