Автоматизация учета продаж товаров в магазине ИП Калиниченко В.И

Введение
Актуальность работы обусловлена востребованностью использования информационных систем учета продаж в компаниях, профилем деятельности которых являются продажи.
В рамках данной работы проведена разработка информационной системы для автоматизации учёта продаж автозапчастей. Использование информационных технологий в данном сегменте бизнеса обеспечивает возможности повышения качества обслуживания клиентов, сокращения времени на поиск необходимой информации о наличии товаров на складе, рассчитывать скидки для покупателей.
Целью данной работы является разработка информационной системы учета продаж автозапчастей в среде «1С: Предприятие».
Задачи работы:
 анализ проблематики использования средств автоматизации при проведении продаж;
 анализ специфики деятельности ИП Калиниченко В.И.;
 построение модели бизнес-процессов анализа операций по продажам товаров в условиях ИП Калиниченко В.И.;
 определение перечня задач автоматизации;
 определение пользовательских сценариев работы с системой;
 разработка информационной модели;
 обоснование выбора средств разработки;
 описание прототипа разработанного приложения, тестирование его функционала;
 оценка экономической эффективности проекта.
Объектом исследования является деятельность компании ИП Калиниченко В.И., профилем деятельности которой является продажа автозапчастей.
Предмет исследования – разработка проекта системы автоматизации
учета продаж.
Данная работа имеет практическую значимость, так как ее внедрение на рассматриваемом предприятии повысит качество учета продаж и, таким образом, повысит эффективность работы предприятия.
Работа включает: введение, три главы, заключение и список использованных источников. Во введении обоснована актуальность разработки, определена цель, проведена постановка задач. В главе 1 проведен анализ деятельности компании, построена модель бизнес-процессов, определены задачи автоматизации, проведен анализ структуры информационной системы компании. В главе 2 проведена разработка информационной модели системы, определены пользовательские сценарии работы с системой. Также проведено обоснование выбора средства разработки приложения, проведено описание созданной системы. В главе 3 рассчитаны показатели экономической эффективности проекта.








1. Аналитическая часть
1.1 Организационная структура ИП Калиниченко В.И.

В рамках данной работы проведена разработка системы учета продаж для компании, работающей в сфере продаж автозапчастей. Организация ведет продажи через торговые точки, также возможны поставки под заказ. Компания осуществляет реализацию товара, получаемого от производителей и оптовых поставщиков. Специалисты компании консультируют клиентов по вопросам эксплуатации автозапчастей, оказывают услуги по подбору необходимых моделей. На рисунке 1 приведена диаграмма организационной структуры компании.

Рисунок 1 - Схема организационной структуры ИП Калиниченко В.И.

Компания имеет линейно-функциональный тип организационной структуры, для которого характерно наличие иерархии подчиненности, при этом в рамках реализации отдельных проектов возможно создание рабочих групп с собственной структурой подчинённости.
Генеральный директор производит общее руководство финансово-экономический деятельностью предприятия, осуществляет контроль качества бизнес-процессов и организацию взаимодействия отделов между собой.
Бухгалтерия занимается учётом ресурсов и планированием их распределения между филиалами компании. Разрабатывается рабочий план счетов, формы первичных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций.
Задача отдела закупок — непосредственное взаимодействие с производителями и оптовыми компаниями по достижению договорённостей о поставках автозапчастей. Здесь же происходит определение требуемого объёма поставок и необходимых финансовых затрат.
Отдел продаж занимается оформлением документов по оказанию услуг по продажам. Менеджеры по продажам выполняют или подтверждают заказ клиента с помощью специального приложения (а не публичного веб-сайта). Кроме того, когда количество товаров в магазине исчерпано, менеджеры по продажам могут запрашивать поставки (запрос проходит через службу бухгалтерского учета).
В рамках данной работы проведено изучение деятельности отдела продаж. На рисунке 2 приведена схема организационной структуры указанного подразделения.

Рисунок 2 – Схема организационной структуры отдела продаж

Как показано на рис.2, структура отдела продаж включает:
 Начальника отдела, в обязанности которого входят вопросы взаимодействия с руководством компании, планирования деятельности отдела продаж, организация взаимодействия специалистов отдела;
 Группа маркетологов, курирующих вопросы разработки программ лояльности, расчета параметров дисконтной политики, анализ проводимых продаж, разработка рекламных материалов;
 Группа аналитиков, в компетенцию специалистов которой входят вопросы анализа эффективности работы компании в области продаж, составления аналитической отчетности, определение направлений развития бизнеса компании в области ассортимента товаров;
 Специалисты по работе с клиентами, курирующие вопросы проведения продаж, оформления документов, гарантийной поддержки;
 Кассиров, в функции которых входит проведение платежей от покупателей, формирование кассовой отчетности, работа с кассовым оборудованием;
 Мерчандайзеров, функции которых включают работу с торговыми помещениями.
Работа ИП Калиниченнко В.И. предполагает деятельность в сегменте с высоким уровнем конкуренции, что создает необходимость сокращения управленческих затрат и снижения стоимости реализуемых товаров. Достижение возможностей снижения трудоёмкости бизнес-процессов связано с внедрением систем автоматизации учета продаж. В таблице 1 приведен SWOT-анализ компании.
Таблица 1 - SWOT-анализ компании
Преимущества
Наличие партнёрских соглашений с поставщиками, наличие корпоративных скидок
Наличие сертификатов качества на автозапчасти
Расположение магазина в районе с большим уровнем проходимости Возможности
Разработка систем автоматизации, позволяющих осуществлять ведение анализа ассортимента, настроек маркетинговой политики, что позволяет обеспечивать рост клиентской базы удержание клиентов
Недостатки
Невозможность разработки подходов к оптимизации ассортимента реализуемых товаров
При ошибках в настройках маркетинговых программ возможно получение убытков Угрозы
Нестабильность экономической ситуации, наличие зависимости от валютных курсов, ограничения в работе компании и клиентов, связанные с пандемией
Падение платежеспособности

