Преимущества электронного документооборота внутри частного предприятия

Введение
В настоящее время цифровизация является одним из наиболее влиятельных трендов современной экономики. XXI век характеризуется социально-экономическими изменениями, избытком информации и постоянным совершенствованием технологий. Причем данный тренд примечателен тем, что касается как процессов государственного и муниципального управления, так и экономики на уровне организаций, что говорит о несомненной актуальности цифровизации [8, с. 140].
Современная ситуация также характерна увеличением объемов обязательной электронной отчетности перед контролирующими органами, соответственно, организациям необходимо приспосабливаться к ситуации, когда все больше документов принимают электронную форму. Помимо этого все больше контрагентов предпочитают обмен информацией только через электронные каналы. В данном случае важным условием для повышения конкурентоспособности компании в целях сохранения ключевых преимуществ для устойчивого и долгосрочного развития является быстрое и эффективное реагирование на запрос в развитии электронного документооборота, который стал незаменимым элементом цифровой экономики в бизнесе.
Наряду с увеличением объемов обязательной электронной отчетности в контролирующие органы, с каждым днем все большее количество документов приобретают обязательную электронную форму, все большее число контрагентов хотят обмениваться юридически значимой информацией только посредством электронных потоков. Чтобы оставаться конкурентным и перспективным участником рынка, а также не потерять ключевые преимущества для стабильного и долгосрочного развития, современной компании необходимо своевременно отвечать подобным запросам окружающей среды. Поэтому неудивительно, что одним из важнейших элементов цифровой экономики бизнеса стал электронный документооборот: внутренний – для управления документными потоками и повышения качества управления, и внешний – для оперативного гарантированного обмена юридически значимой информацией с контрагентами и контролирующими органами [7, с. 15].
Внедрение и использование технических и технологических новшеств в профессиональной сфере требует от современных работников высокого уровня квалификации, но позволяет им улучшить качество работы и увеличить скорость выполнения производственных задач. Поэтому сегодня практически не осталось направлений деятельности, которых бы не коснулись автоматизация и информатизация. Не стал исключением и документооборот: многие организации в настоящее время осуществляют переход с традиционного бумажного формата на электронный.
Цель реферата: «Оценить преимущества электронного документооборота внутри частного предприятия»
Задачи реферата:
• изучение понятия и особенностей электронного документооборота;
• изучение преимуществ и перспектив развития электронного документооборота.
 
1. Понятие и особенности электронного документооборота
Информационные технологии плотно внедрились в нашу жизнь, в связи с чем обрели широкое применение электронные документы. В качестве правовой базы всего регулирования информационной сферы можно назвать Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Так, ст. 2 данного закона определяет информацию как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [1]. Также дано определение следующих терминов [1]:
 документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
 информация о гражданах (персональные данные) – сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющих идентифицировать его как личность;
 конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с российским законодательством.
Нормативное определение электронного документа в данном законе определяется как документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [1]. Говоря простым языком, электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, который можно воспринять с помощью компьютеров и передать по сети или обработать в информационных системах. Особенностью и одновременно сложностью электронных документов является то, что их информация представлена в электронном виде, тем самым доступна для восприятия только с использованием определенных технических и программных средств. В остальном электронный документ имеет такую же значимость и выполняет те же функции, что и документ на бумаге.
Физическая и логическая структура электронного документа зависит от способа размещения данных на носителе и используемых программных и технических средств [3]. Логическая структура электронного документа определяет связи между его частями в виде данных различных типов