Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компанию ООО «ЛАДА

Введение
В современных организациях происходит широкий обмен информацией: с деловыми партнерами, органами государственной власти, со своими территориальными подразделениями. Большая часть информации пере-дается в виде документов на бумажном носителе. В последние годы происходит значительное увеличение объема информации, проходящей по электронным каналам, в том числе и электронных документов.
Тема данной выпускной квалификационной работы является актуаль-ной, прежде всего тем, что даже традиционный (бумажный) документо-оборот немыслим без автоматизации и использования электронных до-кументов. Главной задачей сегодня является переход от дискретной формы электронного документооборота к целостной, комплексной, не-прерывной информационной технологии.
Когда мы говорим об электронном документе, всегда необходимо пом-нить, что этот документ все стадии своего жизненного цикла проходит именно в электронно-цифровом виде. Иначе говоря, такие документы мы создаем, передаем во времени и пространстве, храним или уничто-жаем только в электронно-цифровом виде.
Несмотря на высокие темпы развития информационных технологий, электронные документы еще мало применяются в управлении. Кроме общих (технических, технологических и др.) причин, недостаточное применение электронной документации в России усугубляется рядом факторов, создающих препятствия для широкого внедрения и эффек-тивного использования электронных документов в организациях.
Цель дипломной работы – исследовать внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компанию ООО «ЛАДА
Задачи дипломной работы:
1. исследовать теоретические аспекты электронного документооборота;
2. провести анализ деятельности ООО «ЛАДА»;
3. провести анализ документооборота компании;
4. изучить актуальность внедрения системы электронного документо-оборота в компании;
5. провести анализ рынка систем электронного документооборота и вы-бор для компании;
6. изучить настройку выбранной системы электронного докумен-тооборота;
7. рассчитать экономическую эффективность внедрения системы;
Предмет исследования – Документооборот.
Объект исследования - ООО «ЛАДА».

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие документооборота
Современный бизнес стремительно развивается, а информационные тех-нологии играют ключевую роль в его развитии. Они тесно вплетаются в традиционные сферы деловой активности, становясь неотъемлемой частью бизнес-процессов. Документооборот в этой сфере является неотъемлемой и очень важной частью в любых его проявлениях.
Документооборот — непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, от-правки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информа-ционную поддержку всех звеньев управления. Невостребованные до-кументы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполез-ных бумаг. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Как правило все документы в организации делятся на три документопотока :
- Входящие документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий
- Исходящие документы несут информацию, выработанную при функ-ционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и от-дельным гражданам.
- Внутренние документы обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его преде-лы.
Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки докумен-тов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте тра-диционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.
Любое растущее предприятие сталкивается с необходимостью органи-зации системы документооборота, с ростом документации возникает необходимость большей формализации бизнес-процессов и перевода документооборота в электронный вид. Так формируется понятие систе-мы электронного документооборота.
График документооборота для учетной политики - образец такого до-кумента помогает в разработке собственной схемы работы с документа-ми.
График документооборота — это представленная в табличном виде ин-формация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.
График документооборота помогает:
• упорядочить процесс работы с документами;
• рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
• сократить задержки времени при обработке документации;
• избежать рабочих конфликтов;
• осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функ-ций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
• своевременно формировать отчетность.
Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:
• масштабов деятельности фирмы;
• структуры предприятия;
• особенностей построения системы управления;
• видов применяемой первички;
• иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:
• составить полный перечень документов, подлежащих обработ-ке;
• для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внеш-них пользователей;
• сформировать таблицу соответствия вида документа должно-стям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
• сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
• конкретизировать календарные нюансы — обозначить установ-ленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки вре-мени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
• разработать систему контроля за исполнением графика доку-ментооборота;
• конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от по-требностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отра-жается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота до-пустима для любой организации, если требование к применению кон-кретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.
Наиболее распространенная ситуация оформления графика документо-оборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэто-му введение его в учетный процесс происходит одновременно с проце-дурами ввода в действие учетной политики и включает следующие эта-пы (например):
• утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
• ознакомление причастных исполнителей (по указанным в гра-фике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документообо-рота организации;
• оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на ко-торых размещается удобный для визуального восприятия график до-кументооборота;
• налаживание взаимодействия исполнителей графика документо-оборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
• проведение мероприятий по настройке программного обеспече-ния, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодей-ствия исполнителей графика документооборота;
• налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения ис-полнителями графика документооборота.
График будет способствовать организации эффективного документо-оборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответствен-ные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанно-сти своевременно и в полном объеме.
График документооборота является важным элементом учетной поли-тики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

1.2 Понятие электронного документооборота
Определение системы электронного документооборота (СЭД). Система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распростра-нения электронных документов в компьютерных сетях, а также кон-троль над потоками документов в организации. В англоязычном вари-анте можно часто встретить термин Enterprise Content Management, или ЕСМ. В данном случае речь идет об «управлении корпоративной ин-формацией», то есть прямым аналогом СЭД
Основополагающие понятия электронного документооборота. Докумен-тооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассыл-ка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией кон-цепции «безбумажного делопроизводства».
