Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления

Таким образом, ответственные лица на предприятии решают следующие задачи делопроизводства:
 создание и последующее оформление официальных документов в соответствии с определенными стандартами ,
 создание всех необходимых условий для обеспечения движения и циркуляции документов на предприятии (в том числе, организация регистрации документов, обеспечение контроля за движением документов и сроками их исполнения),
 создание необходимых условий для обеспечения эффективного поиска нужных документов (классификация документов по определенным номенклатурам дел предприятия),
 создание надежных условий для хранения документов.



Рис. 1.1.3. Основные задачи, выполняемые документированной информацией
Существует три основных формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная формы.
Централизованная форма организации делопроизводства подразумевает, что все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках единого для всего учреждения центра – канцелярия.
Децентрализованная форма подразумевает рассредоточение делопроизводственных операций между различными структурными подразделениями предприятия, каждый из которых выполняет определенный набор делопроизводственных функций.
При смешанной форме все операции по делопроизводству выполняются как централизованно (например, организация приема, регистрации, контроля, размножения документов), так и децентрализовано (что касается организации справочно-информационного обслуживания подразделений компании, хранения документов и формирования дел).
Форму организации делопроизводства предприятие выбирает с учетом своего размера, объема существующего документооборота, определенного состава его структурных подразделений. Так, для небольших предприятий, где документирование осуществляется непосредственно в подразделениях компании, которые могут находиться в различных районах, обычно характерен выбор централизованной формы организации документооборота. В больших организациях, наоборот, используется смешанная форма организации делопроизводства.
Однако именно централизация делопроизводственных процессов в компании обеспечивает:
 снижение стоимости делопроизводственных операций;
 улучшение организации труда делопроизводственного персонала, внедрение его нормирования;
 специализацию и взаимозаменяемость работников делопроизводства;
 использование прогрессивных и производительных технических средств;
 единство организационного руководства компании.
Так, крупные компании должны стремиться к целесообразной централизации различных функций делопроизводства, которые затрагивают моменты приема и отправки документов, регистрации и контроля их исполнения, стенографирования и печатания документов, их размножения, методического руководства делопроизводством.
Таким образом, делопроизводство представляет собой особый вид деятельности аппарата управления предприятием, который охватывает все вопросы и задачи, связанные с документированием и организацией работы с официальными документами компании. Основная роль делопроизводства на современных предприятиях заключается в создании и правильном оформлении необходимых документов, организации их движения и учета, а также надежного хранения, что позволяет предприятию успешно справляться со своими задачами и эффективно организовывать работу своих подразделений.


1.2. Организационная структура и основные функции службы делопроизводства в системе управления

Одним из приоритетных направлений действий руководства компании является создание на предприятии специального подразделения, которое бы могло осуществлять работу со всей документацией. Таким подразделением является служба документационного обеспечения управления предприятием, которая непосредственно подчиняется генеральному директору и действует в интересах целей и миссии всего предприятия.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) выполняет функции по документационному обеспечению управленческой деятельности предприятия, а работники данной службы являются ответственными за организацию документооборота на предприятии. Служба ДОУ может быть представлена на предприятии в качестве отдельного структурного подразделения, в состав которого входит канцелярия, секретариат, архивный отдел, которые выполняются свои специфические функции и при этом находятся в тесном и активном взаимодействии. Также данная служба может быть представлена на небольших предприятиях в лице одного секретаря, на которого ложится вся работа с документами на предприятии.
Деятельность работников службы должна быть официально закреплена специальным Положением о работе службы ДОУ предприятия, и ее содержание должно отражаться в должностных инструкциях.
Таким образом, с целью регламентации делопроизводственного процесса, определения способов создания и обработки документов на предприятии отделы делопроизводства разрабатывают специальные инструкции по делопроизводству, учрежденные приказом руководителя компании.
Основой организации труда делопроизводственного персонала является четкое разделение функций между подразделениями компаниями, исполнителями различных задач. Такое функциональное разделение отражается в нормативных документах – положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.
Положение об отделе делопроизводства разрабатывает руководитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно, с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.
Как было отмечено ранее, основными задачами делопроизводства на современных предприятиях являются правильное отражение деятельности предприятия, его структурных подразделениях в официальных документах; быстрый поиск необходимой для целей управления информации в архивах и делах; обеспечение учета и контроля за исполнением и реализацией документов на предприятии; защита важной информации, обеспечение ее сохранности.
Основная роль в решении вышеперечисленных задач отводится специальным подразделениям делопроизводства, осуществляющим централизованное обслуживание всех служб и подразделений компании, с целью исключения необ¬ходимости выполнения этими подразделениями различных ежедневных операций по обработ¬ке важных документов и организации их хранения.
Таким образом, служба документационного обеспечения управления предприятием (СДОУ) представляет собой структурное подразделение фирмы, которое выполняет все делопроизводственные операции, существующие на предприятии (регистрация, контроль исполнения, хранение, использование документов и т. п.) .
Основной целью службы делопроизводства является эффективная организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспече¬нию работы и функционирования всего предприятия. Выполнение этой цели предусматривает решение следую¬щих основных задач :
 непрерывное совершенствование форм и методов организации работы с документами компаний;
 обеспечение единого порядка документирования, органи¬зации работы с документами, работы информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архивы;
 сокращение объемов документооборота на предприятиях;