Разработка электронного документооборота ООО башнефть-строй

Введение

Информация, которая зафиксирована и содержится в официальных документах компании, непосредственно отражает направления и содержание деятельности организации, являясь при этом основой любого бизнеса. Как правило, во многих компаниях для того, чтобы составить и правильно оформить документацию, управленческому персоналу компании требуется до половины рабочего времени, которое занимает именно работа с документами.
Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана политика по документационному обеспечению управления предприятием, стратегия и способы документирования. От степени правильности составления и оформления документов, организации работы с ними зависит эффективность и своевременность принятия руководством компании управленческих решений. Грамотно оформленный документ, который имеет юридическую силу, выступает основным фактором в решении спорных ситуаций на предприятии и заключении успешной сделки.
Предметом данной работы выступает документирование на предприятии.
Целью данной работы выступает комплексный анализ стратегии и способов документирования на примере конкретного предприятия ООО «Уфапромнефть».
В связи с этой целью выделяется ряд задач:
 раскрыть сущность и понятие документооборота на предприятии,
 изучить основные способы документирования,
 дать характеристику службы документационного обеспечения управления в компании ООО «Уфапромнефть»,
 определить основные недостатки документирования,
 предложить мероприятия по повышению эффективности процесса документирования ООО «Уфапромнефть».
Структура работы состоит из трех основных частей. В первой главе исследуются основы документооборота и документирования на современных предприятиях. Вторая и третья часть посвящена анализу документирования в компании ООО «Уфапромнефть», ее недостатков и путей повышения эффективности.
Для раскрытия данной темы были использованы различные нормативно-правовые документы, регулирующие работу службы ДОУ на современных предприятиях, исследования различных современных специалистов в области организации документооборота на предприятии, порталы по управленческой деятельности и ресурсы Интернет.
 
1.Теоретические аспекты организации документооборота на современных предприятиях

1.1.Понятие и сущность документооборота

Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный персонал компании, в составе которого наиболее значимыми являются секретари руководителей и офис - менеджеры.
Таким образом, делопроизводство – это определенная отрасль, вид деятельности предприятия, которая направлена на обеспечение документирования и организацию правил составления деловых документов, актов, организацию работы с официальными документами компаний.
Делопроизводство, как особая деятельность предприятия, главным образом связана с созданием документов и дел в соответствии с государственными стандартами, с организацией работы с этими документами, которая включает в себя также создание условий для обеспечения эффективной циркуляции документов по подразделениям предприятия, поиска и надежного хранения данных документов [13, c.106].
В целом делопроизводство включает в себя несколько основных понятий и звеньев в данной деятельности (Рис. 1.1).

Рисунок 1.1 - Структура делопроизводства [19, c.65]

Так, документирование, как часть делопроизводства, непосредственно связано с созданием и формированием правильной структуры и оформления официальных документов предприятия в соответствии с определенными государством стандартами.
Организация документооборота, как составная часть организации работы с документами, в свою очередь, связана с вопросами организации движения и учета документов на предприятии. Для организации хранения этих документов на предприятии ведется архивное дело. Непосредственное использование подготовленных документов, применение различного рода документации, связывает понятие делопроизводства с понятием документационного обеспечения управления (ДОУ).
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии является его структурным подразделением, которое выполняет и реализует функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, а работники данной службы являются ответственными за организацию документооборота на предприятии.
Руководитель предприятия, как правило, берет на себя ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с официальными документами в структурных подразделениях компании.
Рисунок 1.2 - Основные задачи документирования информации [5, c.111]

Существует три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная формы.
Централизованная форма организации делопроизводства подразумевает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках единого для всего учреждения центра – канцелярия.
Децентрализованная форма подразумевает рассредоточение делопроизводственных операций между различными структурными подразделениями предприятия, каждый из которых выполняет определенный набор делопроизводственных функций.
При смешанной форме все операции по делопроизводству выполняются как централизованно (например, организация приема, регистрации, контроля, размножения документов), так и децентрализовано (что касается организации справочно-информационного обслуживания подразделений компании, хранения документов и формирования дел).
Форму организации делопроизводства предприятие выбирает с учетом своего размера, объема существующего документооборота, определенного состава его структурных подразделений. Так, для небольших предприятий, где документирование осуществляется непосредственно в подразделениях компании, которые могут находиться в различных районах, обычно характерен выбор централизованной формы организации документооборота. В больших организациях, наоборот, используется смешанная форма организации делопроизводства.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в компании обеспечивает [14, c.54]:
 снижение стоимости делопроизводственных операций;
 улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
 специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
 использование прогрессивных и производительных технических средств;
 единство организационного руководства компании.
Так, крупные компании должны стремиться к целесообразной централизации различных функций делопроизводства, которые затрагивают моменты приема и отправки документов, регистрации и контроля их исполнения, стенографирования и печатания документов, их размножения, методического руководства делопроизводством.
Таким образом, делопроизводство представляет собой особый вид деятельности аппарата управления предприятием, который охватывает все вопросы и задачи, связанные с документированием и организацией работы с официальными документами компании.
Как было определено ранее, документирование представляет собой способы фиксации потоков информации по определенным правилам и стандартам.
Способы документирования — это действия, с помощью которых различная информация фиксируется на носителях. Например, это могут быть записи от руки, машинопись или ввод данных с клавиатуры компьютеров.
Системы документирования представляют собой методы и средства фиксации информации. К ним относят [17, c.100]:
- Текстовое документирование.
- Техническое документирование.
- Кино-, фото- и видеодокументирование.
- Электронное документирование.
1.Текстовое документирование
Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др. Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить. Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.