Организация учетно-операционной работы в банках

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность современной экономики любой страны трудно представить без банковских учреждений. Со времени формирования первых экономических отношений появились деньги, что вызвало появление первых кредиторов. Постепенно деятельность по накоплению временно свободных финансовых ресурсов в обществе с их последующим предоставлением тем, кто нуждается в дополнительных средствах, стала отдельным профессиональным сегментом. В настоящее время банковская система страны является важным компонентом национального экономического комплекса Российской Федерации, сферой, которая отражает и стимулирует многие позитивные тенденции в социальном и социальном развитии нашего общества .
Кредитно-банковская система в современных рыночных условиях играет важную роль в повышении эффективности экономики страны. Через нее проходит почти все денежные расчетов и платежи хозяйственных организаций и населения, она мобилизует и превращает в активно действующий капитал временно свободные денежные средства, сбережения и доходы юридических и физических лиц. Поэтому юридические и физические лица заинтересованы в уместности, достоверности, доступности и понятности финансовой отчетности банков, которая позволяет получить значительный объем информации о качественных и количественных характеристиках деятельности банковских учреждений.
Банк является основной структурной единицей сферы денежного обращения. Продуктом банковской деятельности являются услуги, связанные с организацией платежей и расчетов, ведением счетов юридических и физических лиц, хранением денежных средств, кредитованием и другими банковскими операциями.
Учетно-операционная работа - это деятельность по документированию банковских операций, их отражение в учете и осуществление контроля за правильностью их выполнения. Надежность отражения проводимых операций в бухгалтерском учете и отчетности банка обеспечивают специальные процедуры обработки информации, применяемые как в самих прикладных программных инструментах, так и в установленном порядке использования программных средств при проведении операций.
Актуальность изучения темы организации учетно-операционной работы объясняется тем, что в последнее время очень стремительно развиваются учетно-операционные работы в банке и важно знать все тонкости и специфику учета для бесперебойной работы любого банковского учреждения, и правильности оформления тех или иных операций, полноты и верности учета и отчетности в вышестоящие органы.
Целью данной выпускной квалификационной работы является изучение принципов организации учетно-операционной работы в банке.
Объектом исследования является Северный Народный банк.
Задачи исследования состоят в следующем:
- изучить основы организации учетно-операционной работы в банках,
- описать основные технические средства обработки информации, документации, используемые в отделениях банков,
- кратко описать план счетов ведения бухгалтерского учета в банках,
- Изучить деятельность Народного банка,
- описать процесс и принципы организации учетно-операционной работы в банке,
- выделить специфику синтетического и аналитического учета в банках,
- изучить порядок учета банковских операций,
- проанализировать и предоставить методику и необходимые меры для совершенствования техники и технологии учетно-операционной работы в отделениях банков.
Теоретическую основу работы составили труды известных ученых-экономистов в области банковского дела, таких как:
а также научные статьи и нормативно правовые законодательные акты.
Практическая значимость данной выпускной кваллификационной работы проявляется в использовании методики совершенствования учетно-операционной работы, как для работы банковских учреждений республики Коми, их практической деятельности, так и в качестве лекционного материала для студентов ВУЗов, ССУЗов и колледжей по направлению «Экономика» и «Банковское дело».
Структура выпускной квалификационной работы имеет введение, три главы, заключение, библиографический список.
В первой главе отражены теоретические основы и понятия о организации учетно-кассовой работы в банках.
Вторая глава описывает деятельность Северного Народного Банка и специфику операционной работы.
В третьей главе представлены рекомендации по улучшению кассовой работы в банке. 
Глава 1. Теоретические основы организации учетно-операционной работы в банках
§1. Характеристика учетно-операционной работы и принципы ее организации

Согласно требованиям Центрального Банка, коммерческие банки самостоятельно составляют и утверждают документацию, отвечают за ее хранение и отчитываются перед регулирующим органом. За несоответствующую документацию банк может быть подвергнут санкциям вплоть до отзыва его лицензии.
На основании 86–ФЗ , Центральный банк должен поддерживать стабильность банковской системы, и поэтому он определяет форму и содержание банковских документов, а Центральный банк регулирует все этапы его формирования с помощью инструкций и рекомендаций:
- проверка введенных данных, наличие и правильность подписей;
- подписание документа ответственными лицами;
- регистрация информации, содержащейся в документе;
- контрольная проверка документа с занесением в бухгалтерский реестр для оформления документов дня.
Далее рассмотрим виды документов, которые создает банк, особенности их хранения и способы автоматизировать трудоемкий документооборот.
