Эцд понятия критерии ценности и этапы проведения

Введение

В настоящее время в крупных организациях с большим документооборотом большой объём в общем комплексе делопроизводственных процессов занимают операции по хранению документов. Это обусловлено тем, что документы организаций направляются на архивное хранение на длительный срок или хранятся короткий срок, а затем уничтожаются. Значение и ценность различных документов неодинакова. Одни документы необходимы для работы в течении ограниченного времени. Другие, представляют ценность только для самого предприятия. Третьи, имеют историческую ценность для общества и должны сохранятся бессрочно. Четвертые, содержащие информацию о конкретной личности, например, личные дела сотрудников, хранятся на срок жизни человека.
Таким образом, процесс анализа документов на основе единых критериев оценки является постоянной деятельностью и имеет большое значение для организации.
Объектом данного исследования является процесс функционирования и формирования системы документационного обеспечения управления. Предметом - технология, процедуры и организация оценки и отбора документов на архивное хранение на основе экспертизы ценности документов. Целью курсового исследования является изучение организации экспертизы ценности документов в делопроизводстве. Для достижения цели исследования были поставлены следующие задачи:
1. раскрыть понятие «экспертизы ценности документов» и критерии оценки;
2.рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов.

1.Понятие и критерии экспертизы ценности документа

Понятие «экспертизы ценности документов», является основополагающим в системе документоведения. Документы, образующиеся в ходе работы различных юридических лиц, содержат различную информацию, с разной степенью ценности. С экономической точки зрения хранить все документы нерационально, так как это повлечет за собой дополнительные расходы на специальных сотрудников и материальную базу, поэтому проводится экспертиза ценности документов – определение
Экспертиза ценности документов в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» является «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации».
В «Энциклопедии делопроизводства» экспертиза ценности документов определяется как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение» .
В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» приводится понятие «экспертизы ценности документов» как «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев» .
По мнению Т. А. Быковой экспертиза ценности документов – это «изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения» .
В соответствии с "Основными Правилами работы архивов организаций"
экспертиза ценности документов – это «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение» .
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании следующих принципов:
1. Историзма. Оценивается историческая значимость документа, содержащийся в ней информации. Например, личное дело какой-нибудь исторической личности.
2. Системности. Документ должен оцениваться не только как единственный экземпляр чего-либо, но и как часть целого. Например, документ, содержащий сведения о поставке строительных материалов в конкретный день, поставка которых продлилась в течении месяца.
3. Целостности. Данный принцип означает комплексное применение критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
Рассмотрим важнейшие критерии:
1. Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе деятельности государства создаются различные учреждения, организации, которые вносят свой вклад в его развитие. Размером и ценностью данного вклада, участия в жизни страны и определяется значимость организации.
Документы создаются и хранятся также и у частных лиц. Данное лицо может иметь большое значение для государства, например, оно может принимать участие в каких-либо важных исторических событиях. Этим лицом может быть Герой СССР, который оставил дневник с воспоминаниями о битве на Курской дуге.