Машиночитаемый документ - документ, пригодный для автоматическо-го считывания содержащейся в нём информации, записанный на маг-нитных, оптических и других носителях информации.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной циф-ровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной под-писи, который является средством защиты информации, обеспечиваю-щим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов [1].
Основные виды электронного документооборота :
- Производственный документооборот;
- Управленческий документооборота
- Архивные дела ( совокупность процедур архивного документооборота )
- Кадровый документооборота (процедуры кадрового учета)
- Бухгалтерский документооборот
- Складской документооборот
- Технический и технологический документооборот
Так же могут проявляться и другие виды и подвиды документооборо-та, очевидно, что систем документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности.
Основные задачи, которые преследует СЭД:
- Обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях;
- Накопление информации, управление данными и регламентирование доступа;
- Формализация деятельности каждого сотрудника;
- Оптимизация бизнес-процессов;
- Экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бу-мажной документацией;
Предпосылки создания или внедрения СЭД являются:
- Необходимость автоматизации административного управления органи-зации, сложность структуры;
- Наличие бумажного архива большого объема;
- Необходимость управления потоками работ;
- Требования по срокам хранения документов;
- Возможность интеграции с существующими системами;
- Наличие территориально-удаленных подразделений;
- Необходимость поиска информации;
- Обеспечение безопасности данных;
- Соответствие международным, отраслевым и государственным стан-дартам [2];
Если посмотреть на российский электронный документообо-рот, то мы увидим, что его особенностью является его вертикальная направленность : документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на россий-ском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков

Рисунок 1 – Диаграмма востребованности различных СЭД в РФ
Анализ рынка СЭД и предпосылки быстрого распространения безбу-мажного документооборота. С ростом количества внутрикорпоративной информации, все более очевидной становилась неэффективность обмена традиционными бумажными документами, это обусловило бурный рост СЭД с начала 90-х годов ХХ века. Организации целого ряда развитых стран, правительственные учреждения и частные компании различных размеров начали активный переход на безбумажный документооборот. В 2000 году рост мирового рынка СЭД достиг темпа в 89% в год. Раз-витие Интернет-технологий во всем мире, увеличение количества ком-пьютеров, установленных в организациях, и компьютерная грамотность работников позволили быстро переходить на принципиально новые методы управления бизнесом с использованием электронного докумен-тооборота [7].
Наряду с СЭД существует более широкое понятие - ERP (Enterprise Resource Planning System), или система планирования ресурсов пред-приятия. В русскоязычном варианте получило обозначение как инте-грированная система управления предприятием (ИСУП). Современные ERP-системы обеспечивают выполнение всех основных бизнес-функций предприятия. Системы планирования ресурсов предприятия (ERP) слу-жат для интеграции всех данных и процессов организации в единый комплекс. Для этого современная ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Классические ERP-системы в отличие от СЭД относятся к категории «тяжёлых» про-граммных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, чтобы начать ими пользоваться. Поскольку ИСУП строятся по мо-дульному принципу, заказчик часто (по крайней мере на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а их ограни-ченный комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых мо-дулей [4]. Одним из этих компонентов на первом этапе внедрения всей системы является СЭД.
Развитие рынка СЭД в России началось позже чем в развитых стра-нах[3].
Большую долю этого рынка (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компани-ям, разрабатывавшим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («Аплана», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания "ИнтерТраст"», ComputerAge), принадлежат 12-15% рынка. Среди рос-сийских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ла-нит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработан-ной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision, Naumen и «Мотив Москва». В СЭД не учитываются дру-гие решения, созданные на базе платформ IBM и используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA [2].
Внедрение СЭД позволяет значительно повысить эффективность и корпоративную культуру работы с документами на предприятиях лю-бой формы собственности, а также в государственных учреждениях.
Электронная отчетность из необычной новинки превратилась в при-вычный прием работы бухгалтера, и теперь сдать отчетность через ин-тернет может практически любой налогоплательщик, а для некоторых хозяйствующих субъектов такой путь стал просто обязательным. Так, с 2014 года отчитываются по ТКС все плательщики НДС. Юрлица и предприниматели, у которых трудятся более 25 человек, в электронном формате сдают расчеты по НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ) и декларации — при численности более 100 человек (п. 3 ст. 80 НК РФ). Некоторые госорганы (например, ФСРАР) требуют передавать сведения о деятель-ности фирмы также в электронном виде.
Рекомендовано сдавать отчетность в электронном виде. В этом случае сотруднику госоргана не придется перепечатывать сведения вручную, он загрузит данные из файла, и вероятность возможных ошибок будет сведена к минимуму.
