Корпоративные системы управления документами. Достоинства и недостатки

ВВЕДЕНИЕ

Для современных компаний, работающих в условиях высокого уровня конкуренции, актуальным является вопрос оптимизации деятельности подразделений компании. Преимущества могут быть связаны с возможностью снижения временных затрат на прохождение документов, сокращения административных издержек, получением инструмента, позволяющего анализировать эффективность деятельности компании. Внедрение информационных систем для автоматизации бизнес-процессов позволяет повысить эффективность работы специалистов, сократить трудозатраты на выполнение технологических операций.
Актуальность внедрения систем электронного документооборот а также обусловлена необходимостью сокращения сроков прохождения документации сроков отработки управленческих решений, возможности автоматизации получения сводной информации о состоянии отработки документов, обеспечения уровня повышения исполнительской дисциплины, сокращений издержек, связанных с работой с документацией.
Для компаний, работающих в управленческой сфере, внедрение информационных систем позволяет оптимизировать процесс обработки документов с соблюдением сроков и требований.
Цель проекта состоит в проведении анализа достоинств и недостатков систем корпоративного документооборота.
Задачи работы:
 анализ теоретических аспектов использования систем корпоративного документооборота;
 анализ бизнес-процессов корпоративного документооборота в методологии IDEF0 в части ведения учета входящих и исходящих документов и формирования отчетности по исполнителям, видам документов;
 постановка задач автоматизации;
 выбор оптимального решения в области автоматизации корпоративного документооборота.
Объект исследования: технология корпоративного документооборота.
Предмет исследования: системы автоматизации корпоративного документооборота.

 
1.АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Теоретические аспекты автоматизации систем документооборота

Тематика автоматизации документооборота в компаниях в настоящее время является актуальной в связи с разработкой административных регламентов по работе с обращениями граждан, в которых прописывается порядок и сроки отработки обращений, требования к структуре и содержанию документов. Также современная нормативная база регламентирует вопросы использования технологий электронного документооборота с использованием электронной подписи, что позволяет обеспечить оперативность при обмене документами, конфиденциальность, а также возможность однозначной идентификации отправителя и подлинности документа.
Автоматизация документооборота в деятельности современных компаний включает множество компонентов, включающих:
 Обмен платёжными документами;
 Документооборот в рамках осуществления правового сопровождения деятельности компании;
 Учет входящей и исходящей документации, мониторинг исполнения резолюций руководства;
 Документооборот в рамках учета выполнения работ по исполнению договоров с клиентами.
В рамках данной работы проведено изучение технологи автоматизации систем документооборота в области ведения делопроизводства, что включает возможности ведения учета входящие и исходящей документации, контроль сроков исполнения отработки документов. Выбор данной задачи связан с возможностью обеспечения исполнительской дисциплины сотрудников, минимизации штрафных санкций, связанных с нарушениями регламентов работы с обращениями граждан.
Проблематика автоматизации технологий документооборота связана с необходимостью совершенствования управленческих бизнес-процессов, связанных с прохождением документации и исполнением распоряжений руководства. Тематика автоматизации документооборота в компаниях в настоящее время является актуальной в связи с разработкой административных регламентов по работе с обращениями граждан, в которых прописывается порядок и сроки отработки обращений, требования к структуре и содержанию документов. Также современная нормативная база регламентирует вопросы использования технологий электронного документооборота с использованием электронной подписи, что позволяет обеспечить оперативность при обмене документами, конфиденциальность, а также возможность однозначной идентификации отправителя и подлинности документа.