По результатам проведенного анализа было показано, что слабой стороной в работе компании является отсутствие инструмента, позволяющего проводить учет продаж. Внедрение системы подобного типа позволит сократить временные затраты, связанные с указанной технологией.
В рамках анализа деятельности компании проведено изучение документационного обеспечения, включающего:
 лицензию на ведение деятельности;
 устав компании;
 правила внутреннего распорядка;
 должностные инструкции сотрудников отделов;
 инструкции по обеспечению информационной безопасности.
Также в деятельности компании используются регламенты в области ведения бухгалтерского учёта, регламенты организации продаж, использования Интернет-ресурсов.
Далее в рамках данной работы проведен анализ структуры локальной сети ИП Калиниченко В.И..
Архитектура информационной системы исследуемой компании включает:
 2 сервера с установленной операционной системой Windows Server 2016, на одном из которых развернута система администрирования на базе Active Directory и базы данных системы «1С: Предприятие 8.3», на другом – файловые ресурсы и сервер антивирусной защиты;
 рабочие станции пользователей, объединённые в группы в соответствии с организационной структурой компании.
Программное обеспечение, установленное на рабочих местах пользователей, соответствует функциональным обязанностям сотрудников и включает:
 офисное программное обеспечение;
 интернет-браузеры;
 средства для просмотра видео и аудио файлов;
 Интернет-браузеры.
На рисунке 3 приведена принципиальная схема программной архитектуры автоматизированной системы ИП Калиниченко В.И.. Как показано на рисунке 3, используемое программное обеспечение соответствует функциональным обязанностям сотрудников, обеспечивая возможности работы с документами, их сканирования, управления охранными системами, работы с системами документооборота. В работе компании включает прикладные программные комплексы, используемые в работе подразделений, офисное программное обеспечение, браузеры, антивирусное ПО, СУБД, а также программы для автоматизации управления ИТ-инфраструктурой. Перечень распределения автоматизированных рабочих мест по подразделениям предприятия приведен в таблице 2.



Рисунок 3 – Схема программной архитектуры ИП Калиниченко В.И.

Таблица 2 - Перечень распределения автоматизированных рабочих мест по подразделениям ИП Калиниченко В.И.
Подразделение Компьютеры Принтеры
Директор IRU Ergo 321 (1) HP Laser 107r (1)
Отдел кадров и делопроизводства ПК DEXP Aquilon O237 (5) HP Laser 135r (3)
Административный отдел Aquarius Elt E50 (6)
Kraftway Credo KC 54 (4) HP Laser 135r (3)
Экономический отдел DEXP Aquilon O235 (2)
IRU Ergo 321 (6) HP 426fdn (3)
Технический отдел ПК DEXP Aquilon O170
OKI C332dn

Отдел продаж DEXP Aquilon O235

Основные параметры локальной сети организации приведены в таблице 3.
Таблица 3 - Основные параметры локальной сети ИП Калиниченко В.И.
№ Наименование параметра Значение
1 Общее количество портов локальной сети 72
2 Общее количество активных подключений локальной сети 31
3 Количество коммутаторов (24 порта) 3
4 Параметры офисной АТС (количество внутренних номеров) 30
5 Количество компьютеров сотрудников 25
6 Подключение устройств видеонаблюдения, печати 6
7 Серверный ИБП 1
8 Телекоммуникационная стойка 1
9 Кондиционер 1

На рисунке 4 приведена схема технической архитектуры компании. Как показано на рисунке 4, компонентами локальной сети компании являются рабочие группы, сформированные по организационному принципу. Соединение узлов сетей производится через коммутаторы.

Рисунок 4 - Схема технической архитектуры компании
Технические параметры сервера Hewlett Packard Enterprise P16005-421, приведены в таблице 4.
Таблица 4 - Параметры сервера Hewlett Packard Enterprise P16005-421
Характеристика Значение
Процессор Intel Pentium G5420
Оперативная память 32 GB DDR4
HDD 1 TB SCSI
Количество сетевых подключений 4

Характеристики рабочей станции сотрудника ИП Калиниченко В.И. приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Технические характеристики рабочей станции сотрудника ИП Калиниченко В.И.