Сдача электронной отчетности через интернет для компании может осуществляться несколькими способами:
• заключив договор с уполномоченным представителем;
• заключив договор с оператором электронного документообо-рота;
• используя веб-сервисы госорганов или «облачные» электрон-ные бухгалтерии.
Рассмотрим подробнее каждый из способов:
1. Уполномоченный представитель — юрлицо или ИП, которому налогоплательщик доверяет отправку отчетности в госорганы. Схема взаимодействия с ним выглядит так: представитель может готовить за клиента декларации и сдавать их. Либо клиент сам готовит отчетность, а уполномоченный представитель только передает ее в госорган. В лю-бом случае клиент должен представить уполномоченному представите-лю доверенность, которую последний передает в госорган в электрон-ном виде до сдачи самой отчетности (приказ ФНС от 02.11.2009 № ММ-7-6/534@).
В чем плюсы отправки отчетности через представителя? Если вы за-ключили договор только на отправку деклараций, то услуги представи-теля обойдутся дешевле, чем покупка собственной ЭЦП и установка специального программного обеспечения. Обычно такие организации формируют оплату за свои услуги исходя из того, что каждый отчет оплачивается по установленным расценкам. Минус данного способа: протоколы проверки деклараций получает сначала уполномоченный представитель, а потом уже клиент. А, следовательно, теряется время, которое можно было потратить на оперативное устранение недостатков.
2. Второй вариант сдачи электронной отчетности — сотрудниче-ство с оператором электронного документооборота. В этом случае опе-ратор выпускает для клиента ЭЦП и предоставляет специальное про-граммное обеспечение для передачи отчетности.
При сотрудничестве с оператором электронного документооборота кли-ент передает отчетность самостоятельно со своего рабочего места. Со-трудники клиента могут делать отчетность в привычной бухгалтерской программе, а потом выгружать в программное обеспечение, предостав-ленное оператором электронной отчетности, либо сразу же делать отчет в программе оператора. Программа для сдачи электронной отчетности использует контрольные соотношения и проверяет декларации перед сдачей, а также сравнивает данные с отчетами за предшествующие пе-риоды. Этот способ удобен и надежен для налогоплательщика. Минус — он обойдется дороже, чем работа через уполномоченного представи-теля.
3. Веб-сервисы и облачная бухгалтерия — новое перспективное направление в организации работы бухгалтера. Использование интернета и совершенствование ЭЦП привело к тому, что теперь необязательно лично нести бумажный отчет в госорган (отправить электронный защи-щенный файл можно с любого компьютера), при этом бухгалтер может работать дома или даже в другой стране. Особенность облачной бухгал-терии состоит в том, что она позволяет не покупать дорогостоящие компьютерные программы для ведения учета, а предлагает вести учет прямо на сайте поставщика услуг, используя логин, пароль и другие средства защиты данных. Плюс таких сервисов — в простоте использо-вания и мобильности, минусы — есть вероятность утечки данных в случае вирусной атаки на сайт. Кроме того, перенос данных из одной облачной бухгалтерии в другую неудобен в силу различий их интер-фейсов.
В настоящий момент на рынке представлено несколько операторов электронной отчетности. Самые известные из них — «Такском» и «Тен-зор».
«Такском» на рынке электронного документооборота присутствует с 2000 года, обладает собственным удостоверяющим центром для выпус-ка ЭЦП, тесно сотрудничает с ФНС России в вопросах развития элек-тронного документооборота. Среди услуг, предлагаемых оператором: подключение к онлайн-кассам, сдача отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росприродназдор, ФТС, возможность передавать налоговикам пояснительные записки в электронном виде, внедрение систем взаимо-действия с ЕГАИС. «Такском» предлагает наиболее широкий перечень услуг и гибкую тарифную сетку. Количество офисов продаж на терри-тории России — более 300.
Минимальная стоимость услуг «Такском» для московских бухгалтеров составляет 3 720 руб./год для компаний на ОСН и 2 800 руб./год — для спецрежимников.
«Тензор» предоставляет свои услуги с 1996 года и также является ак-кредитованным удостоверяющим центром, обладающим широким спектром услуг — от поставок компьютеров и офисной техники до консалтинговых и аудиторских услуг. Возможности передачи электрон-ной отчетности у «Тензора» аналогичны возможностям «Такскома», однако цены ниже: минимальная стоимость услуг начинается с 500 руб. (для ИП).
Также крупными операторами являются «Калуга Астрал», «Ин-фоцентр» и др. У этих операторов имеется собственное программное обеспечение, однако наиболее широкий перечень услуг предоставляют именно лидеры рынка — «Такском» и «Тензор».
Полный перечень операторов электронного документооборота есть на сайте ФНС.
Операторы электронного документооборота предоставляют пользовате-лям