Ознакомление с общими вопросами автоматизации бухгалтерского учета

автоматизирован, компьютерные программы получили широкое распространение, и, кажется, упростили бухгалтерскую работу до предела .
Бухгалтерия консервативна. Двойная запись известна шесть столетий, журналы-ордера — c начала двадцатого века. И вот с 90-х годов страну накрыла волна компьютеризации. Разберёмся, что это такое, рассмотрим преимущества и механизмы перехода от ручного труда к использованию специализированных приложений .
В настоящее время бухгалтерский учет в крупных предприятиях ведется при помощи современных ERP-систем, позволяющих автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и управление производством в целом. ERP-системы являются надежной основой для корпоративного доступа к данным, что необходимо современным организациям для своевременного принятия решений . В настоящее время многие хозяйствующие субъекты решают задачу интеграции данных, выбирая надежный и проверенный способ консолидации данных в единое корпоративное хранилище при помощи программных продуктов, имеющихся на рынке автоматизации учетной деятельности. Одной из основных особенностей российского рынка ERP-систем является противостояние между российскими и зарубежными разработчиками программ, так как они предлагают однотипные по функциональному содержанию продукты и являются конкурентами.
Системы российского производства, которые являются аналогами зарубежных решений. Достаточно крупных и действительно хорошо зарекомендовавших себя отечественных разработок немного, среди всех программ можно отметить корпорации «1С: Предприятие 8: Управление производственным предприятием», «Парус», а также «Галактика» . Таким образом, для своего предприятия в использование можно выбрать как зарубежную программу, так и российскую. Но при работе, как отмечают специалисты, ощутимы различия в комплексной автоматизации. Зарубежные решения, как правило, являются более проработанными и функционально полными, а также содержат прогрессивный управленческий опыт. Отечественные решения являются учетными системами, регистрирующими осуществленные операции, возможности планирования в них представлены слабо. Существенным плюсом российских разработок является относительно невысокая стоимость.
Следует отметить, что бурное развитие современных информационных технологий предопределяет новые формы использования программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета. Среди основных тенденций развития информационных технологий следует выделить одну из главных – использование интернет-технологий. Реализация данного направления предполагает применение облачных технологий. Облачная бухгалтерия представляет собой совсем молодой сервис, возникший в 2010 г., но уже успевший завоевать признание многих предпринимателей во всем мире. Суть данной технологии заключается в том, что владельцу бизнеса, бухгалтеру, работающему на предприятии или в сторонней организации предоставляется за определенную плату доступ к программе в Интернете, с помощью которой можно с наименьшими трудовыми затратами обеспечить реализацию всех традиционных бухгалтерских процессов .
Помимо подготовки отчетов практически все «облачные» бухгалтерские программы выполняют следующие функции: проведение налоговых расчетов и составление отчетности; оформление фактурных счетов; составление типовых договоров и первичной отчетной документации; выставление счетов; расчет заработной платы; ознакомление пользователя со всеми нововведениями в сфере бухгалтерского учета и налогообложения . Несмотря на очевидное численное превосходство преимуществ облачных бухгалтерских систем, многие владельцы малого и среднего бизнеса не пользуются подобным сервисом, а значит, переходу на облачные технологии препятствуют ряд факторов. Результаты проведенного опроса среди субъектов малого предпринимательства, осуществляющих деятельность на территории Нижегородской области свидетельствую о том, что к основным факторам сдерживающим применение «облачных» технологий относятся: неоправданные затраты на переход – 56 %; недостаточный уровень профессиональных умений – 13 %; риск безопасности данных -22%. Не смотря на вышеприведенные трудности в признание «облачных» технологий пользователями, следует отметить то, что применение «облачных» технологий может выступать альтернативой традиционной штатной бухгалтерии лишь для небольших организаций и индивидуальных предпринимателей с типовым учетом. В ближайшем будущем онлайн системы будут функционально развиваться и будут плавно заменять традиционные программы. Однако пройдет еще несколько лет, пока разработчики смогут убедить основную массу пользователей в преимуществах онлайн-технологий.
Автоматизированный бухгалтерский учёт предполагает передачу части функций от человека к технике, в том числе:
- проведение математических вычислений (исчисление налогов и сборов, итоговых сумм),
- создание выборок и сводных отчётов;
- хранение сведений (справочники, журналы),
- заполнение бланков (накладных, счетов-фактур).
Для того, чтобы бухгалтерская документация отвечала всем нормативно-правовым актам действующего законодательства Российской Федерации, требуется также соблюсти нормы и требования, касающиеся сроков хранения документов налогового и бухгалтерского отчета.
Общее правило по срокам хранения бухгалтерской отчетности определяет, что годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно или в любом случае не менее 10 лет. Основанием для этого является пункт 351 перечня «Типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения».
Бухгалтерская отчетность в бумажном виде должна храниться с пометкой о сдаче ее в налоговую инспекцию. Это делается для того, чтобы в случае расхождений иметь возможность своевременно и оперативно представить ее для проверки контролирующим органам.
Основными нормативно-правовыми актами, регулирующими сроки хранения бухгалтерской документации, являются:
- Федеральный закон от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.06.2013 г.) (далее Закон N 402-ФЗ).
- Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Налоговый кодекс российской федерации.
«Подробный перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. N 558.
Правила организации хранения электронных документов и электронных регистров бухгалтерского учета установлены и Правилами организации хранения документов.
Программа "Архив документов" позволяет автоматизировать процесс управления документооборотом и делопроизводством в организации. Данная система дает возможность создать единую базу документов, оптимизировать учет и контроль выполнения ежедневных задач и решений, минимизировать затраты времени и средств на рутинные операции, повысить эффективность деятельности сотрудников и многое другое.
Благодаря гибкой и интуитивно простой структуры базы данных, программу можно настроить самостоятельно под любые необходимые задачи без специальных знаний и IT-ресурсов .
Рассмотрим основные функции программы
1. Учет и хранение документов
Регистрация и учет документов по следующим параметрам:
- по типу (договор, смета), виду (бухгалтерский, отчетный)
- по срокам действия, сумме, валюте (актуально для договоров и т.п.)
- по авторам, ответственным подразделениям и исполнителям
- по компаниям-партнерам (с указанием полных координат компаний)
- по теме (возможно описание содержания)
- по статусу (выполняется, завершено)
- если документ содержится в электронном виде, указывается путь к файлу.
2. По каждому документу можно фиксировать дополнительную информацию.
3. Систематизация документов
4. Программа позволяет систематизировать хранение документов.
В базе указывается:
- место хранения документов (№ шкафа, полки, папки…)
- дата, до которой документы должны храниться
- история выдачи документов на руки (кто, что и когда брал)
5. По каждому документу можно фиксировать произвольную дополнительную информацию.
6. Контроль исполнения документов по срокам
7. Возможность эффективно управлять процессами движения и обработки документов.
8. Реализован контроль работ по документам на всех стадиях: