Служебная переписка

Актуальность темы. Успех любой организации или предприятия немыслим без культуры поведения и этикета. Все действия руководителей и сотрудников должны соответствовать правилам хорошего тона и контексту.
Интересно, что около половины рабочего времени приходится на работу с документами и почтой. Но это необходимо, так как грамотная деловая переписка может положительно сказаться на обороте фирмы, ускорить взаимодействие разных служб и отделов.
Мы редко задумываемся о том, что официальная письменная коммуникация имеет древние корни. Языковые формулы, виды и разновидности официальной корреспонденции, формуляры и способы обработки писем существуют уже веками. Многие виды письменных сообщений имеют тысячелетнюю историю.
Каналы связи между деловыми партнерами - это не только личные встречи, переговоры и конференции, но и повседневные отношения, оформляемые через письменную переписку.
Деловая переписка является одним из ключевых каналов коммуникации организации с внешним миром. Она позволяет обмениваться информацией, делать предложения, проводить переговоры и т.д. В некоторых случаях информационные документы просто подтверждают факты и события, которые нужно учесть.
Таким образом, служебное письмо - это общее название различных документов, оформленных в соответствии с ГОСТом и отправляемых почтой, факсу или другими средствами.
Цель работы рассмотреть организацию служебной переписки.

1. Понятие служебной переписки

Переписка – это общее название различных документов, используемых для оперативного информационного обмена между организациями. Включает в себя такие виды документов, как служебные письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения и другие. Она служит средством связи между организациями, независимо от их отношений – соподчинения или нет.
Переписка характеризуется разнообразием видов: от нормативных писем и телеграмм государственных органов до гражданских обращений и стандартных заявок. В содержании переписки может быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и другие [4].
Для оперативного информационного обмена широко используются служебные письма, которые могут быть отправлены по почте или факсу. При составлении и оформлении таких писем необходимо соблюдать следующие требования:
- Письмо оформляется на бланке формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с их компетенцией. Письмо должно быть составлено грамотно, без ошибок и исправлений.
- Независимо от содержания, письмо должно быть написано официально-деловым стилем, содержать объективную информацию о событиях и при необходимости – разъясняющие и дополняющие материалы.
Для переписки используются бланки писем организаций, структурных подразделений, а также должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения применяется только тогда, когда руководитель такого подразделения имеет право на подписание.