Коммерческий банк — это банковские учреждения, которые осуществляют на договорных условиях кредитно-расчетное и иное банковское обслуживание юридических и физических лиц. При этом, коммерческие банки осуществляют движение ссудного капитала с целью получения прибыли и являются финансовыми посредниками, которые на принципах возвратности, срочности и платности от своего имени привлекают временно высвободившиеся денежные средства и от своего имени размещает их .
Кроме этого КБ является юридическим лицом, поэтому работает со всеми видами документов, которые можно найти в большинстве компаний: заказы, договоры, документы по трудовым отношениям. Но помимо внутренних документов организаций есть и другие в банке - их делят по месту их образования и характеру банковских операций.
Классификация банковских документов по месту их формирования:
Создаются банком. Как правило, банк не вносит изменений в такие документы по требованию своих клиентов, их формы утверждаются банком - они заключаются "в движении". Однако существуют соглашения, которые банк обсуждает и согласовывает в индивидуальном порядке, принимая в некоторых случаях условия другой стороны. Например, если существует кредитный договор с крупным корпоративным клиентом, которому банк хочет предложить особые условия.
Поступают от клиентов. Заявления, паспорта, сертификаты, претензии. В большинстве банков они оцифровываются вручную, что приводит к ошибкам и длительной обработке запросов клиентов. Передавать информацию из базы данных в документы (например, договор с клиентом), чаще всего необходимо также делать это самостоятельно. Не всегда можно настроить интеграцию для автоматической передачи.
Согласно правилам банковского учета, документы делятся по характеру банковских операций:
• Мемориальные — это документы по безналичным расчетам: платежные поручения, требования, аккредитивы.
• Кассовые — приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга, расчетно-платежная ведомость, отчетные справки, реестры операций.
• Внебалансовые — приходный и расходный внебалансовые ордера, которыми оформляется прием и выдача ценностей, хранящихся в банке, учет которых осуществляется за балансом.
Для всех трех типов документов действуют свои правила обработки и хранения. Например, мемориальные счета регистрируются ежедневно и сортируются по порядку возрастания нумерации дебетовых балансовых счетов. Внебалансовые счета также связаны с ними и размещаются после мемориальных. Наличные документы на вклады физических лиц, займы индивидуальным заемщикам, внутрибанковские операции, операции с драгоценными металлами и иностранной валютой хранятся в течение длительного времени и поэтому подшиваются в отдельные папки. Затем папки с файлами помещаются в огнеупорные железные шкафы или ящики в операционной. Актуальным сегодня является вопрос о методологии хранения электронных документов.
Ведение электронных архивов изучается экспертными бюро и профессиональными ассоциациями, например «Гильдия Управляющих Документацией».
Такие организации отмечают, что для сохранения контрактов и актов необходимо выделить специальное помещение, обеспечить возможность размножения документов при необходимости, гарантировать их подлинность и организовать учет. Также необходимы утвержденные правовые основания и технические условия с обеспечением их юридической силы, установленный порядок приема документов на постоянное хранение.
При этом, банковские организации самостоятельно решают, какие типы документов, перечисленные в Приложении 1 к Указанию N 2346-У будут храниться на компьютерах в специальных форматах. На основе документов, созданных, обработанных и хранящихся в банке, Центральный банк Российской Федерации осуществляет финансовый контроль. Цель заключается в проверке эффективности банковской деятельности, обеспечении безопасности банковских активов и поддержании рисков на безопасном уровне для банка.
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» отмечается, что первичные документы принимаются к учету, если они составляются в соответствии с формой, содержащейся в сборнике единых форм первичной документации. Документы, форма которых не указана в данном реестре, должны содержать следующие сведения: вид, дата составления, наименование организации, от имени которой они составлены, суть банковской операции, указание ответственных лиц и иметь их подписи. Денежно-расчетные документы являются подтверждением проводимых банком операций и должны быть составлены в виде стандартных форм, формы которых определяются Банком России:
- наименование, номер расчетного документа и код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации;
- вид платежа;
- имя плательщика, номер его счета, ИНН;
- название и местонахождение банка плательщика, его реквизиты;
- имя получателя средств, номер его счета, ИНН;
- название и местонахождение банка получателя, его реквизиты;
- назначение, сумма, очередность платежа;
- вид операции;
- подпись, печать.
Несмотря на существование стандартных форм, заполнение реквизитов, в том числе поступающей от клиента информации, занимает много времени, и из-за человеческого фактора есть шанс ошибиться. Использование платформ для автоматизации подготовки документов может помочь сократить время на рутинные задачи и оптимизировать рабочие процессы. Каждый день банк получает большое количество контрактов на обработку. Для ручной оцифровки данных для каждого документа может потребоваться 10-20 минут. Для ускорения процесса оцифровки поступающих от клиента документов необходимо использовать программные решения для автоматизации работы. Например, используя систему DBrain, вы можете получить все данные из паспорта за несколько секунд. Программное решение оцифровывает информацию и в десятки раз быстрее, чем обычный сотрудник.
