Управление проектом внедрения системы электронного документооборота на платформе 1С: Предприятие.

Введение

В настоящее время предприятия различных сфер бизнеса внедряют системы автоматизации, позволяющие автоматизировать различные направления деятельности.
В рамках данной работы проведено изучение технологии работы с внутриорганизационными документами. Актуальность выбора темы связана с ростом объемов документов, необходимостью контроля исполнительской дисциплины сотрудников и необходимостью внедрения системы электронного документооборота в деятельность компаний.
Цель работы: разработка проекта внедрения системы электронного документооборота на платформе «1С: Предприятие».
Задачи работы:
- анализ требований к проекту, основных задач автоматизации;
- определение задействованных сотрудников и их ролей в проекте;
- разработка плана внедрения системы ЭДО в деятельность исследуемой компании;
- расчет объема необходимых затрат на реализацию проекта;
- проведение оценки рисков проекта, создание матрицы ответственности;
- формирование отчетности по параметрам проекта (затратам, сводной информации об использовании ресурсов) и др.
Объект исследования: системы управления проектами.
Предмет исследования: расчет параметров проекта внедрения системы электронного документооборота на платформе «1С: Предприятие» в деятельность компании.
 
1.Обоснование проекта

В настоящее время технологии проектного менеджмента находят широкое применение в деятельности компаний различного рода деятельности.
Проекты представляют собой ограниченные по продолжительности целенаправленные изменения в бизнес-процессах, имеющие изначально четко определенные цели, при достижении которых производится завершение проекта.
Свойствами проекта являются: ограничения по времени выполнения, критерии результативности, выделенные объемы бюджета, перечень участников.
Разные проекты могут как пересекаться по задачам и этапам, так и выполняться в независимости друг от друга. Возможно установление связей между разными проектами, когда условия выполнения этапов связаны с выполнением условий других проектов. Возможно также и отсутствие связей с другими проектами (автономный режим выполнения).
В качестве критериев успешности проектов рассматривается достижения определенных целевых показателей по параметрам, установленным при планировании. показатели могут включать: сокращение временных затрат на выполнение операций, снижение себестоимости продукта, увеличение производительности труда и количества выполняемых операций в единицу времени, увеличение прибыльности и объемов клиентской базы.
В рамках данной работы проведена разработка проекта внедрения системы автоматизации документооборота в условиях компании ООО «Ландыш». Профиль деятельности компании – торговля одеждой брендовых марок.
Автоматизация документооборота в компании позволяет повысить эффективность внутрикорпоративного взаимодействия сотрудников, сократить время отработки управленческих решений, формировать отчетность в рамках мониторинга неисполненных документов, осуществлять оперативный поиск документов в электронной картотеке. [7, 9].
Использование современных технологий ускорить процесс формирования печатных форм в рамках системы документооборота, сводной отчетной информации с использованием единой информационной базы, что сделает возможным обеспечение мгновенного доступа к требуемой информации, хранящейся в информационной системе, анализ которой позволит принимать управленческие решения для оптимизации деятельности компании ООО «Ландыш».
На рисунке 1 показана диаграмма организационной структуры компании ООО «Ландыш». Схема организационной структуры показана на рис. 1.

Рисунок 1 – Схема организационной структуры компании ООО «Ландыш»

Как показано на рисунке 1, организационную структуру компании составляют структурные единицы:
- Руководство в лице директора;
- Отдел снабжения, в компетенцию которого входит организация поставок продукции для реализации и взаимодействие с поставщиками;
- Экономический отдел;
- Отдел по работе с клиентами;
- Общий отдел, в штат которого входят сотрудники, в компетенцию которых входит координация системы документооборота в компании.
В таблице приведено обоснование выгод проекта.
Таблица 1 - Обоснование выгод проекта
Характер воздействия на бизнес
Создание новых возможностей Повышение эффективности операций Отказ от операций
Степень определенности Финансовые Возможности обмена документами в безбумажной форме Сокращение трудозатрат на отправку и составление документов Высокие трудозатраты на обработку документов, затраты на систему бумажного документооборота
Количественные Сокращение количества операций по регистрации документов Снижение стоимости выполнения операций Необходимость приема в штат дополнительной единицы (из-за роста объемов документооборота)
Измеримые Сокращение времени на поиск документов Снижение себестоимости ведения операции Увеличение времени поиска необходимых документов вследствие роста их количества
Качественные Создание возможностей формирования аналитики по системе внутреннего документооборота Внедрение новых возможностей формирования отчетности Низкое качество отчетности по отработке документов

2. Анализ окружения проекта

Окружение проекта включает перечень исполнителей, анализ их роли в проекте, влияния на результаты проекта. В таблице 2 приведено описание окружения проекта.



Таблица 2 - Описание окружения проекта
Должность Роль в проекте Влияние на проект Полномочия Инте¬рес к проекту
Директор Координация проекта Принятие решений, высокое Общее руко¬водство Высо¬кий
Программист Внедрение ИС документооборот а Техническая реализация проекта, высокое Корректировка требований ТЗ, уровень власти - низкий Высо¬кий
Экономист Финансирова¬ние проекта Высокое Финансирова¬ние этапов про¬екта Сред¬ний
Инженер по ТБ Контроль ТБ Среднее (контроль ТБ) Внесение изме-нений в проект, выдача заклю¬чений по ТБ Средний
Начальники отделов Разработка требований в части
Учета заказов и платежей Анализ соответствия разработки технологии
Работы компании Корректировка технологии работы с функциями системы Высокий
Специалисты по деолопроизвод-ству Разработка требований по функционалу обработки документов Высокое, проверка соответствия жизненного цикла документа Корректировка технологии работы с функциями системы Высокий

Модель Джонсона «Власть-интерес» приведена в таблице 3.
Таблица 3 - Модель Джонсона «Власть-интерес»


Уровень власти Уровень интереса
Низкий Высокий
Высокий Директор
Низкий Инженер по ТБ Программист
Экономист
Делопроизводитель
Начальники отделов

На рисунке 2 приведена диаграмма уровня интереса к проекту.