Учебная по получению первичных профессиональных умений и навыков (документоведение)

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать разработанным на предприятии должностным инструкциям (если они разработаны). Заметим, что эти внутренние документы взаимодополняют друг друга и также влияют на качество составления и сроки представления бухгалтерской отчетности.
Различают два вида графиков документооборота, каждый из которых используется для определенных целей:
в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием сроков и ответственных исполнителей (статический);
в виде схемы (динамический).
Статические графики документооборота представляют собой порядок оборота каждого вида документа в коммерческой организации, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях эти графики отличаются друг от друга только составом документов, специфических для каждой коммерческой фирмы. Однако статические графики документооборота позволяют определять общую совокупность документов, используемых в организации. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.
В статическом графике документооборота можно выделить семь основных этапов обращения каждого документа:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;
2) передача документа из соответствующего отдела в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка бухгалтером принятых документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов);
4) проверка принятых документов бухгалтером по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
5) арифметическая проверка первичного документа;
6) обработка документа в бухгалтерии осуществляется в три этапа:
таксировка (расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
группировка подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);
котировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
7) сдача и оформление документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете приведен пример статического графика документооборота. График включает четыре раздела: создание документа, проверка документа, обработка документа, передача документа в архив. Каждый раздел содержит специфические рубрики: в первом указываются количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения; во втором ответственный за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления; в третьем исполнитель и срок исполнения; в четвертом исполнитель и срок передачи.
Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретной организации с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения движения документов от исполнителя к исполнителю и фиксации этого движения. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не использующиеся специалистами другого подразделения, в нем не указываются. Например, инвентарная карточка учета основных средств типовой унифицированной формы ОС-6 будет присутствовать в статическом графике документооборота, но не будет указана в динамическом графике.
Сущность динамического графика документооборота представлена в виде образца приказа условной подрядной строительной организации. В ее руководство входят:
генеральный директор, осуществляющий общее управление строительной фирмой;
заместитель генерального директора, ответственный непосредственно за организацию строительного процесса;
исполнительный директор, занимающийся организационной работой в подрядной строительной организации (кадры, снабжение и т.п.);
главный бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет;
прорабы строительных участков, осуществляющие помимо основных обязанностей по руководству рабочими, учет материально-производственных запасов, поступающих на строительные объекты.
Образец приказа
ООО «Нева Строй
Приказ № 05 от 12 декабря 2016 г.
Приказываю:
Для нормальной работы фирмы и правильной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику.
1. Заместитель генерального директора:
до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором подрядные договоры с заказчиками и генподрядчиками, а также с субподрядчиками;
до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру подписанные Акты о приемке выполненных работ формы № КС-2 и Справки о стоимости выполненных работ и затрат формы № КС-3;
до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру утвержденные подрядные договора;
2. Исполнительный директор:
ежедневно сдает генеральному директору на визирование полученные счета по приобретению материально-производственных ресурсов; еженедельно сдает генеральному директору отчет о работе фирмы;
до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором договоры и контракты с поставщиками строительных материалов и оборудования, трудовые договоры с новыми сотрудниками, договоры о материальной ответственности и другие документы;
до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца.
3. Главный бухгалтер:
до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об уплаченных налогах;
до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о налоговых платежах, необходимых к уплате в следующем отчетном периоде;
до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о выданных подотчетных суммах;
до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств в кассе фирмы;
до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств на расчетном счете.
4. Прораб:
ежедневно сдает исполнительному директору заявки на приобретение необходимых строительных материалов, инструментов, хозяйственного инвентаря;
еженедельно сдает генеральному директору отчет о результатах строительного процесса;
до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени;
до 5-го числа каждого месяца сдает в производственно-технический отдел форму № М-29, а в бухгалтерию - материальный отчет.
Исполнители (прорабы, мастера, табельщики, работники бухгалтерии, снабжения, кладовщики, подотчетные лица и др.), получив выписку из графика документооборота, создают и представляют документы, относящиеся к сфере их обязанностей. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Наличие графика документооборота не только способствует взаимодействию информационных систем строительной организации, но и является одним из доказательств наличия (отсутствия) системы внутреннего контроля. Кроме того, график рационального документооборота способствует оптимизации числа подразделений и числа исполнителей, влияющих на качество учетно-аналитической информации, и, как показывает практика, улучшает всю учетную и контрольную функции системы управления строительным бизнесом.