Документооборот в банке - это передача банковских документов по инстанциям, в определенной последовательности, от начала регистрации и осуществления операции до ее завершения с полным отражением в бухгалтерском учете.
Документооборот имеет две важнейшие составляющие :
- порядок осуществления документооборота по отдельным операциям (расчетным, кассовым);
- график документооборота (определяет конкретное время (интервал) расчетов и кассовых услуг для клиентов, кредитно-депозитных операций, межбанковских операций и операций на фондовом рынке, а также время прохождения документов по всем участкам их обработки).
Ключевым общим интервалом, определяющим все графики документооборота по конкретным операциям, является «операционный день» - время, в течение которого операции проводятся с их последующим отражением в учете текущего дня.
Порядок документооборота и его графики разрабатываются каждым банком самостоятельно и утверждаются руководителем банка. В то же время организация документооборота должна обеспечивать соблюдение следующих основных требований:
- все денежные и расчетные документы, полученные банком в течение рабочего дня, принимаются, оформляются и отражаются на счетах в тот же день;
- расчетные и денежные документы, полученные банком после окончания рабочего дня, как правило, заносятся на счета клиентов на следующий рабочий день. Определенное время завершения операционного дня устанавливается руководителем учреждения банка.
При предоставлении обслуживания:
- Получение расчетных и денежных документов от клиентов-юридических лиц в течение рабочего дня осуществляется непосредственно бухгалтерами и оперативными работниками (или централизованно через абонентские ячейки или через специальных работников). Во внерабочее время документы доставляются в банк через специальные ящики;
- расчеты и операции с наличностью для физических лиц осуществляются в течение рабочего дня непосредственно исполнителем, который осуществляет соответствующие операции;
- Собственные кредитные и депозитные операции банка и продажа облигаций обычно осуществляются в часы работы банка.
Внутрибанковские операции проводятся во второй половине дня.
Рабочий день бухгалтеров и оперативного персонала банка организуется таким образом, чтобы обеспечить своевременную подготовку поступающих документов о наличных средствах и расчетах и их отражение в бухгалтерской отчетности по балансовым и внебалансовым счетам; с составлением ежедневного баланса.
Поступающие документы передаются на компьютер в течение всего дня в соответствии с графиком передачи документов. Передача документов на телетайпные установки и телеграф предусмотрена в графике по мере оформления расчетных документов клиентов к проведению по счетам клиентов и составления по ним телеграмм преимущественно во второй половине дня. Все денежные и расчетные документы, подлежащие отправке в другие банковские учреждения, отправляются в тот же день.
Основой бухгалтерского учета в банковских учреждениях является бухгалтерская и оперативная работа, которая представляет собой комплекс процессов регистрации и осуществления расчетов и денежных операций, их учета и контроля в течение рабочего дня и после его завершения.
Организация учетно-операционной работы в банке включает (рис. 1):

Рисунок 1- Организация учетно-операционной работы в банке
В структуре учетно-операционного аппарата банков существуют учетные группы, которые ведут счета, однородные по экономическому содержанию. Количество групп и их состав зависят от направлений деятельности банка и ее масштабов.
Банки самостоятельно выбирают систему и подсистемы бухгалтерского учета, исходя из потребностей управления банком, объема банковских операций и числа сотрудников. Организация бухгалтерской и оперативной работы обеспечивает:
- соблюдение принципов бухгалтерского учета;
- единая методологическая основа бухгалтерского учета;
- объединение синтетических и аналитических учетных данных;
- хронологическое и систематическое отражение всех операций банка в бухгалтерских реестрах на основе первичных документов;
- накопление и систематизация учетных данных по индексам, необходимым для управления банком и подготовки отчетов.
Банк самостоятельно определяет права своих сотрудников на подписание документов, утверждает правила документооборота, дополнительную систему счетов и аналитические регистры учета.
Для ограничения рисков во время банковских операций необходимо определить такие процедуры из организации бухгалтерского учета и оперативной работы банка:
1. Распределение обязанностей и полномочий в отношении осуществляемых операций:
а) перечень операций (наличные, кредитные и др.);
б) список лиц, уполномоченных подписывать документы;
в) ограничение относительно распоряжения активами;
г) делегирование полномочий;
2. Выполнение операций: техническая и бухгалтерская обработка.
3. Контроль за операциями.
В процессе ведения бухгалтерской и оперативной работы необходимо соблюдать следующие требования: