Фрагмент для ознакомления
2
Формирование дел является процессом группировки выполненных документов по номенклатуре дел и систематизации документов внутри каждого дела. Это дает возможность обеспечить оперативную обработку документов и поиск документов, обеспечить надежность документооборота и сосредоточенность документов в документообороте, а также установить порядок ведения делопроизводства в учреждении.
Размещение документов в бизнесе осуществляется в зависимости от их названий по номенклатуре бизнеса предприятия. Порядок формирования, изготовления и оформленья дел должен описываться в инструкции о делопроизводстве предприятия, учитывая особенности рыночных кодексов дел. Контроль за правильным формированием и методическим руководством этой рабочей группы осуществляется ведомственным архивом
При создании дел необходимо соблюдать определенную последовательность:
1) В файлы включаются только готовые документы, по которым выполнена работа. Неполные документы, подлежащие возврату, не могут быть включены в дело.
2) Предоставляются только оригиналы или заверенные копии документов (обычно один экземпляр). Черновики, варианты и дубликаты в дело не включаются (кроме черновиков и копий особо ценных документов, а также копий со специальными примечаниями, дополняющих содержание первых экземпляров).
3) В дело помещается только один экземпляр каждого документа.
4) Документы с разными сроками хранения формируются в отдельные файлы. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением вопроса, могут быть сгруппированы в один файл. После завершения анализа таких документов, принятия решения и закрытия процесса документы постоянного хранения изымаются и передаются в архив постоянного хранения. Если в номенклатуре предусмотрено разделение корпуса на два, об этом делается запись в графе «Примечание» номенклатуры.
5) Документы, относящиеся к 1 вопросу, помещаются в файл.
6) Обычно документы одного года группируются в один файл. Исключаются переходные и судопроизводства, личные дела (составляемые за весь период работы работника) и документы об образовании в образовательных организациях (составляемые в течение учебного года). Документы должны быть надлежащим образом оформлены по требованиям государственных, республиканских, отраслевых и иных нормативных актов. В них должны содержаться все необходимые данные о дате, подписи, отметки о выполнении и так далее.
7) Не подлежат предоставлению проекты и версии документов, не подписанные и не утвержденные Руководителем;
8) Документы подшиваются в дело со всеми сопутствующими дополнительными материалами и приложениями. В случае обширных приложений их можно объединить в независимые случаи;
9) документы по делу располагаются в хронологическом или числовом порядке;
10) Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
11) Документы по персоналу организации (личные дела, личные дела) формируются в алфавитном порядке по фамилиям работников;
12) Документы ограниченного доступа с пометкой «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируются отдельно от других документов организации.
Устав компании и другие учредительные документы представляют собой самостоятельное дело. По делам, содержащим ценные документы, составляется внутренняя опись. В него вставляется каждый архивный документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.
Контракты компании разделены на две группы, хранящиеся в разных файлах. Первую группу составляют коммерческие договоры между предприятиями, вторую — трудовые договоры (соглашения) с работниками. При формировании дел с сопоставлением определяющим фактором является его объем. Небольшим томом вы открываете портфель, содержащий входящие и исходящие письма и факты. Корреспонденция компании разделена на две папки: с полученной корреспонденцией (входящие документы) и отправленной корреспонденцией (исходящие документы). Если количество предприятий-контрагентов достаточно стабильно, можно применить атрибут объекта формирования документа. То есть файл будет содержать несколько типов документов (договоров, факсов, писем), относящихся к организации.
Переписка систематизируется в хронологическом порядке: отчетный документ размещается после документа-запроса.
Если в процессе хозяйственной деятельности компании возникают или поступают отдельные документы, не умещающиеся ни в один из файлов, создайте для этих документов специальную папку с заголовком «Документы по различным темам за определенный период» и создайте папку внутренняя опись дела.
Планы и отчеты хранятся в файлах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Например: отчет за 2022 год был подготовлен в начале 2023 года, но помещен в файл за 2022 год. С другой стороны, план на 2024 год составлен в 2023 году, но помещен в файл за 2024 год. Планы, подготовленные на несколько лет, архивируются в файл первого года.
Дела могут формироваться централизованно (в офисе) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При создании сводного списка дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за созданием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.
Документы в личном деле размещаются в следующем порядке:
Внутренний список документов, имеющихся в личных делах.
-Заявление о приеме на работу, направление или представление.
- Анкета, личная карточка.
- Автобиографии, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, переводе, увольнении (копии записей о приеме на работу, переводе, увольнении).
- Дополнение к личной карточке личных дел.
- Дополнение к личному кабинету по начислению бонусов.
Справки о проживании, состоянии здоровья и другие документы второстепенной важности группируются отдельно от личных дел.
В группах личных файлов документы располагаются в хронологическом порядке. Помимо личной карточки кадрового учета прилагаются копии положений о наложении санкций, поощрений и смене фамилии.
Дела создаются с начала года. По каждому случаю, указанному в номенклатуре, к началу года должна быть создана папка. В файле должно быть не более 250 листов толщиной 30-40 мм. При наличии большого количества документов их используют для формирования самостоятельных дел по хронологии или узкому вопросу.
Папки рассчитаны в среднем на 200 листов, а папки с файлами позволяют подшить в 2-3 раза больше. Файлы папок могут храниться в течение нескольких лет. Поэтому для быстрого поиска документов внутри файла необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление папки также может включать размещение деталей папки на корешке папки (или на вкладыше, помещенном в «карман» на корешке обложки).
