ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОЙ И СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННОЙ РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАМ ОРГАНИЗАЦИИ

Тема 1. Нормативно-правовые основы архивного дела
1. Составить историческую справку к документам архива организации
Архивы всего мира считаются главной составляющей культурного богатства, поскольку без них невозможно сформировать национальную идентичность и определить специфические особенности каждого государства. Архивы обладают огромным информационным потенциалом, который необходим для обеспечения информационных потребностей общества, решения проблем государственного устройства, развития науки и культуры, защиты конституционных прав граждан. В свою очередь, для обеспечения оптимального управления архивированием необходимо иметь архивное законодательство, которое в определенной степени отражает степень развития и зрелости архивирования в данной стране, уровень ее демократии и законности .
В ООО Мегаполис архив действует с момента создания организации 23.01.2019

2. Проанализировать положение об экспертной комиссии и положение об архиве организации
Положение разработано на основе действующего законодательства Российской Федерации об архивном деле и управленческой документации, типового перечня документов с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень), нормативных и методических документов Федерального архивного агентства ( Росархив) и органы архивного управления субъектов Российской Федерации. Российская Федерация. Положение определяет задачи, функции, права и организацию деятельности экспертной комиссии по проверке ценности документов в ООО «Мегаполис».
Экспертиза ценности документов – это исследование состава и содержания документов учреждения на основе критериев ценности документов с целью определения сроков их хранения и выбора документов для их дальнейшего хранения. В ходе работы по отбору документов на постоянное или долговременное хранение все документы, сформированные в процессе деятельности, подлежат оценочной экспертизе.
Положение содержит такие разделы, как общие положения, задачи, функции, права и организация работы экспертной комиссии.
Положение об архиве организации является локальным актом, определяющим порядок формирования, структуру, функции, ответственность, права и организацию работы архива организации в целом и его структурных подразделений.
















Тема 2. Государственные архивы, муниципальные архивы, архивы организаций
Составить схему управления архивным делом (в субъекте РФ, на территории которого расположена организация-база практики)























Тема 3. Методика и практика архивоведения
3.1. Проанализировать процесс проведения экспертизы ценности документов
В соответствии с пунктом 14 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях: «Предмет экспертизы ценности документов (далее - ЭК) заключается в определении соответствия документа и (или) документов критериям его (их) ценности в целях определения срока хранения и выбора документа и (или) документов для включения в архивное дело. фонд Российской Федерации или направление на уничтожение по истечении установленного срока хранения.
Объектом ценной экспертизы является документ и (или) сопроводительные документы».
ООО «Мегаполис» создало экспертную комиссию (далее – ЭК) для проведения экспертизы ценности документов.
Все документы ООО «Мегаполис» подлежат электронной подписи независимо от видов носителей и способов записи.
Уничтожение документов до проведения ЭК и утверждения руководителем ООО или уполномоченным лицом описи постоянного хранения и утверждения описи личных дел персонала запрещается.
ЭК - совещательный орган при главе ООО "Мегаполис", созданный приказом, действует на основании положения, разработанного на основании примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа исполнительной власти, иного федерального органа государственной власти, примерного положения. в экспертной комиссии федерального органа исполнительной власти. организация, утверждаемая уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства.
Основными функциями ООО «ИК «Мегаполис» являются:
а) организация ежегодного отбора ящиков для хранения и уничтожения;
б) рассмотрение и утверждение проектов описей дел, проектов описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе кадрового, проектов актов о выделении на уничтожение документов, не подлежащих хранению, актов о невосполнимой порче архивных документов , акты обнаружения архивных документов, по которым исчерпаны методы поиска; проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-технической документации по которым подлежат передаче на постоянное хранение;
в) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по работе с документами;
г) утверждение проектов перечней документов, образующихся в процессе деятельности ООО «Мегаполис», с указанием сроков хранения, проектов примерных и типовых номенклатур дел для территориальных органов и (или) подведомственных организаций (при наличии);
д) подготовка и представление в ЭПК архивного учреждения предложений по установлению и изменению сроков хранения документов;
е) методическое руководство работой в области обеспечения сохранности документальных и архивных фондов.
Электронная подпись осуществляется на основании документов, оформленных в соответствии с инструкциями по делопроизводству через год после окончания делопроизводства.
Срок временного хранения документов – до десяти, пяти, трех лет; Для них составляется опись временного хранения. По возможности они передаются в архив на хранение внутри организации или остаются в подразделениях до окончания указанных сроков хранения. Документы длительного хранения в соответствии с инструкциями по делопроизводству; документы старше десяти лет передаются по описям на архивное хранение в архиве организации. (Приложение 2) Для осуществления электронной подписи необходимо провести заседание Экспертной комиссии (ЭК) структурного подразделения, на котором комиссия рассматривает все документы.