Современные тенденции автоматизации документооборота

Введение
Тенденциями ближайшего будущего будет перевод всё больших и больших
бизнес-процессов документооборота в электронный вид. Организации будут
переводить в электронную форму различные заявки, подбор персонала,
служебные записки, договора и т.д. Электронная подпись перестанет быть
прерогативой органов власти, а будет внедряться повсеместно, в том числе и
для внутреннего использования в коммерческих организациях.
Сегодня, так же как и на заре автоматизации, этапы разработки концепции
автоматизации организаций практически не изменились. Как и 25 лет назад,
начинать надо не с автоматизации, а с анализа и совершенствования бизнеспроцессов. Выбор конкретных поставщиков программного обеспечения, ИТрешений вторичен по отношению к задаче оптимизации самих рабочих
процедур и процессов на предприятии, их стандартизации. Это подтверждает
и практика реализации проектов по СЭД многих предприятий — начинать
разработку СЭД надо с наиболее важных и проблемных участков бизнеса.
3
1.Документооборот
Документооборот – это 1) передвижение в организации всех документов с
даты их создания (получения) до сдачи в дело, отправки, полного
выполнения; 2) суммарное число внутренних, исходящих и входящих
документов организации за некий период времени. Документооборот делится
на централизованный и уровня структурного подразделения. В
централизованный документооборот включается вся документация,
подлежащая централизованной регистрации. В документооборот уровня
структурного подразделения включены документы, учитываемые только в
структурных подразделениях.
Документооборот является деятельностью по организации передвижения
документов на предприятии от момента их получения или создания до
окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.
Документооборот — это передвижение документов с момента их получения
или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело.
Различают три главных потока документации:
документы, которые создаются в организации и используются в
управленческом процессе работниками организации (внутренние);
документы, которые отправляются в другие организации (исходящие);
документы, которые поступают из других организаций (входящие).
Документы, которые поступают в организацию, проходят: передачу на
исполнение; предварительное рассмотрение; первичную обработку;
рассмотрение руководством; регистрацию. Документооборот бухгалтерских
документов
В бухгалтерском учёте есть пять главных этапов документооборота:
Передача документа в бухгалтерию;
Составление документа в момент выполнения хозяйственной операции;
Обработка документов в бухгалтерии, которая в себя включает: контировку
(указание корреспонденции счетов в первичном документе);
группировку; таксировку (расчёт стоимости хозяйственной операции).
Проверка принятых бухгалтером документов по содержанию, по форме,
арифметическая проверка;
Сдача на хранение документов в архив.
4
Электронный документооборот
В отдельных организациях вводят систему электронной обработки
документов и обмена документами меж внешними получателями
(подразделениями). Для организации на сервере организации электронного
документооборота создают базу данных, где хранят все созданные
документы. Доступ к базе данных производится через браузер (обычно,
разработчик созданного интерфейса определяет поддержку браузера).
Возможен доступ как через интернет (внешний), так и по локальной сети
(внутренней).
Документы загружаются или сохраняются в определённые выделенные
папки организации. Папки распределяются соответственно с иерархической
структурой подразделения организации. Модифицировать, создавать,
удалять созданные документы может лицо, которое наделено
соответствующими правами. Рассмотрим, более детально, что значит
документооборот. Организация работы с документами — это организация
документооборота, использования и хранения документов в нынешней
деятельности учреждения.
Из определения очевидно, что одна из составляющих организации работы с
документами – это документооборот. Организация документооборота
Движение документов в организации с момента их получения или создания
до окончания выполнения или отправления считается документооборот.
Организация передвижения документов — важная часть процесса
делопроизводства. Документооборот необходимо организовать так, чтобы