Порядок предъявления претензий и срок их рассмотрения

Например, в раздел договора «7. Разрешение споров» поставщик и покупатель могут включить следующие условия:
«7.1. Все споры, которые возникнут между сторонами при заключении настоящего договора, разрешаются между собой путем переговоров.
7.2. Для разрешения споров, которые возникнут при исполнении настоящего договора, стороны устанавливают обязательный претензионный порядок. В этих целях стороны договорились по спорным вопросам предъявлять друг другу претензии.
7.3. Претензия должна содержать извещение о нарушении условий договора, доказательства такого нарушения, а также требования, которые, по мнению предъявляющей претензию стороны, подлежат удовлетворению.
7.4. Сторона, получившая претензию, в течение 30 дней со дня ее получения обязана мотивированным письмом сообщить другой стороне результаты ее рассмотрения.
7.5. Претензии предъявляются в письменной форме и подписываются уполномоченными лицами Покупателя либо Поставщика.
7.6. Претензия отправляется заказным либо ценным письмом.
7.7. При невозможности разрешения возникших разногласий между сторонами в претензионном порядке они подлежат рассмотрению в Арбитражном суде Московской области».
С 1 июня 2016 г. в арбитражном процессе действует обязательный досудебный порядок урегулирования споров, возникающих из гражданских правоотношений (ч. 5 ст. 4 АПК РФ).
Экономические споры, возникающие из административных и иных публичных правоотношений, могут быть переданы на разрешение арбитражного суда после соблюдения досудебного порядка урегулирования спора, если он установлен федеральным законом.
Иск предъявляется по истечении 30 календарных дней со дня направления претензии (требования), если иные срок и/или порядок не установлены законом либо договором. Вероятно, истец вправе обратиться в суд и до истечения тридцатидневного срока, если получит ответ на претензию, которым отказано в удовлетворении требований.
В случае несоблюдения претензионного (иного досудебного) порядка исковое заявление подлежит возвращению судом (п. 4 ч. 1 ст. 129 АПК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 135 ГПК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 129 КАС РФ), а в случае принятия его к производству - оставлению без рассмотрения (п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 222 ГПК РФ, п. 1 ч. 1 ст. 196 КАС РФ). Поэтому к исковому заявлению истец обязан приложить документы, подтверждающие направление претензии ответчику (п. 7 ч. 1 ст. 126 АПК РФ, абз. 7 ст. 132 ГПК РФ, п. 6 ч. 1 ст. 126 КАС РФ).
Более того, на основании п. 1 ст. 111 АПК РФ, если судебный спор возник вследствие нарушения претензионного порядка (иного досудебного порядка) урегулирования спора, в том числе нарушения срока представления ответа на претензию, оставления претензии без ответа, арбитражный суд относит на нарушителя судебные расходы независимо от результатов рассмотрения дела.
Степень участия юридической службы в претензионной работе зависит от того, как организована процедура предъявления и рассмотрения претензий в конкретной фирме. Вариант организации работы по предъявлению и рассмотрению претензий обуславливается как структурой хозяйственных связей, объемом претензионного материала, численностью и профессиональной подготовкой персонала, так и традициями, сложившимися в коллективе.
В некоторых организациях обязанности по ведению претензионной работы возлагаются на юрисконсульта. Но и в такой ситуации целесообразно не брать всю работу на себя, а вовлекать в претензионное производство соответствующие службы. К примеру, сделать расчет взыскиваемых сумм, калькуляцию убытков следует поручить экономической или бухгалтерской службе организации.
Подобрать относящиеся к спору документы должна и служба, ответственная за сопровождение договора или исполнение обязательств перед контрагентом.
Принимая подлинники документов для предъявления претензий, юрист обязан проверить их относимость к обстоятельствам конфликта, правильность оформления, наличие всех реквизитов и т.п.
Если претензионная работа ведется другими структурными подразделениями или работниками, то к функциям юриста относятся осуществление методического руководства претензионным производством; проверка оснований и предмета претензий на соответствие законодательству, договорным условиям; контроль над сроками рассмотрения предъявленных требований.
Возможен вариант, при котором претензионный отдел (бюро, группа) предъявляет претензии по стандартным формам, разработанным юрисконсультом.
Как показывает практика, при любом виде организации претензионной работы это направление деятельности компании нуждается в определенной регламентации.
В локальном нормативном акте (приказе, положении, инструкции, регламенте) рекомендуется, в частности:
- предусмотреть общие принципы организации претензионной, а также тесно связанной с ней исковой работы;
- определить структурные подразделения, ответственные за ведение претензионной и исковой работы, их функции;
- установить момент возникновения права требования, сроки предъявления и рассмотрения претензий;
- определить порядок приема, отправки претензий и ответов на претензии, а также документации, относящейся к ним;
- указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без ответа;
- установить правила учета, хранения и регистрации претензионно-исковой документации;
- поручить руководителям структурных подразделений регламентировать должностными инструкциями обязанности работников, связанные с претензионной и исковой работой.
Анализ причин и недостатков, способствовавших возникновению споров и разногласий, остается за юристом как составная часть правового обеспечения досудебного урегулирования споров.
В литературе приводится следующий пример из практики. Предприятие, изготавливающее пластмассовые изделия, на протяжении двух лет получало от разных покупателей претензии о недостаче в оптовой партии. Товар отгружался в железнодорожных контейнерах и опломбировывался пломбой отправителя. Юрисконсульт предприятия, изучая акты приема товара по количеству и товаросопроводительную документацию, обратил внимание на то, что все недостачи выявляются при отгрузке их заведующим складом К. Результаты анализа юрист довел до сведения руководителя предприятия и предложил организовать комиссионные проверки отгрузки товара до опломбирования контейнера. Результаты проведенных контрольных отгрузок подтвердили, что недостачи при поставке образуются по вине К., невнимательно готовившего оптовые партии товара либо умышленно создающего маленькую недостачу. Трудовой договор с К. был расторгнут по инициативе работодателя по основаниям утраты доверия к нему со стороны работодателя. Претензии от покупателей о недостачах перестали поступать.
Действующее законодательство не содержит требований к форме и содержанию претензии. Однако в претензии как минимум должны быть четко и конкретно сформулированы суть, правовое основание, размер претензионных требований, обстоятельства, на которых основываются требования, и доказательства, подтверждающие их.