Новые информационные технологии в делопроизводстве организации: 1С: Документооборот

Шагая в ногу с веком технологий необходимость внедрения информационных технологий в те или иные сферы просто необходима. Как минимум это упрощает рабочий процесс. Максимум – структурирует предприятия. Бумажная волокита остается в прошлом. На смену идут компьютерные технологии. Компьютер стал неотъемлемой частью человечества, он прочно вошел в нашу жизнь. Облегчает работу, сокращает процесс, увеличивает деятельность. А использование компьютерных технологий помогает решить многие вопросы. Поэтому правильно организованное делопроизводство – одна из составляющих успешной работы любого (даже небольшого) предприятия. От этого зависит успех бизнеса. Ведь от того, как оформляются основные документы (приказы, указания, письма и пр.) зависит первое впечатление о нем деловых партнеров.
Актуальность внедрения информационных технологий в делопроизводство обусловлена большим ростом информации, ее необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Эффективность делопроизводства существенно повышается с переходом на компьютерную обработку документации. Благодаря чему оптимизируются внутренние процессы организации, улучшаются взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контролируются исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
Объектом исследования являются автоматизированные системы делопроизводства.
Предметом исследования являются технологические процессы делопроизводства.
Целью исследования являются – новые информационные технологии в делопроизводстве организации: 1С: Документооборот.
Задачи исследования данной работы являются:
̶ рассмотреть понятия «делопроизводство» и «документооборот»;
̶ изучить новые информационные технологии в делопроизводстве;
̶ охарактеризовать общую характеристику и разработку электронного документооборота на эффективность работы управленческого аппарата;
̶ определить нагрузочное тестирование системы электронного документооборота;
̶ рассмотреть совершенствование системы документооборота организации и её защита.
Структура работы. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложения.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятия «делопроизводство» и «документооборот»
Всего несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о чем-то далеком и пока недоступном. Однако жизнь меняется гораздо быстрее, чем ожидалось. Система электронного документооборота сейчас активно внедряется на крупных и средних предприятиях. Среди государственных учреждений растет интерес к возможности электронного документооборота. Все это знаменует собой начало разработки многих систем управления документооборотом.
Документооборот - это основа жизни любой компании. Эти документы обеспечивают правильность и эффективность принятия управленческих решений. Они сопровождают все процессы на предприятии. Без должной организации, надлежащего хранения и обработки документов вы можете сильно навредить работе компании. Пустая трата времени на поиск документов, их потеря, задержки с отправкой и получением, дублирование замедляют производство.
С точки зрения ГОСТа, делопроизводство как определенный вид деятельности имеет совершенно четкое определение, которое можно найти в соответствующих разделах стандартной системы. Если мы будем обсуждать это в контексте деловой деятельности, то офисную работу можно рассматривать как бизнес-процесс, который сопровождает основную деятельность, поддержку документооборота, которая поддерживает процесс управления и охватывает управление документами, документирование и эксплуатацию.
Делопроизводство подразделяется на три стадии:
̶ Создание документов (документирование);
̶ Постановка движения и учёта документов (документооборот);
̶ Архивация и сохранение документов (архивное дело).
Документооборот, с точки зрения бизнеса, управление файлами означает перемещение файлов, сгенерированных организацией в ходе основной деятельности организации, с момента создания файла или получения его от другой стороны, до завершения выполнения – отправки соответствующему получателю и/или отправки в архив.
Существует три основных потока документов:
1. Поступающий из других организаций (входящий);
2. Отправляемый контрагентам, партнерам, контролирующим органам и т.д. (исходящий);
3. Создаваемый непосредственно внутри фирмы для использования сотрудниками в управленческих и организационных процессах (внутренние).
Перемещение документов осуществляется по четкому маршруту, который был хорошо продуман и спроектирован заранее. Эти маршруты полностью отражают процесс, с помощью которого каждая организация стремится достичь конечного результата. В то же время документооборот неразрывно связан с рабочим процессом и является его неотъемлемой частью.
В современном мире системы электронного документооборота стали неотъемлемой частью практически каждой организации. Сегодня СЭД - это не просто прихоть, а важная часть ИТ-инфраструктуры компании. Это связано с тем, что количество файлов, которые постоянно используются на работе, стремительно растет с каждым днем. Со всем этим необходимо бороться быстро и эффективно. Внутренние процедуры взаимодействия между многими подразделениями и подрядчиками зависят от степени отлаженности этого процесса. Именно поэтому автоматизация документооборота является одной из важнейших задач в развивающемся бизнесе. Внедрение систем электронного документооборота значительно повысило эффективность работы коммерческих, промышленных или государственных организаций и помогает быстро и легко решать проблемы внутреннего управления и внешнего взаимодействия. Хорошо организованный процесс документооборота поможет управлять потоком информации и документов на всех уровнях и этапах его существования. Вот почему к выбору СЭД следует отнестись с особой ответственностью, принимая во внимание особенности внутренних и внешних процессов, через которые должен пройти файл.
В связи с общей информатизацией для документооборота открываются возможности:
1) Больше нет проблемы в расстоянии, по электронным каналам документ приходит к получателю за считаные минуты.
2) Быстрый поиск нужного документа в базе, а также удобное и структурированное хранение документов.
3) Статус документа можно отследить в режиме реального времени.
4) Возможность удаленной работы с документами .
Однако эта система имеет некоторые недостатки, в том числе:
1) Необходимость в защите информации.
2) Относительно длительный этап внедрения системы. Начиная от необходимости установки дополнительного программного обеспечения и заканчивая переучиванием персонала.
3) Не все контрагенты готовы перейти на электронный документооборот, в связи с этим возникает необходимость вести документооборот как в электронном виде, так и в бумажном.
Обзор включает в себя 4 различные системы, предложенные в России. Российский рынок систем электронного документооборота растет угрожающими темпами. Кроме того, подавляющее большинство компаний выбирают отечественные системы как наиболее соответствующие существующим тенденциям. В приведенном ниже списке представлены наиболее популярные и связанные с ними системы электронного документооборота в России: 1с документооборот; Евфрат-документооборот; Босс-справочник; кейс. Эти системы обычно интегрируются в крупные компании со 100 и более сотрудниками. Прежде всего, это связано с возмещением затрат на внедрение системы за счет увеличения скорости обработки документов и возможности совместной работы.
Компания "1С" специализируется на разработке и поддержке программ коммерческого и домашнего использования. Распространенным инструментом для создания системы электронного документооборота на предприятиях любого размера является программа "1С документооборот". Первоначально она была разработана как ECM-система (enterprise content management). Система обладает огромными функциями. В дополнение к непосредственной обработке самого документа, она также помогает инициировать комплексные процессы, контролировать бизнес-процессы и управлять ими, а также организовывать совместную работу с сотрудниками. Это решение обеспечивает предприятиям полный цикл обработки документов .
Возможности и функциональность системы 1С Документооборот:
 Централизованное и безопасное хранение документов.
 Регистрация входящих и исходящих документов.
 Создание, хранение и обработка распорядительных, справочных и иных документов.
 Контроль и анализ исполнения поручений.
 Ведение учета рабочего времени сотрудников.
Евфрат-документооборот – это система электронного документооборота, которая позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и корпоративными документами. Система содержит все необходимые инструменты для интеграции электронного документооборота в любой компании. Система масштабируема, то есть может работать как в одном отделе (например, с клерками), так и в географически распределенной организации со сложной схемой информационного потока