понятие, цели и задачи инвентаризации

оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такие же расписки дают и лица, которые имели подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.[7]
В инвентаризационные описи или акты, не менее, чем в двух экземплярах, записываются сведения о натуральном наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств инвентаризации.
Инвентаризационная комиссия обязательно вносит в описи точные и полные данные о фактических остатках основных средств и другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
При инвентаризации происходит пересчет, взвешивание и обмер имущества.
Руководитель организации создает условия, которые обеспечивают полную и точную проверку наличия имущества на складах в установленные сроки. Происходит проверка наличия имущества при обязательном участии материально ответственных лиц.
Часто бывает такое, что в результате инвентаризации выявляются реальные недостачи, что влечет за собой санкции для лиц, которые отвечают за сохранность имущества. Поэтому нужно, чтобы эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу будут проверять, чтобы, например, весь товар находился на нужном складе, был пересчитан, обязательно оприходован и подписан, т.е. они обязаны будут расписаться на заглавном листе инвентарной описи ИНВ-3 и должны быть ознакомлены с приказом по форме ИНВ-22.
Приступать к выполнению второго этапа инвентаризации нужно только после того, как будет правильно оформлен первый этап.
Перед инвентаризацией нужно проверить также наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности и сроки действия этих договоров.
Второй этап – это выявление и проверка натурального наличия имущества, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях, т.е. непосредственно инвентаризация. Путем физического пересчета, взвешивания и промеривания, инвентаризационная комиссия определяет наличие имущества. Все это записывается в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. Если выявлены при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.
Если выявляются материальные ценности, не отраженные в учете, то комиссия включает их в инвентаризационную опись. Инвентаризационные описи могут заполняться с помощью компьютера, так и ручным способом. Они заполняются шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Количество ценностей, объектов и их наименования, которые проверяют при инвентаризации, записываются в описях по принятым в учете единицам измерения и по номенклатурному номеру. На каждой странице описи пишутся прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, которые записываются на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения показаны ценности.
Если случаются ошибки, то исправляют все экземпляры описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления правильных записей над неправильными. Все исправления члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица обязательно оговаривают и подписывают. В описях не оставляют незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркивают. На последней странице описи быть делается отметка о проверке цен, подсчета итогов. На этой странице должны присутствовать подписи людей, производивших инвентаризацию.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и лица, отвечающие за сохранность имущества. Эти же лица в конце описи обязательно дают расписку, которая подтверждает проверку комиссией имущества в их присутствии, что нет претензий к членам комиссии и о принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.[14]
Если происходит смена лиц, ответственных за сохранность имущества, то принявшие имущество расписываются в описи в получении, а сдавшие - в сдаче этого имущества. Отдельные описи составляются на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки.
При инвентаризации имущества, проводимой в течение нескольких дней, помещения, где находятся материальные ценности, должны быть опечатаны, а описи хранятся в сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Если лица, отвечающие за сохранность имущества, обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, то они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия произведет проверку и в случае их подтверждения внесет исправления выявленных ошибок в установленном порядке.
На третьем этапе происходит сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерии. Здесь выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Определяются причины расхождений руководителем организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, при необходимости сверяется движение материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Применяются Сличительные ведомости формы ИНВ-18, ИНВ-19 для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета. В сличительных ведомостях отражают результаты инвентаризации – разницу между данными по бухгалтерскому учету и данными инвентаризационных описей.