Организация кадрового документооборота и пути его совершенствования (на примере конкретной организации)

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. В любой организации, независимо от сферы ее деятельности и правовой формы, необходим документооборот, регулирующий трудовую деятельность персонала. Представленные документы отражают и фиксируют все этапы кадрового процесса в организации, поэтому своевременность и правильность управленческих решений будет зависеть от того, насколько квалифицированно они приняты. Управление кадрами – трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. Основанный на нормативных правовых актах порядок работы с документами позволяет избежать многих конфликтов в трудовой деятельности. Управление кадрами включает прием, обработку, отправку документов, учет и контроль за их перемещением и исполнением, хранение и обновление документов.
Управление делопроизводством предполагает знание основных документационных функций управления персоналом, основы законодательства в области документационного обеспечения управления персоналом. Основной целью работы является структуризация видов документационного обеспечения.
Эффективность управления кадрами в современных условиях в значительной степени зависит от уровня корпоративной культуры в коллективе . Организация работы с кадрами определена нормами Трудового кодекса, в соответствие с которыми строится система кадрового делопроизводства любого предприятия или учреждения. Качество и культура работы трудового коллектива во многом определяются слаженностью и четкостью организации и устройства кадрового делопроизводства . Поэтому совершенствование методов работы с документами, налаженность документооборота, а также грамотное оформление деловой документации являются залогом своевременного получения руководителями и служащими достоверной рабочей информации, способствуют оперативности осуществления функций коллектива. В конечном итоге, таким путем достигается принятие верных управленческих решений и повышение эффективности действий коллектива в целом . Особое внимание к качеству составляемых документов требует система кадрового делопроизводства, что объясняется непосредственной зависимостью успешной деятельности любого трудового коллектива от степени организации и регулирования кадровой работы . В деле повышения эффективности работы с кадрами особую актуальность получают анализ и оценка состояния кадрового делопроизводства в учреждении. Совокупность процессов составления и оформления кадровой документации государственного учреждения строится и регламентируется соответствующими законодательными актами и нормативными документами. Широкий круг документов по личному составу и деловых бумаг самой кадровой службы представляет, в целом, комплекс кадровой документации .
В ее состав включаются персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические сведения, руководящие и распорядительные документы. Кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую разнообразные аспекты документирования и организации работы с документами, касающиеся работы с личным составом учреждения или предприятия. Перечень делопроизводства состоит из документов, регулирующих вопросы принятия, перевода, освобождения, учета работников и другие составляющие процедуры повседневной работы с персоналом.
Цель исследования – изучить и проанализировать организацию кадрового документооборота, предложить мероприятия и пути по его совершенствованию.
Задачи исследования:
1) изучить теоретико-методологические основы организации кадрового документооборота;
2) совершить анализ и оценку организации кадрового документооборота на примере «Государственный комитет по ценовой политике Республики Саха (Якутия)»;
3) предложить совершенствование кадрового документооборота в организации.
Объект исследования – Государственный комитет по ценовой политике Республики Саха (Якутия).
Предмет исследования – организация кадрового документооборота, предложить мероприятия и пути по его совершенствования.
Работа по структуре состоит из введения, трех глав основного текста, заключения и списка использованной литературы.


 
1 Теоретико-методологические основы организации кадрового документооборота

1.1 Роль кадрового документооборота в организации

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы. Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.
Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии. Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения:
- кадровый;
- производственный;
- административно-хозяйственный;
- управленческий;
- бухгалтерский.
Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.
Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны:
- эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет;
- оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями;
- управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями;
- управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.
Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.
Основные принципы организации документооборота. Правила организации документооборота должны соответствовать задачам, которые решает система. Это бесперебойное движение документов по кратчайшим маршрутам с минимальными затратами труда и времени.
Принципы документооборота, чтобы обеспечить бесперебойную работу системы и исключить утрату бумаг:
- Четкая маршрутизация. Установленные для разных типов документов схемы движения, обеспечивающие оперативное и беспрепятственное прохождение документов в нужном направлении.
- Непрерывность. Ее достигают за счет контроля времени, установленного для обработки документа исполнителями и равномерного распределения нагрузки между ними.
- Регламентация всех процедур исполнения документа. Все процедуры от создания или приема, регистрации и последующей обработки документов регламентируют. Это позволит обеспечить необходимую ритмичность и непрерывность.
- Исключение дублирования. Это разработка оптимальных маршрутов, исключающая выполнение дублирующих операций при обработке и исполнении документов.
Структура документооборота на предприятии — это три категории документов:
- входящие, поступающие извне по каналам связи, включая телефон и электронную почту;
- исходящие, разрабатываемые организацией и отправляемые сторонним адресатам;
- внутренние, создаваемые на предприятии документы внутреннего пользования: организационно-распорядительные, инструктивные, нормативные и пр.
Схема документооборота внутри предприятия имеет вертикальную и горизонтальную направленность. Вертикальные документопотоки обеспечивают: прохождение управленческих сигналов сверху вниз, обратную связь, перемещение документов между структурными подразделениями разного уровня. Горизонтальные документопотоки перемещаются между подразделениями, имеющими одинаковый организационный уровень .
Ведение кадрового делопроизводства в организациях с обособленными структурными подразделениями нормативными актами не урегулировано. Этот вопрос находится в компетенции руководителя организации и должен решаться на локальном уровне. Можно выделить три формы организации кадрового делопроизводства в организациях, имеющих в своей структуре обособленные подразделения.
Форма 1. Централизованное делопроизводство. В этом случае вся обработка кадровых документов сосредотачивается (централизуется) в едином центре – кадровой службе головной организации.
Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
Форма 3. «Смешанное» делопроизводство. Такая форма предполагает как централизованное оформление кадровых документов в части кадровых процедур, например оформление приема на работу, прекращения трудового договора, так и децентрализованное, например наложение дисциплинарных взысканий на работников, хранение личных дел. Деление обычно происходит по различным кадровым функциям – часть принадлежит головной организации, часть передают в обособленное подразделение .
Работники кадровых служб в процессе своей деятельности разрабатывают, готовят, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о материальной ответственности и др.) и соглашения с сотрудниками, приказы, уведомления, предложения, акты, сертификаты, журналы. Они также работают с другими документами. С точки зрения обязательности в кадровой деятельности различают три группы документов (рис. 1, табл. 1,2):
- обязательные документы, в отношении которых законом установлено требование об их обязательном присутствии у работодателя, их обязательном принятии, заключении, регистрации, подписании;
- документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах;
- факультативные документы.
К обязательным документам относят правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры, трудовые книжки, табель учёта рабочего времени, личные карточки, штатное расписание, график отпусков (см. табл. 1).

