Виды бланков. Реквизиты. Формуляры. Отметки на документах

Введение
Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты,
которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия.
Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и
организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.
Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения
и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме. [2]
Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней
работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие
отдельных подразделений.
1 Понятие бланков. Виды бланков
Бланк – это полиграфический шаблон стандартного документа, на котором заранее напечатаны
некие постоянные сведения и реквизиты, неизменные в каждом аналогичном документе. Бланки
облегчают делопроизводство и могут являться эффективным инструментом для продвижения
фирменного стиля.
Различные виды бланков документов актуальны для одновременного выполнения нескольких
задач.
Сокращают время на оформление документации. Заготовка уже содержит информацию
постоянного характера, что упрощает и ускоряет набор данных.
3
Исключают вероятность ошибки в реквизитах. Достаточно скрупулезно проверить заполненные
поля один раз во время подготовки шаблона.
Облегчают восприятие написанного текста. Четкая структура и привычное расположение сведений
ускоряют процесс обработки необходимых данных. [7]
Печать фирменных бланков повышает престиж компании в глазах клиентов и партнеров,
особенно если листы оформляются типографским способом.
2 Реквизиты
Рассмотрим понятие реквизиты. Далее приведены несколько определений данного понятия.
Реквизиты – это:
1) Данные, содержащиеся в документе, необходимые для признания его действительным.
2) Информация, обязательность которой прописана в законодательных актах.
3) Необходима для признания того или иного документа действительным.
4) Совокупность элементов, которых постоянно должны содержать в себе документы.
5) Идентификационные данные документации. [9]
3 Формуляры
Деятельность любой организации, точно так же, как и жизнедеятельность человека,
сопровождается оформлением документов.
Документ — определенного содержания информация, имеющая юридическое значение и силу.
Содержание документа определяется его назначением и названием, а юридическая сила —
наличием всех тех реквизитов, которые являются обязательными для данного типа документов.
Кроме наличия установленных для данного документа реквизитов, его юридическая значимость
подтверждается и тем, насколько соблюден порядок расположения этих реквизитов на
стандартном листе бумаги.
Формуляр — образец документа, определяющий состав и расположение его реквизитов. Наличие
типовых формуляров для каждого вида официальных документов — насущная необходимость.
[8]
Поскольку правильное оформление документа является основным условием его юридической
значимости, формуляр документа, реквизиты документа, их наличие и расположение,
устанавливаемые им, позволяют сократить и устранить возможные ошибки при его составлении.
4 Отметки на документах
На первый взгляд, служебные отметки на документе проставлять не обязательно. Но это только на
первый взгляд. Если вы забудете их проставить, документ просто перестанет существовать.
Ведь к служебным отметкам относятся:
- отметка о поступлении документа в организацию, резолюция руководителя, отметки о контроле,
об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело и многие другие.
4
Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих
движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения
исполнения или отправки.
Заключение
При ведении предпринимательской деятельности руководители организаций постоянно
пользуются реквизитами предприятия – направляют их партнерам или клиентам для оформления
документации, заключения договоров, осуществления денежных переводов.
Развитие формуляра документа шло в направлении закрепления в практике делопроизводства
документирования только той информации, которая необходима и достаточна для той функции,
которую призван выполнять данный конкретный вид документов.