Разработка информационно-поисковой системы для торговой сети «АО ZARA СНГ»

В ходе анализа функционала программных продуктов автоматизации документооборота было показано, что:
 общий функционал документооборота реализован в каждом из трех программных решений;
 в каждом из трех рассмотренных программных решений присутствуют необходимые средства информационной безопасности;
 функционал средств администрирования в «1С: Документооборот» представляет собой конфигуратор от ПО 1С, что позволяет проводить доработки информационной системы под специфику организации;
 возможности работы с корпоративными библиотеками и конференциями, а также сервисы мгновенных сообщений присутствуют только в ПО LotusNotes, но данный сервис не востребован в условиях компании AО «Zara»;
 в системе «1С: Управление производственным предприятием» имеются возможности интеграции с подсистемой кадрового и бухгалтерского учета.
В ходе анализа функционала программных средств автоматизации документооборота было показано, что в рассмотренных решениях не учитывается специфика автоматизации документооборота в условиях строительных компаний. Таким образом, в качестве стратеги автоматизации документооборота выбрана собственная разработка ПО.

1.4. Цель, задание и требования, предъявляемые к разработке.
1.1 Полное и краткое наименование системы
Полное наименование системы: Информационно-поисковая система (ИПС) электронного документооборота.
Краткое наименование системы: «ИПС Документооборот»
1.2. Назначения и цели разработки
Программный продукт предназначен для поддержки бизнес-процессов документооборота, включающих:
 информационный поиск по входящим документам;
 информационный поиск по исходящим документам;
 поиск данных о процессе отработки распорядительной документации;
 формирование отчетности по данных информационной поисковой системы внутреннего документооборота.
Задачи разработки программного продукта «ИПС Документооборот»включают:
1. Обеспечение возможности поиска данных о входящих документах
2. Обеспечение наглядности и структурности данных, удобства в работе с программной системой.
Для реализации указанных целей системы необходимо провести решение следующих задач:
1. Провести анализ специфики технологи документооборота, разработать алгоритмы работы с информацией
2. Провести анализ используемого аппаратного обеспечения.
3. Провести выбор СУБД и среды реализации.
4. Разработать программный продукт
1.3. Требования к функциональным характеристикам
Перечень задач автоматизации приведен в таблице 1.2.
Таблица 1.2 - Перечень задач автоматизации
Наименование процесса Возможность автоматизации Решение об автоматизации в ходе проекта
Выдача данных поисковых запросов по входящим документам Возможна Будет автоматизирован
Выдача данных поисковых запросов по резолюциям руководства Возможна Будет автоматизирован.
Выдача данных поисковых запросов по срокам исполнения Возможна Будет автоматизирован.
Выдача данных поисковых запросов по исходящим документам Возможна Будет автоматизирован.
Формирование сводной отчётности по состоянию системы документооборота Возможна Будет автоматизирован.

Требования к системе в целом
Требования к пользователям системы:
 для пользователей: ведение картотеки специалистов, возможность информационного поиска по поступающим и отправляемым документам, учет номенклатуры дел;
 для управления системой к администраторам предъявляются требования, связанные с особенностями работы с СУБД, безопасностью данных и разграничением доступа. Знание технологии обработки данных о состоянии документооборота необязательно;
 для руководителей: формирование отчетных форм в рамках ведения документооборота и отработки документов;
Требования к функциям, выполняемым системой, приведена в таблице 1.3.


Таблица 1.3 - Требования к функциям, выполняемым системой
Функция Задача Требования к временному регламенту
Информационный поиск по базе документооборота
Выдача данных поисковых запросов по входящим документам Постоянно
Выдача данных поисковых запросов по резолюциям руководства Постоянно
Выдача данных поисковых запросов по срокам исполнения Постоянно
Выдача данных поисковых запросов по исходящим документам Постоянно
Формирование сводной отчётности по состоянию системы документооборота Постоянно
Выдача данных поисковых запросов по номенклатуре дел Постоянно
В таблице 1.4 приведен перечень критериев отказов

Таблица 1.4 - Перечень критериев отказов
Функция Критерии отказа Время восстановления
Выдача данных поисковых запросов по входящим документам Файл не загружается в систему 5 мин. (перезагрузка ПК)
Выдача данных поисковых запросов по резолюциям руководства Отсутствие информации 3 мин. (перезапуск ПО)
Выдача данных поисковых запросов по срокам исполнения Отсутствие выданной информации 1-5 мин.
Выдача данных поисковых запросов по исходящим документам Ошибка при удалении материала 1-5 мин.
Формирование сводной отчётности по состоянию системы документооборота Ошибка выдачи материала 20 мин.
Выдача данных поисковых запросов по номенклатуре дел Отказ в доступе 20 мин. (пересчет признаков риска)

