Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

Основной целью бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами является контроль соблюдения кассовой и расчетной дисциплины, правильности и эффективности использования денежных средств.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются [1, с. 89]:
1) правильное оформление документов и соблюдение законности операций, проводимых с денежными средствами;
2) контроль соблюдения своевременности и правильности возврата неиспользованных подотчетных сумм;
3) порядок правильного оформления выдачи подотчетных сумм на хозяйственные нужды и командировочные расходы.
Бухгалтерия использует синтетический учет по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» в соответствии с задачами. Для этого применяется бухгалтерская программа 1С: «Бухгалтерия», с помощью которой можно сформировать отчет «анализ счета». Данный отчет доступен для формирования за любой период времени и показывает дебетовые и кредитовые операции по счету 71. Однако следует учитывать, что синтетический учет предоставляет только обобщенные данные, более подробную информацию можно получить из аналитического учета.
В балансе сальдо по счету 71 отображается в развернутом виде: дебетовые остатки в активе, кредитовые в пассиве. Первоначальное дебетовое сальдо по данному счету формируется при выдаче подотчетного аванса и указывает на наличие у сотрудника денежных средств в подотчете.
В течение установленного срока исполнения поручения, задолженность сотрудника считается нормальной и не требует погашения. Денежные средства, выданные в подотчет, оформляются расходным кассовым ордером. При отчете о расходе этих средств подотчетное лицо составляет авансовый отчет и предоставляет оправдательные документы, такие как чеки, счета, акты выполненных работ, накладные, бланки строгой отчетности.
Данные документы сохраняются в случае необходимости или для проведения аудиторской проверки [1, с. 95].
Аудиторская проверка – это проверка финансово-экономической деятельности организации, проводимая аудитором на основании представленных документов по бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая проходит несколько основных этапов [2, с. 100]:
1) подготовительный этап;
2) планирование;
3) проведение аудита;
4) составление заключения.
На первом этапе аудитор знакомится с клиентом. Аудитор получает полную и достоверную информацию о деятельности организации. Второй этап включает в себя заранее продуманный аудитором план и сроки его реализации для того, чтобы, правильно и качественно оценить систему бухгалтерского учета, систему внутреннего контроля организации и риски. Такой план составляется индивидуально для каждой организации.