Комплектование государственных архивов РФ. источники комплектования

префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 году Росархив направил на места новые примерные от-раслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов, а в 1995 г. - «Примерные списки учреждений, организаций и предприятий-источников комплектования районных и городских архивов» с рекоменда-циями по его применению.
В 1999 г. Росархив вновь вернулся к рассмотрению новой, уточ-ненной редакции методических рекомендаций по определению источников комплектования и на заседании Центральной экспертно-проверочной ко-миссии Росархива (ЦЭПК) были одобрены Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов.
В этих рекомендациях более подробно были даны направления дея-тельности по определению состава источников комплектования.
Особо было отмечено, что архивы при установлении организаций источников комплектования должны пользоваться информацией террито-риальных органов по управлению государственным имуществом, органов финансирования, статистики, налогообложения и т. д., а также органов, осуществляющих функцию регистрации организаций (как при их созда-нии, так и их ликвидации).
При изучении функций негосударственных организаций акцент де-лается на особенностях управления данной организации, характере взаи-мосвязей с другими государственными и негосударственными структура-ми, профиле деятельности (производство, посредничество, услуги и т. п.), степени влияния организации на экономику региона.
Особо отмечалось в рекомендациях (и это очень важно), что в со-став источников комплектования включаются, как правило, только юриди-чески самостоятельные организации. В остальных случаях (советы дирек-торов, собрания представителей и т.п.) документы этих структур следует принимать в составе фондов тех организаций, при которых они действуют (администрации, акционерные общества и т. д.).
В 2011 г. (на рассмотрение ЦЭПК вынесен в 2012 г.) ВНИИДАД подготовил новую редакцию Методических рекомендаций «Определение организаций-источников комплектования государственных и муниципаль-ных архивов».
Методические рекомендации раскрывают принципы и критерии определения организаций-источников комплектования; этапы работы по их определению.
В Методических рекомендациях приведена форма списка организа-ций-источников комплектования и примерная классификационная схема построение списка.
Более детализировано даны критерии определения источников ком-плектования. Основными критериями названы:
- функционально-целевое назначение организации;
- полнота отражения информации о деятельности организации в фондах других организаций.
В качестве дополнительных рекомендуется использовать следую-щие критерии:
- особая роль организации (историческая преемственность прие-ма документов в архив; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; масштаб деятельности; экс-тремальные условия работы; заслуги - награды, премии, общественное признание, стабильность существования и др.);
- место организации среди других в зоне комплектования госу-дарственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие ор-ганизации и наиболее типичные для данной территории организации.
Негосударственные организации оцениваются также с точки зрения преемственности профиля деятельности государственной организации - предшественника (при его наличии); многопрофильности деятельности; со-става учредителей; объединения организаций (корпорации, ассоциации и др.); организационно-правовой формы; постановки организации работы с документами; порядка снятия грифа «коммерческая тайна».
Исходя из статуса, масштаба и направлений деятельности организа-ции, что определяется ее правоустанавливающими документами, устанав-ливается и форма собственности документов с целью распределения их по сети государственных или муниципальных архивов.
Государственные органы и организации федерального уровня яв-ляются источниками комплектования федеральных государственных архи-вов; государственные органы и организации субъекта Российской Федера-ции - государственных архивов субъектов Российской Федерации; органы местного самоуправления и муниципальные организации - муниципальных архивов. Данное ранжирование относится как к государственным (муни-ципальным) организациям, так и негосударственным, ведь последние все равно являются потенциальными источниками комплектования.
Государственные органы и органы местного самоуправления вклю-чаются в списки источников комплектования государственных и муници-пальных архивов в обязательном порядке, государственные и муници-пальные организации, исходя из их «ранга» (в соответствии с рассмотрен-ными списками), негосударственные организации - на основании договора.
В государственных и муниципальных архивах организации, хра-нящие у них документы по депозитарному договору, можно условно назвать «временные источники комплектования».
Особые сложности возникают при комплектовании государствен-ных и муниципальных архивов документами ликвидированных и обанкро-тившихся организаций. Огромную работу выполняют архивные учрежде-ния по приему документов ликвидированных и упраздненных в ходе не-однократных административных преобразований министерств и ведомств СССР - РСФСР. В течение 15 лет только в федеральные архивы было при-нято около 2,0 млн. дел постоянного хранения. По всей же России за эти годы принято порядка 6,5 млн. дел постоянного хранения.
Помимо приема документов Архивного фонда Российской Федера-ции, то есть подлежащих вечному сохранению, государственные и муни-ципальные архивы были вынуждены заниматься спасением документов по личному составу ликвидированных органов и организаций, в том числе и в результате банкротства. Такие документы необходимы для обеспечения конституционных прав граждан России. В период с 1992 г. по 2005 г. в государственные и муниципальные архивы было принято на хранение бо-лее 15 млн. дел по личному составу. На сегодняшний день только в орга-низациях-источниках комплектования государственных архивов находится свыше 100 млн. дел по личному составу.
Сегодня уже прогнозируют дальнейший рост приема документов по личному составу. Это связано с тем, что в соответствии со статьей 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) впервые в архивном законодательстве предусмотрен прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от лик-видированных негосударственных организаций, в т. ч. не состоящих на учете архивов. Ранее «Положение об Архивном фонде Российской Феде-рации» (1994 г.) допускало прием документов по личному составу только от ликвидированных государственных структур.
После принятия решения о ликвидации, например, кредитной орга-низации, или признании организации-должника банкротом председатели ликвидационных комиссий (конкурсные управляющие) принимают в свое ведение документы организации, проводят их инвентаризацию, а также за-ключают договор с соответствующим архивным учреждением на проведе-ние экспертизы ценности документов, в том числе по личному составу, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архивы.
По итогам экспертизы составляются описи на дела постоянного хранения и по личному составу. Описи должны быть утверждены архив-ным учреждением, после чего они представляются на утверждение предсе-дателю ликвидационной комиссии (конкурсному управляющему или лик-видатору). Документы по личному составу в упорядоченном состоянии должны поступить на хранение или в специализированный архив докумен-тов по личному составу, или, в случае отсутствия такового в данном реги-оне, в государственный или муниципальный архив.
Кстати, обработка документов с целью подготовки их к хранению проводится за счет средств ликвидированной или обанкротившейся орга-низации (что оговорено в пункте 1 ст. 106 Федерального закона «О несо-стоятельности (банкротстве)», поэтому такие расходы должны быть преду-смотрены в смете на осуществление ликвидационных процедур. Само же хранение документов в государственных или муниципальных архивах производится без оплаты (эта процедура подробно была прописана в при-казах Росархива, имевших действие в начале 2000-х гг.).