1.4. Требования к надежности
Программно-аппаратная система должна обеспечивать бесперебойность работы системы без необходимости постоянного присутствия администраторов (задачи обслуживания программной и аппаратной системы должны выполняться автоматически с запуском по расписанию).
Система должна быть работоспособной и обеспечивать возможности по восстановлению собственных функций в случае возникновения нештатных ситуаций следующих видов:
– при возникновении сбоев электропитания аппаратной части серверов и рабочих станций, что может приводить к их перезагрузке, восстановление системы должно производиться после перезапуска операционной системы;
– при ошибках в работе аппаратной части восстановление функциональности проводится средствами восстановления операционной системы;
– в случае возникновения ошибок, обусловленных работой программного обеспечения (ОС и драйверов устройств), восстановление работоспособности производится средствами операционной системы.
Для защиты технических средств от перепадов напряжения и коммутационных помех необходимо использование сетевых фильтров.
1.5. Требования к составу и параметрам технических средств
Для разработки конфигурации потребуется компьютер, удовлетворяющий следующим требованиям:
 процессор тактовой частотой от 2ГГц;
 оперативная память от4 ГБайт и выше;
 дополнительное оборудование (клавиатура, мышь, принтер, монитор);
 жесткий дискSATA 3 или SSD.
Периодическое техническое обслуживание используемых технических средств должно проводиться в соответствии с требованиями технической документации изготовителей, но не реже одного раза в год.
Периодическое техническое обслуживание и тестирование технических средств должны включать в себя обслуживание и тестирование всех используемых средств, включая рабочие станции, серверы, кабельные системы и сетевое оборудование, устройства бесперебойного питания [16].
В процессе проведения периодического технического обслуживания должны проводиться внешний и внутренний осмотр и чистка технических средств, проверка контактных соединений, проверка параметров настроек работоспособности технических средств и тестирование их взаимодействия [26].
Требования к программному обеспечению:
 операционная система: MS Windows 7/8/10;
 MSOfficeверсии 2007 и выше.
Разрабатываемый программный продукт не нуждается в маркировке, упаковке и транспортном хранении.
1.9. Требования к эргономике и технической эстетике
Программа должна иметь удобный для пользователя интерфейс, отвечающий следующим требованиям:
 взаимодействие системы и пользователя должно осуществляться на русском языке;
 при работе с интерфейсом пользователь должен быть ориентирован на работу с клавиатурой и мышью;
 разрешение экрана должно обеспечивать полное размещение форм на экране монитора.
1.10 Стадии и этапы разработки
Этапы выполнения работ предоставлены в таблице 1.5.

Таблица 1.5 - Этапы выполнения работ
Название этапа Содержание работы
Анализ предметной области Отчет
Разработка документа «Технического задание» Документ «Техническое задание»
Проектирование системы Разработанное программное обеспечение
Разработка пользовательской документации Пользовательская документация

Выводы по разделу
Технологии информационного поиска по БД документооборота в компаниях позволяет в оперативном режиме осуществлять поиск по поступающим, отправляемым документам, документам, находящимся на исполнении. Внедрение информационной поисковой системы обеспечит повышение эффективности бизнес-процессов управленческой деятельности в компании за счет возможностей выдачи оперативной выдачи информации руководству о процессе отработки распоряжений. Анализ функционала существующих решений показал неполное соответствие существующих решений специфике работы исследуемой компании. Таким образом, в качестве способа приобретения программного решения выбрана собственная разработка.


 
ГЛАВА 2.Проектная часть
2.1. Моделирование в UML: логическое проектирование

Далее проведём построение UML-моделей информационно-поисковой системы документооборота в компании. На рисунке 2.1 приведена диаграмма вариантов использования.

Рисунок 2.1 – Диаграмма вариантов использования

На рисунке 2.2 приведена диаграмма деятельности.

Рисунок 2.2 – Диаграмма деятельности

На рисунке 2.3 приведена диаграмма последовательности.

Рисунок 2.3 – Диаграмма последовательности

2.2. Информационная модель технологии документооборота

Задачи автоматизации технологии информационного поиска в системе документооборота включают [27]:
 работу с картотеками, содержащими данные о контрагентах, сотрудниках компании, задействованных в технологии документооборота;
 ведение учета входящих документов;
 обработку документов по полному жизненному циклу – от регистрации, простановки резолюции, учета данных о результатах исполнения;
 формирование отчетности о состоянии документооборота в организации.
Сущностями проектируемой информационной системы являются:
 сотрудники компании, задействованные в системе документооборота;
 организации-контрагенты;
 входящие документы;
 исходящие документы;
 типы резолюций;
 статусы;
 резолюции.
На рисунке 2.4 приведена диаграмма «Сущность - Связь» разрабатываемой информационной системы.
Приведем описание связей между выбранными сущностями информационной системы автоматизации документооборота.
Каждый контрагент направляет множество входящих документов. Связь 1:N.
Каждый контрагент получает множество исходящих документов. Связь 1:N.
Каждому типу резолюций соответствует множество резолюций. Связь 1:N.
Каждому статусу отработки соответствует множество резолюций. Связь 1:N.
Каждый входящий документ может содержать множество резолюций. Связь 1:N.
Каждому сотруднику может быть направлено множество резолюций. Связь 1:N.
Каждый сотрудник отправляет множество исходящих документов. Связь 1:N.