Файлы должны быть помещены в закрытые шкафы, сейфы или картотеки и защищены от пыли и света. Для быстрого поиска желательно располагать папки вертикально. Порядок расположения коробок на полках должен соответствовать порядку расположения коробок в номенклатуре. При поиске сначала ищите номер дела по номенклатуре, затем по номеру дела (на оборотной стороне дела) - нужные документы.
1.2. Оформление дел
Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или других структурных подразделений, в обязанности которых входит создание и формирование дел, при методическом содействии и под контролем архива организации.
В зависимости от срока хранения осуществляется полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и кадровые дела.
В полном оформлении дел предусмотрены:
Подшивка или перевод дела;
Нумерация листов дел;
Составление листа-заверителя;
Составление в соответствии с необходимыми случаями внутреннего описания документов.
Вносить необходимые уточнения в бланке дела уточнить наименование организации, регистрационный индекс дела, крайние даты дела, а также заголовок дела.
Показать больше
Фрагмент для ознакомления
3
1. Алексеева Е. В. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования: учеб. пособие для сред. проф. Образования / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова – Москва: ПрофОбрИздат, 2002. - 272 с.
2. Андреева В. И. Делопроизводство / В. И. Андреева. – Москва: Бизнес-школа, 2001. – 192 с.
3. Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: учеб. пособие / И. Ю. Андропова, Н. В. Макарова. - изд. 2-е., стер. – Москва: Издательский центр "Академия", 2009. - 64 с.
4. Булюлина Е. В. Архивоведение / Е. В. Булюлина. – Волгоград: «Издательство ВолГУ», 2001. – 96 с.
5. Вигер А. М Секретарское дело / А. М. Вигер, О. П. Дорофьва, Е. К. Губская. – Москва: Феникс, 2001 – 320 с.
6. Гагиева А. К. Подготовка документов к передаче в архив и комплектование архива / А. К. Гагиева // Вестник КРАГСиУ Серия «Теория и практика управления». - 2009. - № 7 (12). - С.226-231.
7. Гатиатулин А. С. Некоторые аспекты деятельности ведомственного архива / А. С. Гатиатулин // Деньги и кредит. - 2011. - № 9. - С.38-41.
8. Горфейн Г. М. Архивоведение / Г. М. Горфейн, Л. Е. Шепелев. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – 86 с.
9. Дёмин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. – изд. 3-е., доп. и перераб / Ю. М. Дёмин. – Санкт-Петербург: Питер, 2010. 256 с.
10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 304 с.
11. Крайская З. В. Архивоведение / З. В. Крайская, Э. В. Челлини. – Москва: НОРМА, 1996. – 224 с.
12. Кузнецова Т. В. Делопроизводство / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
13. Кузнецова Т. В. Делопроизводство и техническая документация / Т. В. Кузнецова, Е. А. Степанов, Н. Г. Филлипов. – Москва: Высшая школа, 2001. – 159 с.
14. Непогода А. В. Делопроизводство организации / А. В. Непогода, П. А. Семченко. – Москва: Омега-Л, 2009. – 480 с.
15. Определение сроков хранения документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2015. - № 6. – С. 80-85.
16. Охотников А. В. Документоведение и делопроизводство / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – Москва: ИКЦ «МарТ», 2003. – 304 с.
17. Петелин В. Г. Делопроизводство на предприятии / В. Г. Петелин. – Москва: Ось-89, 2005. – 128 с.
18. Пшенко А. В. Документационное обеспечение управления: Практикум: учеб. пособие для студ. учреждений сред. проф. образования / А. В. Пшенко, Л. А. Доронина. – изд. 3-е., стер. – Москва: Издательский центр "Академия", 2012. – 160 с.
19. Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – изд. 10-е., стер. – Москва: Издательский центр "Академия", 2012 – 224 с.
20. Салазкина Л. П. Документирование управленческой деятельности учреждений социально-культурной сферы. Текст документов: учебное пособие / Л. П. Салазкина – изд. 3-е. – Кемерово: Кузбассвузиздат, 2008. – 261 с.
21. Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж. Ф. Сергазин. – Москва: Высшая школа, 1986. – 239 с.
22. Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря / Е. П. Смирнова. – Москва: Омега-Л, 2005 – 152 с.
23. Соколов В. С. Документационное обеспечение управления / В. С. Соколов. – Москва: Форум, 2009. – 176 с.
24. Стенюков М. В. Делопроизводство / М. В. Стенюков. – Москва: Приор-издат, 2004. – 128 с.
25. Стяжкина Т. А. Делопроизводство предприятия / Т. А. Стяжкина. – Москва: Экзамен, 2005. – 288 с.
26. Уфинов С. С. Делопроизводство / С. С. Уфинов. – Москва: Высшая школа, 2000. – 260 с.
27. Янковая В.Ф. Новый нормативный документ: правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов в архивах организаций / В. Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2015. - № 11. – С. 10-15.
28. Янковая В.Ф. Юридическая техника при подготовке локальных нормативных правовых актов организации: виды документов, их назначение, этапы подготовки // Современные технологии делопроизводства и документооборота. - 2012. - № 6. - С.6-16.