 
Таблица 1 - Обязательные документы в кадровой деятельности
Наименование Содержание
Внутренний трудовой регламент обязательный нормативный документ, который разрабатывается и утверждается работодателем. Согласно статье 189 Трудового кодекса правила внутреннего распорядка должны содержать: порядок приема и увольнения работников; основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя; режим работы; время отдыха; меры поощрения и дисциплинарного взыскания; иные вопросы трудовых
отношений с этим конкретным работодателем.
Трудовой договор это соглашение между работодателем и работником, заключенного в письменной форме. Трудовой договор предусматривает взаимные права и обязанности работодателя и работника, соответственно. В соответствии с трудовым договором работник обязуется надлежащим образом выполнять работу, отвечающую его квалификации, а работодатель обязуется предоставлять работу работнику, обеспечивать нормальные условия труда, своевременно и в полном объеме выплачивать заработную плату.
Трудовая книжка это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже. В этом документе работодателями фиксируются наименования организаций, в которых работал гражданин, основания его увольнений, поощрения и прочие важные события. Форма трудовой книжки, а также порядок включения в нее сведений регулируются законодательством РФ.
Табель учёта рабочего
времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.
Личная карточка работника это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве. Выдается работником кадровой службы на всех лиц, принятых на работу по трудовому договору, и ведется в течение всего периода их работы у конкретного работодателя. Персональная карта собирает всю информацию о работнике, которая необходима работодателю.
Штатное расписание нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого составляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятий с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц.
График отпусков является локальным нормативным актом, определяющим порядок предоставления отпусков. График отпусков утверждается руководителем предприятия. График отпусков предоставляет информацию о времени оплачиваемого отпуска работникам всех подразделений организации на предстоящий календарный год в разбивке по месяцам. График отпусков является обязательным как для работодателя, так и для работника.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах относят коллективный договор, положение об оплате труда и премировании, положение об аттестации, положение о коммерческой тайне, график сменности (при наличии сменной работы), договоры о полной материальной ответственности, личные дела работников, другие локальные нормативные акты (см. табл. 2).

Таблица 2 - Документы, становящиеся обязательными при определённых обстоятельствах
Наименование Содержание
Коллективный договор правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключенный работниками и работодателем в лице их представителей.
Положение об оплате труда локальное положение, утверждаемое руководителем организации. Основной целью положения о заработной плате является описание механизмов, используемых при организации расчета и выплаты заработной платы.
Положение о порядке аттестации работников документ, разработанный работодателем для оценки уровня квалификации своих работников.
Положение о
коммерческой тайне нормативный акт, устанавливающий состав обязанностей сотрудников по ее неразглашению, а также определяющий механизмы ответственности работников за невыполнение этих обязанностей.
График сменности (при наличии сменной работы) это документ, регулирующий вопросы начала и окончания работы, вид смены (дневная, ночная и т.д.), продолжительности перерывов для отдыха и питания. Сменный график представляет собой работу в
2, 3 или 4 смены.
Договоры о полной материальной ответственности письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, заключаются с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности и иное имущество.
К факультативным (необязательным)документам относят положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.


Рис. 1 - Структура документов делопроизводства

С точки зрения движения документов различают входящие, исходящие, внутренние документы. Входящий документ (поступающий документ) - документ, полученный учреждением. Исходящий документ (отправленный документ) - официальный д