Разработка информационной системы кафедры прикладной математики

Основными целями кафедры ««Прикладная математика и информатика»»:
- управление учебной деятельностью;
- организация и осуществление контроля за учебным процессом;
- решение вопросов с отчислением, переводом и восстановлением;
- назначение стипендии или оказание материальной помощи;
- управление воспитательной работой;
- управление научно-исследовательской деятельностью.
Основные задачи, которые осуществляет кафедра «Прикладная математика и информатика»:
- информирует студентов о графике учебного процесса;
- контролирует учебный процесс и выполнение учебных планов и программ обучающимися;
- Контроль промежуточных итогов;
- контроль посещаемости;
Для каждого сотрудника отведены свои функции и обязанности, которые изложены в Должностной инструкции, хранящейся на кафедре Прикладная математика и информатика».
Кафедра «Прикладная математика и информатика»» занимается большим объёмом рутинной, повторяющейся работы, что, обеспечивает неправильное распределение рабочего времени сотрудников кафедры «Прикладная математика и информатика», тормозя и запутывая основные процессы деятельности кафедры Прикладная математика и информатика».
Основной вид деятельности кафедры Прикладная математика и информатика» - это делопроизводственная деятельность.
Главная функция кафедры «Прикладная математика и информатика» это обеспечение координации и административное управление учебным процессом.
В процессе исследования предметной области кафедры Прикладная математика и информатика» выявляется выполнение большого числа процессов, которые можно условно сгруппировать в несколько пунктов :[1 стр. 34]
- организация и управление учебным процессом;
- формирование учётных документов;
- контроль успеваемости студентов.
В результате проведения анализа деятельности кафедры «Прикладная математика и информатика» выявлено, что предметной областью кафедры «Прикладная математика и информатика» является непосредственно учебный процесс.
Функции кафедры «Прикладная математика и информатика»:
1) регистрация всех приказов;
2) хранение оригиналов приказов;
3) распределение корреспонденции по отделам вуза;
4) регистрация и отправка исходящей корреспонденции;
5) распространение копий приказов по подразделениям вуза.
б) Отдел кадров студентов (ОК студ.):
1) хранение личных дел студентов;
2) оформление личных дел после защиты дипломных проектов (срок хранения 75 лет).
3) подписание приказов «по личному составу студентов»;
в) Бухгалтерия:
1) выплата стипендий;
2) выдача справок о размере стипендии.
г) Учебный отдел (УО):
1) подписание приказов «по личному составу студентов»;
2) проверка оформления справок об обучении;
3) учебные планы;
4) отчеты по результатам сессий и промежуточных аттестаций.
д) Кафедра «Прикладная математика и информатика»:
1) ведение личных и учебных карточек студентов;
2) сбор сессионных ведомостей;
3) приказы по факультету;
4) отчеты в подразделения вуза;
5) распоряжения по факультету;
6) проверка и передача документов на выпускников в отдел кадров студентов;
7) работа со студентами;
8) ответы на входящую корреспонденцию по факультету;
9) переписка с родителями студентов и внутренними подразделениями вуза;
10) проведение собраний со студентами.
е) Проректор по учебной работе (Проректор по УР):
1) подпись приказов;
2) подпись справок об обучении;
3) подпись других документов.
ж) Кафедра:
1) курирование студентов после завершения теоретического обучения;
2) проведение госэкзамена;
3) проведение защиты дипломных проектов;
4) выпуск дипломированных специалистов;
5) характеристика на студента.
з) Планово-финансовое управление (ПФУ):
1) отчет по контингенту;
2) подписание приказов;
3) оплата пособия сиротам.
и) Отдел платных образовательных услуг (ОПОУ):
1) проверка и подписание договоров, заключенных между студентом и вузом;
2) проверка оплаты за обучения студентами;
3) виза на заявлении студента о наличии задолженности по оплате обучения.
к) Юридический отдел (ЮО):
1) проверка всех приказом и их подписание;
2) проверка договоров.
л) Управление мобилизационной работы, гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций (УМР ГОиЧС):
1) подписание приказов;
2) курирование студентов (мужского пола) для передачи актуальной информации в военкоматы;
3) справки о переводе студентов (мужского пола) на следующий курс.
Данная модель «как есть» имеет ряд существенных недостатков, в кафедре «Прикладная математика и информатика», на примере которого разрабатывается ИАС кафедры «Прикладная математика и информатика», но есть система учета контингента учащихся, но которая не полностью удовлетворяет потребности сотрудников кафедры «Прикладная математика и информатика».
Недостатки существующей системы «Контингент»:
- нет возможности автоматического заполнения и формирования приказов. В базу вносятся только номер, дата и комментарий к уже готовому приказу, которые попадают в историю студента; [2 стр. 65]
- в учебную карточку студента не разносятся номер, дата и комментарий к приказу, в связи с этим при формировании карточки сотрудники кафедры «Прикладная математика и информатика», на вынуждены вручную заполнять данные;
- если студент обучался на разных специальностях/направлениях, в базе нигде не отражается сдача студентом разницы в программе;
- если студент обучался на разных специальностях/направлениях, учебная карточка формирует не достоверные данные;
- нет возможности формировать справки об обучении;
- нет возможности формирования справки об обучении (с оценками);
- нет возможности формировать распоряжения;
- внешний вид системы;
- отсутствие настроек проверки орфографии;
- при формировании сводной ведомости успеваемости выводятся неудовлетворительные оценки.
Диаграммы модели «как есть» представлены на рисунках 1.2-1.12.
При обследовании предметной области применялись следующие методы:
- опрос – при составлении каждого документа возникают вопросы, соответственно правильность оформления спрашивается в отделах вуза;
- наблюдение – осуществлялось наблюдение за другими сотрудниками кафедры «Прикладная математика и информатика», чтобы исключить ошибки;
- анализ операций – осуществлялся анализ всех операций, совершаемых сотрудниками кафедры «Прикладная математика и информатика», на в целях автоматизации составления документов, для исключения ошибок.