Внедрение электронного документооборота

Введение

В современном обществе осуществление документооборота является довольно важным и распространенным этапом деятельности любой организации, ведь любые действия компании находят отражение в документах, будь то управление, финансы или производство. При этом поддержание надлежащего порядка в документообороте является одной из главных обязанностей фирмы. В связи с этим, в ситуации масштабного роста предприятия и увеличения численности его сотрудников, вопросы эффективности организации системы документооборота для управления организацией является наиболее актуальными.

1.Анализ кадрового делопроизводства ООО «Гарант Интермодал»
1.1. Общая характеристика предприятия, анализ состава и динамики персонала

Общество с ограниченной ответственностью «Гарант Интермодал» (далее по тексту, ООО «Гарант Интермодал») является частным коммерческим предприятием и осуществляет свою деятельность
4

в соответствии с Уставом предприятия, Конституцией РФ, Федеральным Законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и действующим законодательством РФ.
ООО «Гарант Интермодал» является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица общество приобрело с момента его государственной регистрации в установленном федеральными законами порядке. Общество создано без ограничения срока.
ООО «Гарант Интермодал» является самостоятельной хозяйственной единицей, действующей на основе полного хозяйственного расчета, самофинансирования и самоокупаемости.
Предприятие самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из экономической эффективности для обеспечения социального развития предприятия, повышения личных доходов его работников.
Источниками формирования имущества и финансовых средств является: доходы, в том числе в свободно конвертируемой валюте, полученные от реализации продукции (работ, услуг), а также других видов хозяйственной деятельности; банковские и иные кредиты.
Прибыль, остающаяся у предприятия после уплаты налогов и обязательных платежей, находится в его распоряжении и расходуется им самостоятельно. Из остающейся прибыли образуются различные фонды.
Предприятие ведёт оперативный и бухгалтерский учёт результатов своей работы.
«Гарант Интермодал» несёт полную имущественную ответственность за нарушения договорных, кредитных, налоговых, расчётных операций.
ООО «Гарант Интермодал» несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Предприятие не отвечает по обязательствам своих участников, в свою очередь, участники ООО «Гарант Интермодал» не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

1.2 Анализ хозяйственной деятельности организации и экономическая эффективность

В таблице 1.2 представлена оценка внутренних и внешних возможностей и угроз условной.
На основании полученных данных в результате проведения SWOT-анализа, возможно построение матрицы SWOT-анализа (табл1.3)
На основе SWOT-анализа делаются соответствующие выводы. В рассматриваемом нами случае это:
• возможность увеличения объема производства и продаж за счет возросшего потребления на фоне развития экономики региона.
• Угрозой для дальнейшего развития является увеличение количества конкурентов и растущие цены на материалы на фоне нехватки оборотных средств.
• Преимущества компании позволяют эффективно расширить рынок сбыта за счет возможности внедрения новых услуг и технологий и добиваться увеличения оборотных средств для наращивания объемов производства.
5


Прежде, чем провести анализ эффективности использования основных фондов оценим динамику и техническое состояние данного вида ресурсов предприятия.
Стоимость основных фондов ООО «Гарант Интермодал» с каждым годом снижается. В целом за 2016-2018 года стоимость основных фондов предприятия уменьшилась на 6680 тыс. руб. (на 14,1%).
Коэффициент обновления в исследуемом периоде увеличивался: в 2017 году на 0,069, а в 2018 году еще на 0,359. Коэффициент выбытия при этом также растет: в 2017 году на 0,091, а в 2018 году еще на 0,352.

2.Организация документооборота в ООО «Гарант Интермодал»
2.1. Описание текущего состояния обеспечения кадрового делопроизводства

Документирование трудовых отношений, формирование кадрового резерва, работа по подбору и использованию труда сотрудников являются главными направлениями работы отдела кадров.
Деятельность кадрового делопроизводства регламентируется организационно-¬правовыми документами: а именно:
Положением об отделе кадров;
Должностной инструкцией;
Правилами внутреннего трудового распорядка организации;
Положением о защите персональных данных работников;
Положением об оплате труда и премирования сотрудников;
Штатным расписанием;
Графиком отпусков и др.
Основным документом, регламентирующим деятельность кадрового делопроизводства, является «Положение об отделе кадров».

2.2. Разработка мероприятий по совершенствованию кадрового делопроизводства

Совершенствование кадрового делопроизводство в ООО «Гарант Интермодал» требуется с целью соблюдения современных требований, а именно:
ТК РФ предусматривает работу с дистанционными сотрудниками. Трудовой договор может заключаться, если разрабатываемые сотрудником документы могут подписываться электронной подписью.
6

Распоряжение Правительства (дорожная карта) требуют создания условий для использования электронных документов в кадровом делопроизводстве, а также массового внедрения электронного документооборота, с целью ускорения бизнес¬-процессов.
ФЗ «Об электронной подписи» предлагает использование в делопроизводстве три вида подписи (простую, усиленную квалифицированную и усиленную неквалифицированную).
Дополнительно, совершенствование кадрового делопроизводства должно включать следующие мероприятия:
создание условий для повышения квалификации персонала;
создание кадрового резерва;
автоматизацию рабочих процессов за счет использования программного обеспечения систем электронного документооборота;
информационную поддержку за счет осуществлению подписки на журналы: «Справочник кадровика», «Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России»;
использование психометрических тестов и программных решений в управлении персоналом являются инструментом оценки и отбора персонала.

2.3. Оценка эффективности предложенных мероприятий

Рассмотрим экономический эффект от внедрения проекта.
1. Затраты на реализацию:
Для начала необходимо произвести расчет затрат на реализацию проекта. Рассчитаем цену часа менеджера по управлению персоналом: для этого возьмем за критерий 1 (один) месяц – 31 день, это 22 рабочих дня. Менеджер работает по схеме 40 (8 часов в сутки) часовая рабочая неделя и его заработная плата составляет 40 000 тыс. рублей.
22 * 8 = 176 рабочих часов за 31 дневной месяц. 40000 / 176 = 227 руб. в час.
8 часов * 5 рабочих дней в неделю = 40 часов за неделю.
Итого 320 часов рабочего времени за 8 недель. 320 ? 227 = 72 640 руб.
Итого, реализация проекта в 5 недель будет стоить отделу управления персоналом 72 640 тыс. рублей.
2. Прибыль от реализации:
Рассчитаем стоимость подбора специалиста:
Для среднего времени поиска сотрудника менеджеру по управлению персоналом потребуется следующее количество времени:
Операции, повторяющиеся несколько раз: 72,25 часов;
Операции, повторяющиеся один раз во время работы с вакансией:
7

5,24 часа;

Заключение

Начисление отпускных производится на основании приказа руководителя о предоставлении работнику отпуска, который рекомендуется оформлять по одной из форм: Т-6 или Т-6а. Сам документ - расчет начисления отпускных -рекомендуется оформлять по специальной форме № Т60 («Записка-расчет предоставления отпуска работнику»). Предоставляемый отпуск оплачивается из расчета среднего заработка сотрудника за расчетный период, который рассчитывается в соответствии с п. 4 постановления Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 и составляет 12 календарных месяцев. Календарным месяцем считается срок от первого до последнего дня включительно. Начисление отпускных дней производится с учетом официально установленных праздничных дней.
С отпускными связано три основных документа:
график отпусков (типовая форма № Т-7);
приказ о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-6);
записка-расчет о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-60).